Esnaf için stok takip programı nasıl seçilir

Esnafın derdi depo yönetimi değil

Stok yazılımlarının tanıtım sayfaları depo optimizasyonundan, tedarik zincirinden, verimlilikten bahsediyor. Bir bakkalın, bir nalburun, bir kuaförün derdi bunlar değil. Dükkan sahibinin sorduğu soru çok daha kısa: neyim var, neyim bitti, kimden ne isteyeceğim, kim bana ne borçlu.

Program bu dört soruya on saniyede cevap veremiyorsa, ne kadar yetenekli olursa olsun kullanılmaz. Bir hafta girilir, sonra kimse açmaz, sayılar bozulur ve program suçlanır. Aslında sorun programda değil, ölçekte.

Kurumsal programlar neden uymuyor

Piyasadaki güçlü programların çoğu muhasebeden doğdu. Fatura, cari, kasa, banka, e-belge, hepsi içinde. Bir mali müşavirin ya da bir muhasebe personelinin oturup öğreneceği varsayımıyla tasarlandılar. Kurulum ister, eğitim ister, çoğu zaman bir bilgisayar başında oturmayı ister.

Tek başına ya da bir çırakla çalışan bir dükkanda o varsayımların hiçbiri tutmuyor. Kimse arka odada bilgisayar başında oturmuyor. İş rafta, kapıda, kasada yapılıyor ve elde telefon var. Küçük bir işletme için doğru program, büyük programın küçültülmüş hali değil. Başka bir şey.

Küçük bir dükkanda gerçekten gereken beş şey

Uzun özellik listelerine bakmayın. Bir dükkanda programın kaderini bu beş madde belirliyor.

• Telefonda tam çalışması. Bilgisayarda her şeyi yapıp telefonda sadece gösteren programlar, işin yapıldığı yerde işe yaramaz.
• İnternet gitse de çalışması. Deponun arkasında çeken yer yoktur ve kayıt tam orada tutulur.
• Girişin hızlı olması. Bir ürünü kaydetmek yarım dakikayı geçiyorsa kırk ürünlük bir raf hiç girilmez.
• Kimin ne yaptığının kalması. Sayı yanlış çıktığında cevabı olmayan bir soru, yanlış sayıdan daha kötüdür.
• Verinin dışarı alınabilmesi. Düz bir Excel çıktısı veremiyorsa stoğunuzun nerede duracağına temelli karar vermiş olursunuz.

Excel ne zaman yeter, ne zaman yetmez

Excel gerçek bir çözümdür ve küçümsenmemeli. Bedava, esnek, internet istemiyor ve çoğu kişi zaten biliyor. Ayda birkaç yüz hareketi olan, tek depolu, tek kişilik bir işletmede bugün hâlâ iş görür.

Yetmediği yer bellidir. İkinci kişi işin içine girdiğinde dosya iki yerde açılır ve biri diğerinin üstüne kaydeder. Dosya bilgisayarda kalır, siz raftasınızdır. Sayım yapılır, fark çıkar, farkın sebebini gösterecek bir kayıt yoktur. Ve veresiye ayrı bir deftere yazıldığı için kimin ne borçlu olduğu ile hangi malın gittiği arasındaki bağ kopar.

Bu dördünden ikisi sizde varsa Excel artık zaman kazandırmıyor, kaybettiriyor demektir.

Invenva ile nasıl oluyor

Invenva küçük bir dükkan için yazıldı. iPhone'da, Android'de ve tarayıcıda aynı hesapla çalışır, bilgisayar başında oturmayı gerektirmez.

Ürün girmek kısa tutuldu. Ad ve miktar zorunlu, geri kalan her şey isteğe bağlı. Fiyat, barkod, raf, son kullanma tarihi, fotoğraf, kendi tanımladığınız alanlar, hepsi ihtiyaç duyduğunuzda açılan birer satır. Kırk ürün girecek biri kırk kere boş kutulara bakmaz.

Stok değişikliği hiçbir zaman doğrudan sayı düzeltmesi değildir. Her giriş ve çıkış kendi kaydını oluşturur, üstünde kişi, saat, gerekirse müşteri ya da tedarikçi ve sebep yazar. Kayıtlar sonradan düzenlenemez. Yanlış bir kayıt, kendi tersini yazan bir geri alma ile düzeltilir, böylece geçmiş dürüst kalır.

Veresiye ve cari hesap ayrı bir defter değil, aynı programın içindedir. Mal çıkarken müşteri adını yazıp veresiye derseniz borç aynı anda yazılır. Kimin ne borcu olduğunu ve vadesi geleni tek ekranda görürsünüz.

Giriş, çıkış ve sayım internet olmadan çalışır. Pro ile ekip kurup yetkileri kişi kişi ayarlayabilir, tüm stoğunuzu istediğiniz an Excel olarak dışarı alabilirsiniz.

Örnek depoyu hesap açmadan gezebilirsiniz. Ürünleri, geçmişi ve raporlarıyla hazır bekliyor.