작은 가게에서 하루를 통째로 쓰지 않고 재고 실사 하는 법

숫자는 애초에 왜 어긋나는가

한 번도 세어 본 적 없는 가게는 장부를 믿습니다. 세어 본 가게는 그렇지 않다는 걸 압니다. 재고가 어긋나는 이유는 하나같이 시시합니다. 병이 깨졌는데 아무도 적지 않았고, 한 상자는 가게에서 쓰느라 뜯었고, 납품이 모자라게 들어왔고, 판매를 엉뚱한 상품으로 찍었고, 가끔은 무언가가 문밖으로 걸어 나갔습니다. 이 중 어느 것도 장부에 저절로 나타나지 않습니다. 실사는 장부와 선반이 만나는 유일한 순간입니다.

그래서 아무것도 못 찾아도 실사는 할 가치가 있습니다. 맞아떨어진 실사는 증거입니다. 다음에 어떤 숫자가 이상해 보일 때, 한 달 전에는 맞았다는 걸 알 수 있습니다.

시작하기 전에

재고가 움직이지 않는 때를 고르세요. 마감 후, 첫 납품 전, 아니면 한산한 오전. 판매를 멈출 수 없다면 시작 시각을 적어 두고 구역마다 한 번에 세세요. 그래야 세는 도중의 판매가 두 사람 사이에서 누락되지 않습니다.

그다음 목록을 준비합니다. 모든 상품에 장부상 수량을 붙이되, 가나다순이 아니라 실제로 선반을 도는 순서대로 적습니다. 두 사람이 센다면 각자에게 선반 한 줄이나 방 하나를 통째로 맡기세요. 같은 선반에 두 사람이 있으면 같은 상자를 두 번 세게 됩니다.

• 목록을 출력하거나 휴대폰에서 열기. 상품마다 한 줄, 옆에 장부 수량.
• 누구든 시작하기 전에 단위를 정하기. 한 박스는 1인가, 12인가?
• 줄이 안 맞을 때 이유를 적을 펜이나 메모란을 준비해 두기.

자리를 놓치지 않고 세기

손에 있는 것을 세세요. 있어야 할 것이 아니라. 가장 흔한 실수는 장부 수량을 힐끗 보고, 그럴듯한 숫자니까 체크해 버리는 것입니다. 필요하면 장부 수량을 가리세요. 먼저 세고, 그다음 비교합니다.

다 센 줄은 그 자리에서 바로 체크하고 위치는 그대로 두세요. 체크할 때마다 순서가 바뀌거나 센 줄을 자동으로 숨기는 목록은 실제 선반 앞에서 자리를 잃게 만듭니다. 가만히 있는 목록이 더 빠릅니다.

줄이 안 맞으면 지금, 선반 앞에서, 찌그러진 상자나 빈자리가 아직 보일 때 이유를 적으세요. 파손, 만료, 분실, 잘못된 수량, 도난. 한 시간 뒤에 모은 이유는 추측일 뿐입니다.

실사가 끝난 뒤

무엇이든 반영하기 전에 차이를 검토하세요. 차이가 크면 그 한 줄만 다시 셀 만합니다. 일 분이면 되고, 대부분의 실수가 거기 숨어 있습니다. 그런 다음 모든 수정을 한 번에 반영해서, 기록에 실사 한 건, 날짜 하나, 담당자 한 명, 줄마다 전후 수량이 남게 하세요.

그 기록을 보관하세요. 수량을 하나씩 고쳐서 조용히 반영한 실사는 나중에 확인할 수 없고, 손실이 늘고 있는지 줄고 있는지도 말해 주지 못합니다. 여섯 달치 실사 기록이 있어야 “뭔가 자꾸 없어진다”는 막연한 느낌이 손을 쓸 수 있는 숫자로 바뀝니다.

