Catat hutang pelanggan dan stok barang di satu tempat

Buku pertama yang dibuka pagi hari bukan buku stok

Di warung, buku pertama yang dibuka pagi hari bukan buku stok. Buku hutang. Siapa yang berhutang, berapa, sejak kapan, dan apa yang masuk ke kas minggu ini. Stok datang belakangan, karena rak yang kosong terlihat dengan mata, sedangkan bahwa Pak Anto sudah tiga minggu belum bayar, hanya buku yang tahu.

Hampir semua aplikasi stok mengabaikan kenyataan itu. Yang dipikirkan gudang, stok opname dan laporan, sementara urusan uang yang benar-benar mengisi hari justru ditinggal di luar. Akhirnya pemiliknya bekerja di dua tempat: aplikasi untuk barang, buku untuk uang.

Tiga masalah buku di kertas

Pertama, soal menjumlah. Untuk tahu seseorang berhutang berapa, halamannya harus dicari dan barisnya dijumlah dengan tangan. Di hari ramai tidak ada yang melakukannya, jadi saldo aslinya baru ketahuan di akhir bulan.

Kedua, soal tanggal. Buku punya tanggal tapi tidak mengingatkan. Hutang yang jatuh tempo menumpuk bukan karena dilupakan, tapi karena tidak ada yang mengingatkan bahwa harinya sudah tiba.

Ketiga, soal bukti. Kertas sobek, pensil terhapus, buku kena air. Waktu ada selisih pendapat, yang Anda punya hanya tulisan tangan Anda sendiri. Semua ini bukan soal kejujuran: ini batas kertas.

Kenapa memisahkan hutang dari stok berujung kacau

Kasbon itu sendiri adalah barang keluar. Produk turun dari rak, ikut pelanggan, uangnya datang belakangan. Ini satu peristiwa, tapi begitu dicatat di dua tempat ia mulai berperilaku seperti dua kebenaran yang berbeda.

Kalau dipisah, yang terjadi begini: stok berkurang dengan benar tapi hutangnya lupa dicatat, atau hutangnya tercatat tapi tidak jelas barang mana yang keluar. Di akhir bulan kas dan stok tidak cocok dan tidak ada tempat untuk mencari selisihnya.

Kalau disatukan, keduanya jadi dua sisi dari satu pergerakan. Apa yang keluar, ke siapa, berapa hutang yang lahir dan kapan jatuh tempo, semuanya berada dalam satu catatan, dan waktu ada angka yang terasa aneh Anda menelusuri satu jejak ke belakang.

Satu pembeda yang perlu jelas: penjualan kasbon tetap penjualan. Barangnya sudah keluar, jadi stok berkurang dan penjualan terjadi. Yang belum selesai hanya uangnya. Sistem yang baik tidak mencampur dua hal itu.

Mengingatkan dan menagih

Yang membuat tagihan lancar bukan ketegasan, tapi waktunya. Hutang yang diingat pada hari jatuh tempo mudah ditagih. Tiga minggu kemudian, menagih jadi berat dan pelanggan cenderung mengelak.

Karena itu pada kasbon tanggal sama pentingnya dengan jumlah. Kalau Anda memberi tempo, sistem semestinya mengingatkan di hari itu, dan yang lewat tempo semestinya terlihat di layar pertama yang Anda buka. Kalau untuk tahu siapa yang harus ditelepon Anda perlu membuka laporan, laporan itu tidak akan pernah dibuka.

Bagaimana caranya di Invenva

Di Invenva kasbon bukan buku terpisah, melainkan bagian dari pergerakan barang. Saat mencatat barang keluar Anda menulis nama pelanggan dan pilihan Kredit muncul. Begitu ditandai, hutangnya tercatat bersama stok sekaligus. Anda tidak mengetik nilainya dua kali: nilainya diambil dari harga produk. Kalau produknya belum ada harga, Anda mengetik harganya di baris itu juga.

Di layar Saldo, pelanggan dan pemasok terpisah. Di atas ada satu total, piutang Anda atau hutang Anda. Di bawahnya setiap nama dengan saldo terbuka dan tanggalnya. Yang lewat tempo muncul merah dan juga jadi peringatan di bagian atas daftar stok, jadi orang yang tidak pernah membuka Saldo pun tetap melihatnya.

Kalau Anda mengisi tanggal, aplikasi iPhone dan Android mengingatkan pagi itu pukul sembilan. Di dalam satu akun, catatannya urut dari yang terbaru, hutang dan pembayaran dengan warna berbeda. Kalau Anda menyentuh hutang yang lahir dari barang keluar, pergerakan itu terbuka, jadi terlihat produk mana yang dibawa.

Pembayaran dicatat dengan satu ketukan dan saldo terbukanya sudah terisi. Begitu satu akun mencapai nol akun itu keluar dari daftar dan pindah ke bagian Lunas, lebih ke bawah di layar yang sama. Pembayaran sebagian juga bisa: saldonya berkurang dan akun tetap terbuka sampai mencapai nol.

Hutang lama dari buku kertas juga bisa diketik manual: nama, jumlah, kalau perlu tanggal dan catatan. Cara kerjanya sama di HP dan di browser, dan demonya, sebuah gudang contoh, bisa dibuka tanpa membuat akun.