Excelで在庫管理：表計算が破綻する場所と、その対処法

表計算は良い出発点です

ほとんどの店は1枚の表から始めます。商品ごとに1行、数量の列、あとは価格くらいでしょう。無料で、誰でも使い方を知っていて、どんな商売にも合わせられます。一人で管理していて、在庫が週に数回しか動かないなら、表だけでずっと足りるかもしれません。このページはそれを否定するものではありません。

破綻する場所

1つのファイル、たくさんの手。2人目が表を編集した瞬間、版が分かれます。店のパソコンの表は14、スマホの表は12、火曜日のメールに付いていた表は15。オンラインの共有シートで版の問題は消えますが、次の問題は消えません。

履歴がない。上書きされたセルは消えます。12が9になったのは3個売れたからか、1個割れて2個売れたからか、誰かが打ち間違えたからか、誰にも分かりません。数字がおかしいと思っても、表は誰がいつ変えたのか答えられません。

棚の前で使えない。倉庫でスマホから表を編集するのは苦行です。違うセルを触り、キーボードが行を隠し、バーコードも読めません。だから変更は紙に書いて後で入力するか、入力されないままになります。表は誰かが最後に腰を据えた晩までしか正しくありません。

数式が知らないうちに壊れる。1月に動いていた発注列は、3月に誰かが行を挿入した時点で正しく計算しなくなります。発注を1つ逃すまで、誰も気づきません。

切り替え時のサイン

• 在庫を扱う人が2人以上いる。
• 「これ誰が変えた？」と聞いて、答えが返ってこなかったことがある。
• 商品が100点を超えている、またはバーコード付きの商品がある。
• 棚卸に一晩かかり、1週間後にはまた表が合わない。
• 何かが切れてからではなく、切れる前に知らせてほしい。

何も失わずに切り替える方法

打ち直さないこと。良いアプリは今ある表をそのまま取り込みます。ファイルを選び、どの列が商品名で、どれが数量、価格、バーコードかを確認すれば、全行が初期在庫付きで入ります。表は1か月バックアップとして残し、1週間は両方を並行して数量が合うことを確かめてから、表の更新をやめてください。

切り替える前に唯一こだわるべきなのは、戻る道です。アプリはいつでも全在庫をExcelファイルに書き出せなければなりません。そうすれば囲い込まれることはなく、税理士にも求められた形で渡せます。

アプリで確認すべきこと

• ExcelやCSVからのインポートと、いつでもExcelへ戻せるエクスポート。
• すべての変更に履歴が残る：誰が、いつ、何個、なぜ。
• 倉庫のスマホで使え、必要ならオフラインでも動き、机のパソコンでも使える。
• カメラでのバーコード読み取り。在庫の変更が2タップで済む。
• 数量の列を書き換えるだけではなく、記録として残る棚卸。

Invenvaでのやり方

Invenvaは.xlsxとCSVを読み込み、列を項目に対応させ、重複を飛ばし、各行を初期在庫として記録するので、履歴は初日から始まります。「既存の商品を更新」をオンにすると、同じファイルですでにある商品を更新できます。Webアプリではすでに使え、iPhoneとAndroidのアプリには次のアップデートで入ります。以降の変更はすべて、人と時刻の付いた記録です。ファイル全体の取り込みと、ExcelやPDFへのエクスポートは有料プランで使えます。書き出したファイルには、私たちではなくあなたの店の名前が入ります。表が在庫リストになるとどう変わるのか見てみたい方は、ライブデモでアカウントなしにサンプル在庫を開けます。