Cara stock opname di toko kecil tanpa menghabiskan satu hari penuh

Mengapa angkanya bisa meleset

Setiap toko yang belum pernah menghitung percaya pada catatannya. Setiap toko yang sudah menghitung tahu kenyataannya. Stok meleset karena alasan yang membosankan: sebotol pecah dan tidak ada yang mencatat, satu dus dipakai untuk keperluan toko sendiri, kiriman datang kurang, penjualan tercatat di produk yang salah, dan kadang ada barang yang keluar begitu saja lewat pintu. Tidak satu pun muncul sendiri di catatan. Penghitungan adalah satu-satunya saat catatan dan rak bertemu.

Karena itu penghitungan tetap layak dilakukan meski tidak menemukan apa-apa. Hitungan yang cocok adalah bukti, dan lain kali ada angka yang terlihat aneh, Anda tahu sebulan lalu angka itu benar.

Sebelum mulai

Pilih waktu saat stok tidak bergerak: setelah tutup, sebelum kiriman pertama, atau pagi yang sepi. Kalau penjualan tidak bisa dihentikan, catat jam mulai dan hitung setiap area sekali jalan, supaya penjualan selama penghitungan tidak jatuh di antara dua orang.

Lalu siapkan daftarnya. Setiap produk dengan jumlah menurut catatan, dalam urutan rak yang benar-benar dilewati, bukan urutan abjad. Kalau yang menghitung dua orang, beri masing-masing satu rak penuh atau satu ruangan penuh. Kalau dua orang menghitung rak yang sama, dus yang sama mudah terhitung dua kali.

• Cetak daftarnya atau buka di ponsel, satu baris per produk, jumlah menurut catatan di sampingnya.
• Sepakati satuannya sebelum ada yang mulai: satu dus dihitung satu, atau dua belas?
• Siapkan pulpen atau kolom catatan untuk alasan ketika ada baris yang tidak cocok.

Menghitung tanpa kehilangan jejak

Hitung yang ada di tangan Anda, bukan yang seharusnya ada. Kesalahan paling umum adalah melirik jumlah di catatan, melihat angka yang masuk akal, lalu mencentangnya. Tutupi jumlah di catatan kalau perlu. Hitung dulu, baru bandingkan.

Centang setiap baris begitu selesai dan biarkan tetap di tempatnya. Daftar yang mengurutkan ulang dirinya saat dicentang, atau otomatis menyembunyikan baris yang sudah dihitung, membuat orang kehilangan jejak di rak sungguhan. Daftar yang diam di tempat lebih cepat.

Ketika ada baris yang tidak cocok, tulis alasannya sekarang, di depan rak, selagi masih terlihat dus yang rusak atau tempat yang kosong: rusak, kedaluwarsa, hilang, salah hitung, pencurian. Alasan yang dikumpulkan sejam kemudian hanya tebakan.

Setelah penghitungan

Periksa selisihnya sebelum menerapkan apa pun. Selisih besar layak dihitung ulang untuk satu baris itu saja; hanya semenit, dan di situlah kebanyakan kesalahan hitung bersembunyi. Lalu terapkan semua koreksi dalam satu langkah, supaya catatan menunjukkan satu penghitungan, pada satu tanggal, oleh satu orang, dengan angka sebelum dan sesudah untuk setiap baris.

Simpan catatan itu. Penghitungan yang diterapkan diam-diam, dengan mengubah jumlah satu per satu, tidak bisa diperiksa belakangan dan tidak bisa memberi tahu apakah kehilangan naik atau turun. Enam bulan catatan penghitungan mengubah perasaan samar bahwa “barang suka hilang” menjadi angka yang bisa ditindaklanjuti.

Seberapa sering

Toko kecil cukup dengan penghitungan penuh sebulan sekali dan penghitungan singkat setiap minggu untuk dua puluh produk yang paling laku. Di produk-produk itulah selisih paling sering muncul, dan dua puluh baris hanya butuh lima belas menit. Gudang dengan ratusan baris biasanya beralih ke penghitungan bergilir: bagian yang berbeda setiap minggu, sehingga setiap rak dihitung beberapa kali setahun tanpa toko harus tutup.

