Stok barang di Excel: di mana spreadsheet gagal dan apa yang harus dilakukan

Spreadsheet adalah awal yang bagus

Kebanyakan toko mulai dengan satu sheet: satu baris per produk, satu kolom jumlah, mungkin harga. Gratis, semua orang sudah bisa memakainya, dan cocok untuk usaha apa pun. Kalau Anda mengurus stok sendirian dan stok itu hanya berubah beberapa kali seminggu, spreadsheet mungkin sudah cukup selamanya, dan tidak ada di halaman ini yang berniat membujuk Anda meninggalkannya.

Di mana ia gagal

Satu file, banyak tangan. Begitu orang kedua mengedit sheet, muncul beberapa versi. Salinan di laptop toko menunjukkan 14, salinan di ponsel menunjukkan 12, dan yang di email hari Selasa menunjukkan 15. Sheet bersama online membereskan soal versi, tapi tidak menyelesaikan masalah berikutnya.

Tanpa riwayat. Sel yang ditimpa hilang begitu saja. Tidak ada yang bisa bilang apakah 12 jadi 9 karena tiga terjual, karena satu pecah dan dua terjual, atau karena seseorang salah ketik. Saat sebuah angka terlihat salah, sheet tidak bisa bilang siapa yang mengubahnya atau kapan.

Tidak bisa diakses di rak. Mengedit spreadsheet di ponsel di dalam gudang itu menyiksa: salah sel, keyboard menutupi baris, tanpa barcode. Jadi perubahan dicatat di kertas dan diketik nanti, atau tidak sama sekali. Sheet hanya seakurat malam terakhir seseorang duduk mengerjakannya.

Rumus diam-diam rusak. Kolom pemesanan ulang yang bekerja di Januari tidak lagi menghitung dengan benar saat seseorang menyisipkan baris di Maret. Tidak ada yang sadar sampai ada pesanan yang terlewat.

Tanda sudah waktunya pindah

• Lebih dari satu orang mengurus stok.
• Anda pernah bertanya “siapa yang mengubah ini?” dan tidak dapat jawaban.
• Ada lebih dari seratus produk, atau produk dengan barcode.
• Penghitungan memakan satu malam dan seminggu kemudian sheet sudah salah lagi.
• Anda ingin peringatan sebelum sesuatu habis, bukan sesudahnya.

Cara pindah tanpa kehilangan apa pun

Jangan ketik ulang semuanya. Aplikasi yang baik mengimpor sheet yang sudah Anda punya: Anda memilih file, memastikan kolom mana yang nama, jumlah, harga, barcode, dan setiap baris masuk dengan stok awalnya. Simpan spreadsheet sebagai cadangan selama sebulan, jalankan keduanya seminggu untuk memastikan jumlahnya cocok, lalu berhenti memperbarui sheet.

Satu hal yang harus Anda tuntut sebelum pindah adalah jalan kembali. Aplikasi harus bisa mengekspor seluruh stok Anda ke file Excel kapan saja, supaya Anda tidak pernah terkunci dan akuntan Anda mendapat apa yang dia minta.

Apa yang dicari di aplikasi

• Impor dari Excel atau CSV, dan ekspor kembali ke Excel kapan saja.
• Satu catatan riwayat untuk setiap perubahan: siapa, kapan, berapa, dan kenapa.
• Bekerja di ponsel di dalam gudang, offline kalau perlu, dan di komputer di meja.
• Pemindaian barcode dengan kamera, supaya perubahan stok cukup dua ketukan.
• Penghitungan stok yang menyimpan catatan, bukan sekadar mengedit kolom jumlah.

Cara melakukannya di Invenva

Invenva mengimpor file .xlsx dan CSV, mencocokkan kolom dengan kolom Anda di aplikasi, melewati duplikat, dan mencatat setiap baris sebagai stok awal sehingga riwayat dimulai dari hari pertama. Dengan Perbarui barang yang sudah ada dinyalakan, berkas yang sama justru memperbarui produk yang sudah Anda punya: di aplikasi web sekarang, dan di aplikasi iPhone dan Android mulai pembaruan berikutnya. Setiap perubahan setelahnya adalah pergerakan dengan nama orang dan waktu. Impor seluruh file serta ekspor ke Excel dan PDF termasuk dalam paket berbayar, dan file hasil ekspor memuat nama usaha Anda, bukan nama kami. Kalau ingin melihat bagaimana rasanya sebuah sheet setelah menjadi daftar stok, demo langsung membuka gudang contoh tanpa perlu akun.