얼마나 자주

작은 가게라면 한 달에 한 번 전체 실사, 그리고 매주 가장 많이 움직이는 스무 가지 상품만 짧게 세는 것으로 충분합니다. 어긋나는 건 그 상품들이고, 스무 줄은 십오 분이면 됩니다. 수백 품목을 다루는 창고는 보통 순환 실사로 넘어갑니다. 매주 다른 구역을 세서, 문을 닫지 않고도 모든 선반이 일 년에 몇 번씩 세어집니다.

전체 실사는 회계연도 말에 맞추세요. 회계사가 요구하는 재고 평가액은 그 실사에 매입 원가를 곱한 것이고, 이미 하고 있는 실사라면 추가 비용이 들지 않습니다.

연말 재고실사와 기말재고 평가

개인사업자의 과세기간은 1월 1일부터 12월 31일까지라서, 12월 31일 현재의 기말재고가 그해 매출원가를 정하고 이듬해 5월 종합소득세 신고에 들어갑니다. 법인은 사업연도 종료일의 재고가 기준이고, 법인세는 그 달 말일부터 3개월 안에 신고합니다.

실사는 판매가 멈춘 때 하세요. 12월 31일 마감 후나 새해 첫 영업 전에 세면 그 수량이 곧 연말 수량입니다. 다른 날 셌다면 그 사이 입고와 출고로 12월 31일 수량을 맞추고, 그 계산을 재고조사표와 함께 보관하세요. 빌려준 물건은 선반에 없으니 실사에 넣지 말고, Invenva의 대여 중 목록을 보고 재고조사표에 더하세요. 표에는 실사 날짜와 실사한 사람을 적고 서명을 받아 두세요.

단가는 세무서에 신고한 평가방법을 따릅니다. 신고하지 않았다면 세무서는 선입선출법으로 평가합니다(소득세법 시행령 제95조, 법인은 법인세법 시행령 제74조). 이때 연말 재고는 최근 매입분부터 거슬러 올라가며 단가를 매깁니다. Invenva의 매입가는 입고에서 추가 비용으로 넣은 배송비나 관세까지 더해 매입할 때마다 다시 계산하는 이동평균이라, 이동평균법을 신고했다면 그대로 쓰면 됩니다. 다른 방법이라면 그 방법으로 낸 단가를 재고조사표에 적으세요. 기한이 지나 신고하면 그해까지는 선입선출법이 적용됩니다. 매입가를 부가가치세 포함 금액으로 넣었다면, 일반과세자는 공제받는 매입세액을 뺀 단가를 적으세요. 종이로 센다면 무료 재고 실사 양식이 장부 수량, 실사 수량, 차이를 한 줄에 보여 줍니다. 두 번째 시트인 기말 재고조사표에는 실사한 수량이 그대로 넘어가고, 단가를 넣으면 금액과 합계 금액이 계산되며, 실사자와 확인자 서명란도 있습니다.

가장 자주 보는 실수

• 선반이 아니라 기억이나 장부 수량으로 세기.
• 주중에 수량을 하나씩 고쳐 놓고 실사라고 부르기.
• 같은 선반에 두 사람, 또는 창고 안쪽을 누가 셌는지 아무도 모름.
• 차이가 큰 줄만 다시 세고 나머지는 믿어 버리기.
• 이유를 한 번도 적지 않아 일 년치 손실에 설명이 없음.

Invenva에서 하는 법

Invenva의 재고 실사는 바로 이 목록을 중심으로 만들어졌습니다. 모든 행이 장부 수량으로 시작하고, 행은 제자리에서 체크하며 위치가 바뀌지 않고, 안 맞는 행에는 그 자리에서 이유를 붙이며, 적용을 누르면 누가, 언제, 수량이 바뀐 줄마다 전후 수량이 담긴 실사 기록 한 건이 남습니다. 입력 대신 바코드를 스캔해서 셀 수 있고, 실사를 한 카테고리나 선반 하나로 한정할 수도 있습니다.

두 사람이 매대를 나눠 맡아 휴대폰 두 대로 셀 수도 있습니다. Pro 연간 요금제는 처음 7일이 무료라서, 매장 전체를 세고 결과를 적용한 뒤 회계 담당자에게 재고 목록을 내보내기까지 충분합니다.