متابعة تواريخ الصلاحية دون خسارة بضاعة

ما الذي يحتويه الملف

ورقة واحدة باسم «تواريخ انتهاء الصلاحية» فيها 500 صف: الاسم، الكمية، الوحدة، تاريخ انتهاء الصلاحية، الموقع، ملاحظات، ومعها عمود «الحالة» الذي يملأ نفسه بكلمات Invenva وبقاعدته نفسها. يكتب «منتهي الصلاحية» بعد مرور التاريخ، و«تنتهي صلاحيته اليوم» في اليوم نفسه، و«قارب على انتهاء الصلاحية» في الأيام الستة التي تسبقه. يصبح السطر أحمر بعد مرور التاريخ وبرتقاليًا في أيامه السبعة الأخيرة، وإذا رتبت حسب «تاريخ انتهاء الصلاحية» صار في الأعلى ما يجب أن يخرج أولًا.

الأعمدة تحمل أسماء Invenva نفسها، لذا تتعرف عليها شاشة الاستيراد دون مطابقة. يأخذ الاستيراد أول صف لكل منتج، فرتّب حسب «تاريخ انتهاء الصلاحية» قبل الاستيراد ليصل كل منتج جديد بأقرب تاريخ له. واستيراد الملف كاملًا متاح مع الخطط المدفوعة.

البضاعة منتهية الصلاحية مال أنفقته بالفعل

المنتج الذي تنتهي صلاحيته لا يكلفك بيعة واحدة، بل يكلفك البيعة والشراء معا. دفعت للمورد، وحملت البضاعة، وأعطيتها مكانا على الرف، وفي النهاية ترميها وتدفع أجرة التخلص منها أيضا. في محل هامش ربحه ضيق، حفنة من هذه القطع أسبوعيا هي الفرق بين شهر جيد وشهر بلا ربح.

وهي أيضا الخسارة التي تختبئ أحسن من غيرها. السرقة يلاحظها الناس، والزجاجة المكسورة يلاحظونها، أما علبة اللبن التي انتهت صلاحيتها بصمت في آخر الثلاجة فلا تظهر إلا أثناء التنظيف، بعد أسابيع من اليوم الذي كان يمكن فيه تخفيض سعرها واسترجاع نصف المال.

أين يضيع التاريخ فعليا

نادرا ما يضيع عند الرف، فقراءة تاريخ على العبوة يجيدها الجميع. يضيع عند استلام البضاعة حيث لا يدونه أحد، ويضيع في رأس الشخص الذي يعرف أن هذا الصندوق يخرج قبل ذاك، وهو اليوم في إجازة.

والمكان الثاني هو مؤخرة الرف. الجديد يوضع في الأمام لأن اليد تصل إلى هناك، والقديم يمشي إلى الخلف حتى يغيب عن النظر وتنتهي صلاحيته. الجميع يعرف ذلك والجميع يفعله رغم ذلك، لأن ترتيب البضاعة كما ينبغي يكلف دقيقتين في أكثر ساعات اليوم انشغالا.

يخرج أولا ما تنتهي صلاحيته أولا

القاعدة التي تنفع ليست «ما يدخل أولا يخرج أولا»، بل «ما تنتهي صلاحيته أولا يخرج أولا». في الغالب هما الشيء نفسه، وأحيانا لا: قد تصل شحنة بتاريخ أقصر مما هو موجود على الرف أصلا، وعندها يباع صندوق اليوم أولا.

عمليا هذا يعني أن الترتيب يحدده التاريخ المطبوع على العبوة، لا اليوم الذي وصلت فيه البضاعة. فرق صغير إلى أن يكلفك صندوقا كاملا، ولهذا السبب بالذات فإن نظاما يحفظ تواريخ الاستلام وحدها سيجعلك ترمي البضاعة رغم ذلك.

ما الذي تتحقق منه في التطبيق

ثلاثة أسئلة تحدد ما إذا كانت متابعة التواريخ ستوفر عليك شيئا فعلا.

• هل ينبهك قبل أم بعد فوات الأوان؟ قائمة المنتجات المنتهية هي إيصال على مال ضاع بالفعل، أما التنبيه المفيد فيصل وما زال هناك وقت للتخفيض.
• هل يصل التذكير في ساعة تستطيع فيها التصرف؟ إشعار في الثالثة فجرا أو في ذروة وقت الغداء يمرره الناس دون قراءة.
• هل ترى كل ما اقترب تاريخه في مكان واحد، دون البحث صنفا صنفا؟

كيف يتم ذلك في Invenva

يمكن أن يُسجَّل للمنتج تاريخ انتهاء الصلاحية، يُختار من تقويم بدل كتابته باليد، ويمكن إدخاله لحظة استلام البضاعة لا بعد ذلك. في شاشة المخزون يكتب السطر نفسه «منتهي الصلاحية» بالأحمر أو «قارب على انتهاء الصلاحية» بالبرتقالي، ويجمع مرشّحا «منتهي الصلاحية» و«قارب على انتهاء الصلاحية» هذه المنتجات، فتصبح المخاطرة كلها على بعد لمسة واحدة بدل جولة في المحل.

يصل التنبيه قبل التاريخ بثلاثة أيام، في التاسعة صباحًا حيث يقع المحل، أو في صباح اليوم التالي إذا كان التاريخ أقرب من ذلك. محل في إسطنبول ومحل في لشبونة يستلم كل منهما التنبيه مع قهوته الأولى لا في منتصف الليل. كل منتج يُنبَّه عنه مرة واحدة لكل تاريخ فلا شيء يزعجك بالتكرار، وتغيير التاريخ يعيد جدولة التنبيه.

تحتفظ كل شحنة واردة بتاريخ انتهاء صلاحيتها، فإذا كان لديك صندوقان من اللبن نفسه بتاريخين مختلفين بقيا دفعتين منفصلتين، وتعرض صفحة المنتج كل دفعة مع الكمية المتبقية منها. يمكن للبيع أو لشطب المخزون أن يأخذ من الدفعة التي تختارها؛ وإن لم تختر، يأخذ البيع من التاريخ الأقرب قبل الأبعد ويترك المخزون المنتهي للأخير، بينما يبدأ الشطب بالمخزون المنتهي. هذا متاح الآن في تطبيق الويب، ويصل إلى تطبيقي iPhone وAndroid في تحديثهما القادم.

في العرض التجريبي منتجات بتواريخ، ولا يحتاج إلى حساب.