Samakan penghitungan penuh dengan akhir tahun buku Anda. Nilai persediaan yang diminta akuntan adalah hitungan itu dikali harga beli, dan hitungan yang memang sudah Anda lakukan tidak butuh biaya tambahan.

Stock opname akhir tahun untuk tutup buku

Bagi usaha yang menyelenggarakan pembukuan, persediaan akhir per 31 Desember, atau per akhir tahun buku, menentukan harga pokok penjualan setahun dan masuk ke laporan keuangan serta SPT Tahunan. SPT Tahunan badan paling lambat empat bulan setelah akhir tahun pajak, yaitu 30 April, dan orang pribadi tiga bulan, yaitu 31 Maret (UU KUP Pasal 3). Jadi stock opname akhir tahun sebaiknya selesai sebelum akuntan mulai menutup buku.

Hitung saat penjualan berhenti: setelah toko tutup pada 31 Desember, atau pada 1 Januari sebelum buka, sehingga jumlah yang dihitung sama dengan jumlah akhir tahun. Kalau terpaksa menghitung di hari lain, hitung jumlah per 31 Desember dari barang masuk dan keluar di antaranya, lalu simpan perhitungannya bersama lembar stock opname. Barang yang Anda pinjamkan masih milik Anda: jangan masukkan ke hitungan, tetapi tambahkan ke daftar akhir tahun lewat halaman Dipinjam di Invenva. Tulis tanggal hitung dan nama penghitung, lalu minta tanda tangan penghitung dan pemilik toko.

Untuk pajak, persediaan dinilai berdasarkan harga perolehan dengan cara rata-rata atau FIFO, dan cara yang dipilih harus dipakai terus pada tahun berikutnya (UU PPh Pasal 10 ayat 6). Harga beli di Invenva adalah rata-rata tertimbang bergerak yang dihitung ulang setiap pembelian dan sudah memuat ongkir atau bea masuk yang Anda tambahkan saat stok masuk sebagai biaya tambahan. Jadi harga ini tergolong cara rata-rata. Kalau Anda PKP dan mengisi harga beli termasuk PPN, keluarkan PPN masukan yang bisa dikreditkan sebelum menilai persediaan. Kalau menghitung di kertas, form stock opname gratis kami menaruh jumlah menurut catatan, jumlah hasil hitung, dan selisihnya dalam satu baris. Lembar keduanya, Persediaan akhir tahun, mengambil jumlah hasil hitung secara otomatis; Anda isi harga pokok per satuan, lalu nilai dan totalnya terhitung sendiri, lengkap dengan tempat tanda tangan penghitung dan pemeriksa.

Kesalahan yang paling sering kami lihat

• Menghitung dari ingatan, atau dari jumlah di catatan, bukan dari rak.
• Membetulkan jumlah satu per satu sepanjang minggu dan menyebutnya penghitungan.
• Dua orang di rak yang sama, atau tidak ada yang yakin siapa yang menghitung gudang belakang.
• Menghitung ulang hanya baris dengan selisih besar dan memercayai sisanya.
• Tidak pernah menulis alasannya, sehingga kehilangan selama setahun tidak bisa dijelaskan.

Cara melakukannya di Invenva

Penghitungan stok di Invenva dibangun persis di sekitar daftar ini: setiap baris dimulai dengan jumlah menurut catatan, Anda mencentang baris di tempat dan baris tetap di sana, baris yang tidak cocok langsung diberi alasan, dan tombol Terapkan menyimpan satu catatan penghitungan dengan siapa, kapan, sebelum dan sesudah untuk setiap baris yang berubah. Anda bisa memindai barcode untuk menghitung alih-alih mengetik, dan penghitungan bisa dibatasi ke satu kategori atau satu rak.

Dua orang bisa membagi rak di antara mereka dan menghitung dengan dua ponsel. Dengan paket Pro tahunan, 7 hari pertama gratis: cukup untuk menghitung seluruh toko, menerapkan hasilnya, dan mengekspor daftar stok untuk akuntan.