小さなお店の棚卸のやり方：一日つぶさずに在庫を数える

そもそもなぜ数字がずれるのか

一度も数えたことのないお店は、帳簿を信じています。数えたことのあるお店は、そうではないと知っています。在庫がずれる理由はどれも地味です。瓶が割れたのに誰も記録しなかった。店で使う分を箱から出した。納品が数量不足だった。レジで別の商品として打った。そして時には、何かが黙って店の外へ出ていった。どれも帳簿には勝手に現れません。棚卸は、帳簿と棚が顔を合わせる唯一の機会です。

だからこそ、差異が見つからなくても棚卸には価値があります。合っている棚卸は証拠です。次に数字がおかしく見えたとき、一か月前は正しかったと分かります。

始める前に

在庫が動かない時間を選びます。閉店後、最初の納品前、あるいは静かな午前中。販売を止められないなら、開始時刻を記録し、各エリアを一気に数えてください。数えている最中の販売が、二人の間で抜け落ちなくなります。

次にリストを用意します。全商品に帳簿上の数量を添え、五十音順ではなく、実際に棚を歩く順番に並べます。二人で数えるなら、それぞれに棚一本か部屋一つを丸ごと任せます。同じ棚に二人いると、同じ箱を二回数えることになります。

• リストを印刷するか、スマホで開く。商品ごとに一行、横に帳簿数量。
• 数え始める前に単位を決める。ケース一つは「1」なのか「12」なのか。
• 行が合わないときの理由を書けるよう、ペンかメモ欄を用意しておく。

場所を見失わずに数える

手の中にあるものを数えます。あるはずのものではありません。最も多い数え間違いは、帳簿数量をちらっと見て、もっともらしい数字だからとチェックを入れることです。必要なら帳簿数量を隠してください。数えてから、比べます。

数え終えた行はその場でチェックし、位置はそのままにします。チェックするたびに並び替わるリストや、数えた行を自動で隠すリストは、実際の棚の前で場所を見失わせます。動かないリストのほうが速いのです。

行が合わないときは、その場で、棚の前で理由を書きます。潰れた箱や空いた場所がまだ見えているうちに。破損、期限切れ、紛失、数え間違い、盗難。一時間後に集めた理由は推測にすぎません。

数え終えたら

反映する前に差異を見直します。大きな差異はその一行だけ数え直す価値があります。一分で済み、数え間違いの大半はそこに隠れています。それから修正をまとめて一度に反映し、一回の棚卸、一つの日付、一人の担当者、各行の前後の数量が記録に残るようにします。

その記録は残しておきます。数量を一件ずつ書き換えて済ませた棚卸は、後から確認できず、ロスが増えているのか減っているのかも分かりません。半年分の棚卸記録があって初めて、「何かがなくなっている気がする」という漠然とした感覚が、手を打てる数字に変わります。

どのくらいの頻度で

小さなお店なら、月に一度の全体棚卸と、毎週、動きの多い二十品目だけの短い棚卸で十分です。ずれが出やすいのはその商品で、二十行なら十五分で終わります。数百品目を抱える倉庫は、たいてい循環棚卸に移ります。毎週別の区画を数え、店を閉めることなく、どの棚も年に数回数えられる形です。

全体棚卸は決算期末に合わせてください。税理士に求められる在庫評価は、その棚卸に仕入原価を掛けたものです。すでに続けている棚卸なら、追加の手間はかかりません。

確定申告と決算のための期末棚卸

青色申告の個人事業主は、毎年12月31日に棚卸しを行い、種類や品質、型の違うものごとに数量、単価、金額を書いた棚卸表を作ります（所得税法施行規則第60条）。法人は事業年度の末日に行います。白色申告でも、決算で作った棚卸表は保存が必要です。

年末が忙しければ、国税庁の手引きのとおり、年末から多少前後した日に棚卸しをしても構いません。その場合は、12月31日と棚卸日の間の売上げと仕入れから12月31日現在の棚卸高を計算し、計算方法を残します。数えたときのメモなどの原始記録も、棚卸表と一緒に保存します。貸し出した品は数えずに、Invenvaの「貸出中」から棚卸表に加えます。

単価は税務署に届け出た評価方法で計算します。届出がなければ法定の最終仕入原価法で、年末に一番近い時期の仕入単価を使います（所得税法施行令第102条）。Invenvaの仕入価格は、入庫で追加費用に入れた送料や関税も含めて仕入れごとに計算し直す移動平均です。移動平均法を届け出ていれば、そのまま単価に使えます。ほかの方法なら、その方法で出した単価を棚卸表に入力します。移動平均法に切り替えるには、個人事業主は使い始めたい年の3月15日までに変更承認申請書を出します（同第101条）。税抜経理なら、消費税を除いた単価にそろえます。紙で数えるなら、無料の棚卸表テンプレートが帳簿数量、実数、差異を同じ行に並べます。2枚目の「棚卸表」シートには数えた数量が自動で入り、単価を入れると金額と合計金額が出て、棚卸実施日と評価方法を書く欄もあります。

よく見かける失敗

• 棚ではなく、記憶や帳簿数量から数える。
• 週の途中で数量を一件ずつ直し、それを棚卸と呼ぶ。
• 同じ棚に二人、あるいはバックヤードを誰が数えたのか誰も分からない。
• 差異の大きい行だけ数え直し、残りを信用する。
• 理由を一度も書かず、一年分のロスに説明がつかない。

Invenvaでのやり方

Invenvaの棚卸は、まさにこのリストを軸に作られています。各行は帳簿数量から始まり、行はその場でチェックして位置は動かず、合わない行にはその場で理由を付けられ、「適用」で担当者、日時、数が変わった行の前後の数量を含む棚卸記録が一件書き込まれます。入力の代わりにバーコードをスキャンして数えることも、棚卸を一つのカテゴリや一つの棚に絞ることもできます。

二人で棚を分担し、二台のスマホで同時に数えられます。Proの年額プランは最初の7日間が無料なので、店全体を数えて結果を適用し、在庫リストを会計担当者向けにエクスポートするまで済ませられます。