Memilih aplikasi stok barang untuk usaha kecil: tujuh pertanyaan yang penting

Mulai dari gudang, bukan dari daftar fitur

Aplikasi stok dijual lewat daftar fitur, dan semua daftar fitur terlihat sama. Perbedaan yang penting muncul di rak: apakah orang yang membongkar kiriman bisa mencatatnya dengan satu tangan, apakah catatan yang salah bisa ditemukan dan dibatalkan, apakah angkanya sama di ponsel dan di laptop. Tujuh pertanyaan ini lahir dari pengamatan terhadap usaha kecil yang mulai mencatat stok dan tempat mereka tersendat.

1. Apakah bisa dipakai di tempat barang berada?

Barang ada di ruang belakang yang sinyalnya buruk, di lapak pasar, atau di dalam mobil. Kalau aplikasi butuh koneksi untuk setiap perubahan, perubahan ditunda dan catatan tertinggal. Cari aplikasi yang bisa dipakai offline lalu sinkron belakangan, dan yang jalan di ponsel maupun di komputer, karena yang menghitung dan yang memesan sering bukan orang yang sama.

2. Apakah riwayat setiap perubahan tersimpan?

Jumlah yang bisa ditimpa tanpa jejak tidak akan dipercaya siapa pun. Setiap perubahan stok harus berupa catatan dengan siapa, kapan, berapa, dan kenapa, dan catatan yang salah dibatalkan dengan entri baru, bukan diperbaiki diam-diam. Inilah yang membuat Anda bisa menjawab “kenapa kurang tiga?” sebulan kemudian.

3. Apakah tim bisa memakainya, dengan batasan?

Pemilik memesan, karyawan memindahkan barang, akuntan melihat. Aplikasi harus memberi masing-masing tepat itu: peran, kode atau tautan undangan, dan tidak ada cara bagi orang baru untuk menghapus produk tanpa sengaja. Hati-hati dengan harga per pengguna; tim lima orang tidak seharusnya membayar lima langganan.

4. Apakah data Anda bisa dikeluarkan?

Sebelum apa pun, cari tombol ekspor. Excel untuk akuntan, PDF untuk pemasok, dan seluruh daftar stok kalau suatu saat Anda pindah. Aplikasi yang mudah mengimpor tapi buruk mengekspor adalah jebakan. Data yang tidak bisa Anda bawa bukan milik Anda.

5. Apakah bisa menghitung dan memesan ulang, bukan sekadar mendaftar?

Daftar produk itu bagian mudahnya. Pekerjaannya ada di penghitungan stok yang meninggalkan catatan, peringatan stok rendah yang datang sebelum rak kosong, pesanan ke pemasok yang bisa diserahkan ke rekan sebagai daftar periksa, dan laporan yang menyebut nilai stok dan barang apa saja yang bergerak. Minta ditunjukkan penghitungan dan pesanan, bukan layar produk.

6. Berapa biayanya saat usaha Anda tumbuh?

Baca halaman harga untuk tahun kedua, bukan bulan pertama. Harga per pengguna, harga per lokasi, dan tambahan berbayar untuk ekspor atau label barcode adalah hal-hal yang membuat paket murah menjadi mahal. Satu harga tetap untuk seluruh tim lebih mudah direncanakan, dan paket gratis dengan batas yang jelas memungkinkan Anda mencoba dengan stok sendiri sebelum membayar.

7. Apakah karyawan benar-benar akan memakainya?

Sistem terbaik adalah yang dipakai di hari Sabtu yang ramai. Kalau mencatat kiriman butuh enam ketukan, itu akan dikerjakan hari Senin dari ingatan. Berikan aplikasi ke orang yang paling sering memakainya dan lihat dia menambah sepuluh produk sungguhan. Kalau dia butuh petunjuk, cari yang lain.

Yang tidak Anda butuhkan di hari pertama

Transfer antar beberapa gudang, integrasi kasir, sinkronisasi akuntansi, alur persetujuan pesanan pembelian. Ini kebutuhan nyata bagi sebagian usaha dan gangguan bagi kebanyakan usaha kecil. Pilih aplikasi yang memungkinkan fitur itu ditambahkan nanti, bukan yang memaksa Anda mengaturnya sekarang.

Cara menguji aplikasi dalam satu sore

• Buka demo atau akun gratis dan tambahkan dua puluh produk asli Anda, dengan barcode kalau ada.
• Catat satu kiriman masuk dan beberapa penjualan keluar dari ponsel, lalu cek angkanya di komputer.
• Lakukan penghitungan stok untuk dua puluh produk itu dan lihat catatan yang ditinggalkannya.
• Ekspor ke Excel dan buka filenya. Apakah semuanya ada?
• Batalkan salah satu entri dan lihat apakah riwayatnya masih masuk akal.

Bagaimana Invenva menjawabnya

Invenva berjalan di iPhone, Android, dan browser apa pun, bisa dipakai offline, dan menyimpan setiap perubahan sebagai pergerakan dengan nama orang dan waktu. Anggota tim bergabung dengan kode dan mendapat peran; setiap paket punya satu harga untuk semua orang yang dicakupnya, tanpa biaya per anggota. Penghitungan, pesanan, peringatan, dan laporan ada di semua paket; impor seluruh file Excel serta ekspor ke Excel dan PDF termasuk dalam paket berbayar. Paket gratis berhenti di 20 barang dan 20 transaksi stok, jadi gunanya untuk mencoba; demo langsung membuka gudang contoh tanpa akun, dan itulah cara tercepat untuk menjalankan uji satu sore di atas.