備品・工具の貸出管理表：誰が何をいつから借りているかを見える化

貸出管理表に書くべき項目

貸出簿、貸出票と呼び方はさまざまですが、書く中身は同じです。備品管理台帳に貸出と返却の欄を足して使う職場もあります。数か月後に、充電器のない電動ドリルが戻ってきたとき、その場の疑問に答えられる記録でなければ意味がありません。

ひとつ注意があります。「紛失したら○万円」のように、弁償額を書式であらかじめ決めておくのは避けてください。労働基準法第16条は、損害賠償額を予定する契約を禁じています（実際に生じた損害の請求まで禁じているわけではありません）。各行に書くのは次の項目です。

• 貸出日。
• 借りた人のフルネーム。「現場の田中さん」では、三月には誰のことか分かりません。
• 品名と管理番号（またはシリアル番号）、一緒に渡した付属品。バッテリー2個、充電器、ケース。返ってきたときに足りないのは、本体よりも2個目のバッテリーであることがよくあります。
• 数量。
• 貸出時の状態を短く。新品、コード補修あり、本体にひび。
• 返却期限（決まっていれば）。日常業務用に渡すノートPCには、返却期限がないこともよくあります。
• 借りた人のサイン（または印）と、返却時に確認して受け取った人のサイン。

印刷して使える貸出管理表（エクセル）：貸出時と返却時のサイン欄つき

このページのファイルは、貸出1件につき1行を使うエクセルの貸出管理表です。列は、No.、貸出日、借用者、品名、管理番号、数量、貸出時状態、返却期限、返却日、返却数、返却時状態、貸出時サイン、返却時サイン、備考です。「No.」の列には、貸出日・借用者・品名のどれかを書いた行にだけ、1から順に番号が自動で振られます（最初の500行まで）。列名の右側にはinvenva.comへのリンクがあります。

白紙のまま印刷すると、罫線入りの20行がA4横向きの1枚に収まります。2ページ目以降にもタイトルと列名が印刷され、各ページの下にはページ番号とinvenva.comが入ります。印刷して備品棚の横のバインダーに挟むか、現場の車に1部置いておきます。借りる人はその場でサインし、返却を受け取る人は付属品を数えてからサインします。ノートPCや業務用スマートフォンのように一人に渡す高価な貸与品には、一人一枚の受領書を使う会社も多く、書く項目は同じです。

これはサインをもらうための紙の記録です。Invenvaでは、貸し出したその場でアプリに登録します。

退職者の貸与品返却：まだ戻っていない物を一覧に

貸出管理がいちばん効いてくるのは、誰かの最終出社日です。退職の手続きを終える前に、その人が借りたまま返していない物の、短くて正確な一覧が必要になります。紙の貸出簿から作るなら、名前を探して何か月分もの行を一つずつ読むことになります。

戻ってきた物は、双方がサインした返却の記録に残します。戻らなかった物は、名前と日付と貸出時の状態がついたまま記録に残るので、話し合いは誰かの記憶ではなく記録をもとに進められます。Invenvaでは次のように確かめます。

• 「顧客と仕入先」でその人のページを開くと、その人に貸し出している物がすべて並び、期限を過ぎた物は赤で表示されます。
• 一覧が長くなったら、「貸出中」画面の検索に名前を入れると、その人の手元に残っている物がまとめて出てきます。Webアプリでは「顧客」ボタンで人ごとにまとめて表示することもできます。
• 最終日に戻ってきた物は「返却済みにする」で記録します。一部だけの返却もできます。もう戻らない物は「返却済みにする」で閉じてから、理由「紛失」の「廃棄」として記録すれば、在庫の数が合ったままになります。
• 「履歴」で「顧客／仕入先」の絞り込みを使うと、その人の貸出と返却が、日付と登録した人の名前つきで並びます。有料プランなら期間を選んでエクセルに書き出し、返却の記録に添えられます。

Invenvaでの使い方

Invenvaでの貸出は、名前を書いた相手への「出庫」で、戻ってくることを前提にしたものです。借りる人にアカウントやアプリは要りません。名前だけで足り、アプリは物を出す相手を一つの一覧で管理するため、その名前は顧客の一覧にも並びます。

貸し出す権限（出庫）と返却を受け付ける権限（入庫）は、人ごとに分けて設定できます。スマホなら電波がなくても貸出と返却を登録でき、つながったときに同期されます。

• 工具や備品を一つずつ、写真つきの商品として登録します。シリアル番号はカスタムフィールドに入れられます。同じ型の工具を見分けたいときは、1台ずつ数量1の商品として登録します。有料プランなら、バーコードやQRコードのラベルを印刷して本体やケースに貼れます。
• 貸し出すときは、ラベルをスキャンするか商品を検索し、「出庫」を選んで「貸出」をタップします。借りる人の名前と数量を入れ、返す日が決まっていれば「返却期限」も入れます。「バッテリー1個のみ」のようなメモも、貸出の記録と一緒に残ります。
• 同じ人に何点か渡すときは、在庫一覧でまとめて選び、一度に貸し出せます。
• 工具は在庫から減りますが、売上にはなりません。返却済みにするまで「貸出中」に表示されます。返却期限がなければ、行には貸し出した日が出ます。期限を過ぎると行に赤字で「期限超過」と表示されて一番上に移り、在庫画面の上部にも「期限超過 · 名前 · 品名」が出ます。
• 戻ってきたら行をタップして「返却済みにする」を選び、戻った数を入れます。3台のうち2台が戻れば、残りの1台は貸出中のままです。
• 貸出も返却もすべて「履歴」に残ります。誰が、誰に、いつ、いくつ渡したかが分かります。

サンプルの在庫で見てみる

サンプル在庫の「貸出中」画面は、アカウントなしで開けます。この見本は事務用品のお店なので、ドリルの代わりに、顧客に貸し出したまま返却期限を2日過ぎて赤く表示されたデスクライト2台、まだ貸出中のウェブカメラ、返却済みのノートPCスタンド3台が並んでいます。上部の「商品」と「顧客」を切り替え（「顧客」が誰かの最終日に使う表示です）、行をタップして「返却済みにする」も試してみてください。

貸出と返却はどのプランでも使え、有料プランならチーム全員で使えます。料金はチーム全体で一つで、1人ごとの料金はかかりません。Proは5人まで、Businessは25人までです。年額プランは最初の7日間が無料です。