Controlar o fiado e o estoque no mesmo lugar

A primeira caderneta do dia não é a do estoque

No comércio de bairro, a primeira caderneta que se abre de manhã não é a do estoque. É a do fiado. Quem deve, quanto, desde quando, e o que vai entrar no caixa esta semana. O estoque vem depois, porque prateleira vazia se enxerga com o olho, e que seu Antônio está há três semanas sem pagar só a caderneta diz.

Quase todo aplicativo de estoque ignora esse fato. Pensa em depósito, contagem e relatório, e deixa de fora o assunto de dinheiro que realmente ocupa o dia. Aí o dono acaba trabalhando em dois lugares: o aplicativo para a mercadoria e a caderneta para o dinheiro.

Os três problemas da caderneta

O primeiro é somar. Para saber quanto alguém deve é preciso achar a página e somar as linhas na mão. Em dia de movimento ninguém faz isso, então o saldo real só aparece no fim do mês.

O segundo é a data. A caderneta tem data, mas não avisa. As dívidas vencidas se acumulam não porque foram esquecidas, mas porque nada lembra que o dia chegou.

O terceiro é a prova. A folha rasga, o lápis apaga, a caderneta molha. Na hora da discussão, o que você tem é a sua própria letra. Nada disso tem a ver com honestidade: é o limite do papel.

Por que separar a dívida do estoque dá errado

Vender fiado é a própria saída de mercadoria. O produto desce da prateleira, vai com o cliente e o dinheiro chega depois. É um fato só, mas anotado em dois lugares começa a se comportar como duas verdades diferentes.

Quando fica separado, acontece isto: o estoque baixa certo mas esquecem de anotar a dívida, ou anotam a dívida sem saber qual produto saiu. No fim do mês o caixa e o estoque não batem e não há como achar de onde vem a diferença.

Juntos são os dois lados de um mesmo movimento. O que saiu, para quem, quanta dívida nasceu e quando vence fica num registro só, e quando um número parece estranho você segue uma trilha única para trás.

Uma distinção que vale deixar clara: venda fiada continua sendo venda. A mercadoria saiu, então o estoque baixa e a venda aconteceu. O que está pendente é só o recebimento. Um sistema bom não mistura as duas coisas.

Lembrar e cobrar

O que melhora a cobrança não é a firmeza, é a hora. Uma dívida lembrada no dia do vencimento é fácil de pedir. Três semanas depois, pedir custa e o cliente já entra na defensiva.

Por isso, num fiado a data importa tanto quanto o valor. Se você põe um prazo, o sistema deveria avisar naquele dia, e o que venceu deveria estar na primeira tela que você abre. Se para saber para quem ligar é preciso rodar um relatório, esse relatório nunca é rodado.

Como funciona no Invenva

No Invenva o fiado não é uma caderneta separada, é parte da movimentação da mercadoria. Ao lançar uma saída você escreve o nome do cliente e aparece a opção de fiado. Marcando, a dívida é gravada junto com o estoque, de uma vez só. Você não digita o valor duas vezes: ele sai do preço do produto. Se o produto não tiver preço cadastrado, você digita o preço na própria linha.

Na tela de saldos os clientes e os fornecedores ficam separados. Em cima há um total só, o que te devem ou o que você deve. Embaixo, cada nome com o saldo em aberto e a data. O que venceu aparece em vermelho e também vira um aviso no topo da lista de estoque, então até quem nunca abre Saldos enxerga.

Se você põe uma data, os apps do iPhone e do Android avisam naquela manhã. Dentro de uma conta os lançamentos vão do mais novo para o mais antigo, com dívidas e pagamentos em cores diferentes. Tocando numa dívida que nasceu de uma saída, o movimento abre, então você vê qual produto foi levado.

O recebimento se lança com um toque e já vem com o saldo em aberto preenchido. Quando a conta chega a zero ela sai da lista e passa para as contas quitadas, mais abaixo na mesma tela. Pagamentos parciais também valem: o saldo diminui e a conta continua aberta até chegar a zero.

Também dá para digitar as dívidas antigas da caderneta: nome, valor, e se quiser data e observação. Funciona igual no celular e no navegador, e você pode abrir a demonstração sem criar conta para ver com um estoque de exemplo.