Dükkandaki sayı ile depodaki sayı neden tutmaz

Buradaki depo, o depo değil

Depo programı aradığınızda karşınıza forkliftli koridorlar, toplama rotaları ve raf adresleri için yazılmış sistemler çıkar. Oysa Türkiye'de esnafın deposu çoğu zaman dükkanın arka odasıdır, üst kattaki bir bölmedir, bazen sokağın karşısındaki kiralık bir yerdir. Malı taşıyan da, sayan da, satan da aynı kişidir.

Bu ayrım önemli, çünkü ikisinin ihtiyacı farklıdır. Büyük bir depo her ürün için raf adresi tutar ve uzun bir kurulumla çalışır. Küçük bir işletmede ise işe yarayan kayıt, herkesin gün içinde kolayca açıp kullandığı kayıttır.

Sayı dükkan ile depo arasında kayar

Tek bir listeyle çalışan bir dükkanda toplam doğrudur ama nerede olduğu belli değildir. Rafta bitmiştir, arkada vardır, müşteriye yok denir. Ya da tersi olur: arkada var sanılıp sipariş verilmez, aslında iki hafta önce öne taşınmış ve satılmıştır.

İki ayrı liste tutulduğunda ise daha kötü olur. Mal arkadan öne taşınırken kimse iki listeyi birden güncellemez, çünkü o an elinde koli vardır. Bir ay sonra iki liste de yanlıştır ve hangisinin daha yanlış olduğu bilinmez.

İki yer, tek toplam

İşe yarayan kurgu şu: her yer kendi sayısını tutar ve arkadan öne taşımak bir kayıp değil, bir aktarımdır. Mal bir yerden düşer, öbür yerde artar; tek işlemle, taşıyan kişinin telefonundan.

Böylece iki soru birden cevaplanır: toplamda kaç tane var ve şu an nerede. İkisi ayrı ayrı doğru olduğu için, bir sayı tuhaf göründüğünde nereye bakılacağı da bellidir.

Programda neye bakmalı

Küçük bir işletme için ayırt edici olan dört şey var, gerisi çoğu zaman fark etmez.

• Telefonda çalışmalı. Deponun içinde bilgisayar yoktur, koli elinizdeyken masaya gidilmez.
• İnternetsiz çalışmalı. Arka oda ile depo, sinyalin en zayıf olduğu yerlerdir ve mal tam orada girer.
• Toplamı değil değişimi kaydetmeli. Her hareket ayrı bir satır olarak kalırsa, iki kişi aynı anda çalıştığında hiçbir kayıt diğerinin üstüne yazılmaz.
• Dükkanı kapatmadan sayım yapılabilmeli. Yılda bir gün kapatıp sayan az, hiç saymayan çok. Sayım bir raf, bir kategori, sakin bir sabah kadar küçük olabilmeli.

Invenva'da nasıl

Dükkan ve depo uygulamada ayrı ayrı açılır; ikisi aynı para birimini kullandığında aralarındaki taşıma tek bir aktarım kaydıdır. Mal bir yerden düşer, öbürüne aynı maliyetle girer; kaydı telefondan, malı taşıyan kişi yapar.

Her kayıt kimin girdiğini, ne zaman ve kaç adet olduğunu tutar, sonradan değiştirilemez. Yanlış girilen kayıt, kendi tersini yazan bir geri alma ile düzeltilir, böylece geçmiş dürüst kalır.

Giriş, çıkış ve sayım sinyal yokken de çalışır, sinyal gelince kendiliğinden eşitlenir. Depolar arası aktarım ise internet ister. Çalışana mal giriş ve çıkış yetkisi verip fiyatları gizleyebilirsiniz. Depodan çalışana verilen alet ve demirbaşlar da ödünç olarak kaydedilir; imzalı kağıt kayıt isteyenler için bir zimmet takip formu da var. Barkod okuma telefonun kamerasıyla olur, ayrı bir okuyucu almanız gerekmez.

Sayım, rafları dolaşarak yapılan bir ekrandır ve tek bir kategoriye daraltılabilir. Demo, içi dolu bir depodur ve hesap açmanızı istemez.