Controlar a validade dos produtos sem jogar mercadoria fora

O que tem no arquivo

Uma aba, Datas de validade, com 500 linhas: Nome, Quantidade, Unidade, Data de validade, Local e Observações, e uma coluna Status que se preenche sozinha com as palavras e a regra do próprio Invenva. Ela mostra Vencido quando a data já passou, Vence hoje no próprio dia e Próximo do vencimento nos seis dias anteriores. A linha fica vermelha quando a data já passou e laranja nos últimos sete dias, e ao ordenar por Data de validade o que precisa sair primeiro vai para o topo.

As colunas usam os próprios nomes do Invenva, então a tela de importação as reconhece sem nenhum ajuste. A importação fica com a primeira linha de cada produto, então ordene por Data de validade antes de importar e cada produto novo chega com a data mais próxima. Importar o arquivo inteiro vem com os planos pagos.

Mercadoria vencida é dinheiro já gasto

Um produto que vence não custa só uma venda. Custa a venda e a compra. Você pagou o fornecedor, carregou, deu espaço na prateleira, e no fim joga fora e ainda paga o lixo. Num comércio de margem apertada, um punhado desses por semana é a diferença entre um mês bom e um mês parado.

E é a perda que melhor se esconde. Furto aparece. Quebra aparece. Um iogurte que venceu calado no fundo da geladeira aparece na hora da limpeza, semanas depois do dia em que dava para remarcar e recuperar metade do dinheiro.

Onde a data realmente se perde

Quase nunca na prateleira. Ler data em embalagem todo mundo sabe. Ela se perde no recebimento, onde ninguém anota, e na cabeça de quem sabe que esta caixa sai antes daquela e hoje está de folga.

O segundo lugar é o fundo da prateleira. O novo vai para a frente porque é lá que a mão chega, e o velho anda para trás até sair da vista e da validade. Todo mundo sabe disso e todo mundo faz assim, porque girar direito custa dois minutos no pior momento do dia.

Sai primeiro o que vence primeiro

A regra que funciona não é “o primeiro que entra é o primeiro que sai”, e sim “o que vence antes sai antes”. Quase sempre dá na mesma, de vez em quando não: uma entrega pode chegar com validade mais curta do que a que já está na prateleira, e aí a caixa de hoje tem que sair primeiro.

Na prática isso quer dizer que a ordem é decidida pela data da embalagem, não pelo dia em que a mercadoria chegou. É uma diferença pequena até o dia em que custa uma caixa inteira, e é por isso que um sistema que só guarda data de entrada ainda vai te fazer jogar produto fora.

O que conferir num aplicativo

Três perguntas decidem se controlar validade vai te economizar alguma coisa de verdade.

• Avisa antes ou só depois? Uma lista de produtos vencidos é o registro de um dinheiro já perdido. O aviso útil chega enquanto ainda dá para remarcar.
• O aviso chega numa hora em que dá para agir? Notificação às três da manhã, ou no meio do movimento do almoço, é notificação que se descarta.
• Dá para ver tudo que está perto do vencimento num lugar só, sem ir produto por produto?

Como funciona no Invenva

Um produto pode ter data de validade, escolhida num calendário em vez de digitada, e dá para preencher na hora em que a mercadoria chega, não depois. Na tela Estoque a própria linha diz Vencido em vermelho ou Próximo do vencimento em laranja, e os filtros Vencido e Próximo do vencimento juntam esses produtos, então o risco inteiro fica a um toque em vez de uma volta pela loja.

O aviso chega três dias antes da data, às nove da manhã no horário da loja, ou na manhã seguinte se a data estiver mais perto. Uma loja em Istambul e outra em Lisboa recebem cada uma no primeiro café, não de madrugada. Cada produto é avisado uma vez só para uma data, então nada fica insistindo, e se a data mudar o aviso é reprogramado.

Cada entrega guarda a própria data de validade: duas caixas do mesmo iogurte com datas diferentes continuam sendo dois lotes, e a página do item lista cada lote com quanto sobrou. Uma venda tira do lote que você escolher; se não, sai primeiro o estoque sem data, depois a validade mais próxima e o vencido por último, enquanto uma perda tira primeiro o vencido. Isso já está no app web e chega aos apps para iPhone e Android na próxima atualização.

A demonstração vem com produtos datados e não pede conta.