賞味期限と消費期限を管理して、廃棄ロスを減らす

ファイルの中身

シートは「有効期限」の1枚で、500行あります。列は名前、数量、単位、期限日、場所、メモと、自動で入る「ステータス」で、Invenvaと同じ言葉、同じルールを使います。期限日を過ぎると「期限切れ」、当日は「本日期限切れ」、その前の6日間は「期限間近」と表示されます。期限日を過ぎた行は赤、最後の7日間はオレンジになり、「期限日」で並べ替えれば、先に出すべきものが一番上に来ます。

列名はInvenvaで使われている名前そのものなので、取り込み画面は対応付けなしに認識します。取り込みでは各商品の最初の行が使われるので、取り込みの前に「期限日」で並べ替えておけば、新しい商品はどれも一番近い期限日で入ります。ファイル全体の取り込みは有料プランで使えます。

期限切れの在庫は、すでに使ったお金

期限が切れた商品が奪うのは、売上一件ではありません。売上と仕入れの両方です。仕入先に支払い、店まで運び、棚の場所を与え、最後に捨てて処分費まで払う。利益率の薄い店では、こういう商品が週にいくつかあるだけで、良い月と利益の出ない月の差になります。

しかもこれは、最も上手に隠れる損失です。盗難は気づかれます。瓶が割れれば気づかれます。冷蔵ケースの奥で静かに期限を過ぎたヨーグルトは、片付けのときにやっと出てきます。値引きすれば半分は取り戻せた、その日から何週間も経ったあとに。

日付が実際に消える場所

棚ではまず消えません。パッケージの日付を読むのは誰にでもできます。消えるのは入荷のときで、そこでは誰も書き留めません。そしてもうひとつは、この箱があの箱より先だと知っている人の頭の中です。その人は今日、休みです。

二つ目の場所は棚の奥です。新しいものは手が届く手前に置かれ、古いものは見えなくなるまで、そして期限が切れるまで後ろへ下がっていきます。誰もが知っていて、それでも誰もがそうします。きちんと入れ替えるには、一日で最も忙しい時間に二分かかるからです。

賞味期限と消費期限は別の仕事

消費期限は止まる線です。過ぎたものは売ってはいけませんし、見た目が問題なくても変わりません。賞味期限は品質の話で、過ぎても売ること自体は違法ではなく、値引きして表示したうえで売る店は珍しくありません。この二つを同じ扱いにすると、捨てなくてよいものを捨てるか、売ってはいけないものを売るか、どちらかになります。

共通しているのは、効く順序が先入れ先出しではなく、期限が先に来るものから先に出す、という点です。たいていは同じことですが、たまに違います。入荷した品のほうが棚にあるものより短い期限で届くことがあるからです。つまり順番を決めるのはパッケージの日付であって、届いた日ではありません。入荷日しか記録しない仕組みでは、結局は捨てることになります。

アプリで確かめること

日付の管理が本当に何かを節約してくれるかどうかは、三つの質問で決まります。

• 前に知らせてくれるのか、過ぎてから教えるのか。期限切れ商品の一覧は、すでに失ったお金の領収書です。役に立つ通知は、まだ値引きが間に合ううちに届きます。
• 通知は、手を打てる時間に届きますか。深夜三時や昼のピークの真ん中に出る通知は、そのまま消されます。
• 期限が近いものを一か所でまとめて見られますか。商品を一つずつ探さずに。

Invenvaでのやり方

商品には期限日を設定できます。手入力ではなくカレンダーから選び、あとからではなく入荷のその場で入れられます。「在庫」画面では、行そのものに「期限切れ」が赤で、「期限間近」がオレンジで表示され、「期限切れ」と「期限間近」のフィルターがそれらをまとめるので、店内を一周する代わりに、リスク全体をワンタップで確認できます。

通知は期限の三日前、店のある場所の朝九時に届きます。それより期限が近い場合は、翌朝に届きます。イスタンブールの店もリスボンの店も、それぞれ最初のコーヒーのときに受け取ります。真夜中ではありません。同じ日付について商品ごとに一度だけ知らせるのでしつこくならず、日付を変えれば通知はもう一度セットされます。

入荷ごとに期限日が別々に残るので、期限の違う同じヨーグルトの箱が二つあれば、二つのロットになります。商品ページには、ロットごとに残りの数が並びます。販売や廃棄では出すロットを選べます。選ばなければ、販売は期限の近いロットから出て期限切れの在庫は最後に回り、廃棄は期限切れの在庫から先に引かれます。これは今Webアプリで使え、iPhoneとAndroidのアプリには次のアップデートで入ります。

デモには日付つきの商品が入っていて、アカウントは要りません。