棚卸表のエクセルテンプレート：実地棚卸の差異と、期末の金額・合計を自動計算

ファイルの中身

1枚目の「棚卸」シートは、数えるための表です。上部には日付、棚卸担当、場所を書きます。その下は商品ごとに1行です。商品名、単位、帳簿上の数量、実際に数えた数量、差異（自動計算済み）、理由、メモ。数えた数量と帳簿数量が一致しないと行が赤くなるので、あとの確認は一晩ではなく数分で済みます。印刷すると商品ごとに罫線が入り、最低でも30行あるので、空のまま印刷して手書きの用紙としても使えます。

2枚目の「棚卸表」シートは、数えた結果を期末の棚卸表にします。各行には「棚卸」シートの同じ行から品名、単位、数えた数量が入り、No.も自動で振られます。単価を入れると行ごとの金額と合計金額が計算され、数量か単価がまだ空いている行はオレンジ色になります。各行は「棚卸」シートの同じ行を表示するので、行の追加、削除、並べ替えは単価を入れる前にそちらで行ってください。印刷すると各ページの下にページ番号とinvenva.comが入り、「棚卸」シートのタイトルの下にはinvenva.comへのリンクがあります。

この表を使った数え方

始める前に帳簿数量を入力し、実際に棚を歩く順番に並べてから、印刷するかタブレットで開きます。表に書いてある数字ではなく、手元にあるものを数え、理由はその場で書きます。破損、期限切れ、紛失、数え間違い、盗難。一時間後に思い出した理由は推測にすぎません。

• 一人に棚一本か部屋一つを丸ごと任せ、同じ棚を二人には任せません。
• 何も動かない、閉店時か最初の納品前に数えます。
• 何かを直す前に、差異のある行だけ数え直します。

数え終えたら

修正はまとめて一度に反映し、表は保管します。日付と担当者名、理由の入った棚卸は、「何かがなくなっている」という感覚を数字に変える記録です。半年分のこの表があれば、ロスが増えているかどうか分かります。

確定申告の棚卸表に法律が求めること

青色申告の個人事業主は、毎年12月31日に棚卸しをして棚卸表を作ります。所得税法施行規則60条3項は、その書き方を「棚卸資産の種類、品質、型等の異なるごとに、数量、単価及び金額を記載しなければならない」と定めています。青色申告の法人も、事業年度の末日に同じ形の棚卸表を作ります（法人税法施行規則56条）。

白色申告の方も、決算のために作った棚卸表は5年間保存します（所得税法施行規則102条）。青色申告者の棚卸表の保存期間は7年です（同63条）。現金主義の特例（所得税法67条）を受けている小規模な青色申告者は、その年に受け取った収入と支払った費用で所得を計算するため、期末の棚卸高を使いません。

時期は、個人事業主は12月31日、法人は事業年度の末日（3月決算なら3月31日）です。国税庁の「青色申告の決算の手引き」は、忙しくて年末に数えられないときは年末の前後の日に棚卸しをし、その間の売上げと仕入れから12月31日の棚卸高を計算して、計算方法を明らかにしておけばよいとしています。商品出入帳などで毎日の在庫量が分かり、毎年決まった時期の実地棚卸しで確かめている場合は、帳簿から年末の棚卸高を計算して年末の実地棚卸しを省略できる、とも書かれています。

単価は、税務署に届け出た評価方法で計算します。届出がなければ最終仕入原価法で、年末に一番近い時期に仕入れた単価を使い、それに年末の数量を掛けます（所得税法施行令102条、法人は法人税法施行令31条）。Invenvaの仕入価格は移動平均法の単価です。移動平均法を「棚卸資産の評価方法の届出書」で届け出ているか、変更の承認を受けていれば、そのまま単価の欄に使えます。ほかの方法なら、その方法で出した単価を入力してください。税抜経理の方は、消費税を除いた単価にそろえます。

棚卸表に必要なものは次のとおりです。ファイルの2枚目のシート「棚卸表」はこの形です。No.は自動で振られ、数量には1枚目で数えた数が入り、単価を入れると金額と合計が計算されます。

• 品名（種類、品質、型が違えば別の行）
• 数量と単位
• 単価（届け出た評価方法、届出がなければ最終仕入原価法）
• 金額（数量×単価）と合計
• 棚卸の基準日と、実際に数えた日
• 実地棚卸のメモなどの原始記録（棚卸表と一緒に保存）

期末棚卸でInvenvaができること

棚卸は複数の人が同時にできます。一人一台のスマホでそれぞれの棚を数え、棚卸を一つのカテゴリや一つの棚に絞れます。「適用」を押すと、誰がいつ数えたかと、数が変わった行の前後の数量が棚卸記録に残ります。

数え終えたら、在庫の画面からExcelに書き出します（有料プラン）。ファイルには商品ごとの数量と単位、「仕入価格」と「原価で」の列があります。仕入価格は入庫のたびに送料や関税を含めて計算し直す移動平均で、「原価で」は数量×仕入価格です。

最終仕入原価法の単価が必要なら、入庫のたびに仕入単価を入力しておけば、履歴のExcel（有料プラン）の入庫の行に、その入庫の単価が「原価」の列で残ります。12月31日に一番近い入庫の単価を拾ってください。

年明けも販売を続けていても、12月31日の数字はあとから出せます。Webアプリのレポートで12月31日に終わるカスタム期間を選び、「データ（エクセル）」で「期末在庫」をオンにして「共有」を押します。ファイルには商品ごとの12月31日時点の数量と「期末在庫原価」の列が入ります（この原価も移動平均です）。「期末在庫金額」は販売価格のある商品では販売価格で計算されるので、棚卸表には「期末在庫原価」を使ってください。入出庫の記録から計算した帳簿上の数字で、実地棚卸ではありません。12月31日までに適用した棚卸はこの数字に入りますが、年明けに適用した棚卸は入りません。有料プランが必要で、終わったカスタム期間とインターネット接続が条件です。Webアプリではすでに使え、iPhoneとAndroidのアプリには次のアップデートで入ります。

貸し出した商品はInvenvaでは出庫として記録されますが、自分の商品です。「貸出中」で誰に何個あるかを見て、棚卸表に加えてください。Invenvaの入出庫の記録を手引きにある商品出入帳として使えるかどうかは、税理士に確認してください。

Invenvaでのやり方

Invenvaの棚卸は、この表そのものが動くようになったものです。行は決して動かず、チェックした行はその場に留まり、合わない行にはその場で理由を付けられ、入力の代わりにバーコードで数えられ、「適用」で数が変わった行の前後の数量を含む棚卸記録を一件書き込みます。二人で棚を分担し、二台のスマホで同時に数えられます。ライブデモには試せるサンプルの棚卸が用意されています。