Zimmet takip formu: hangi alet ve demirbaş kimde, ne zaman geri gelecek

Zimmet formunda neler olmalı

Adı zimmet formu, zimmet tutanağı ya da demirbaş zimmet formu olabilir; içeriği aynıdır. Form, aylar sonra matkap şarj aleti olmadan geri geldiğinde sorulacak soruları cevaplayabiliyorsa işe yarar.

Türk Borçlar Kanunu'nun 396. maddesi, işçinin işverene ait araç ve gereçleri usulüne uygun kullanmasını ve kendisine teslim edilen malzemeye özen göstermesini ister. Bu yükümlülüğün somut bir karşılığı olması için neyin, kime, ne zaman ve hangi durumda teslim edildiği yazılı olmalıdır. Her satırda şunlar bulunmalı:

• Teslim tarihi.
• Teslim alanın adı soyadı. “Şantiyedeki Ali” mart ayında kimseye bir şey ifade etmez.
• Malzemenin adı, demirbaş ya da seri numarası ve yanında giden aksesuarlar: iki batarya, şarj aleti, çanta. İadede sıklıkla eksik çıkan, makinenin kendisi değil ikinci bataryadır.
• Miktar.
• Teslimdeki durum, birkaç kelimeyle: yeni, kablosu ekli, gövdesi çatlak.
• Varsa son iade tarihi. Günlük iş için verilen bir dizüstü bilgisayarın çoğu zaman iade tarihi olmaz.
• Teslim alanın imzası; iadede de malzemeyi kontrol edip geri alan kişinin imzası.

Yazdırılabilir zimmet takip formu: teslimde ve iadede imza

Bu sayfadaki dosya, her teslim için bir satırı olan bir zimmet takip formudur (Excel). Sütunlar: Sıra No, Teslim tarihi, Teslim alan, Malzeme, Demirbaş / Seri no, Miktar, Teslimde durum, Son iade tarihi, İade edildiği tarih, İade miktarı, İadede durum, Teslimde imza, İadede imza ve Açıklama. Sıra No, satıra tarih, isim ya da malzeme yazılınca kendiliğinden numaralanır; bu, ilk 500 satır için geçerlidir. Sütun adlarının sonunda invenva.com bağlantısı vardır.

Boş form, yirmi çizgili satırla yatay tek bir A4 sayfasına basılır; başlık ve sütun adları her sayfada tekrarlanır, her sayfanın altında sayfa numarası ve invenva.com yer alır. Yazdırıp ambarın tezgahındaki panoya asın ya da ekibin kamyonetinde bir kopya bulundurun. Alan kişi teslimde hemen imzalar. Geri alan kişi aksesuarları sayar ve iadede imzalar. Tek bir kişiye verilen pahalı bir eşya için, örneğin dizüstü bilgisayar ya da telefon, birçok işyeri kişi başına tek sayfalık bir zimmet tutanağı kullanır; alanlar aynıdır.

Bu form imza için tutulan kağıt bir kayıttır. Invenva'da her ödünç, teslim anında uygulamaya girilir.

İşten ayrılan personel: zimmet iadesi ve ilişik kesme

Zimmet takibinin en çok işe yaradığı gün, birinin işteki son günüdür. İlişik kesilmeden önce kısa ve doğru bir listeye ihtiyacınız olur: aldığı ve henüz geri getirmediği her şey. Kağıt formlarda bu liste, o kişinin adının geçtiği ve “İade edildiği tarih” sütunu boş olan satırlardan çıkarılır.

Geri gelenler, iki tarafın imzaladığı bir zimmet iade tutanağına yazılır. Gelmeyenler ise ad, tarih ve teslimdeki durumuyla kayıtta kalır; konuşma birinin hafızasına göre değil, yazılı kayda göre yürür. Invenva'da:

• Müşteriler ve tedarikçiler bölümünde kişinin sayfasını açın: ona ödünç verilip henüz geri gelmeyen her şey orada listelenir, gecikenler kırmızıdır.
• Liste uzadığında Ödünçte ekranındaki arama isimle de bulur ve o kişide kalan her şeyi gösterir. Web uygulamasında bu ekran, Müşteriler düğmesiyle kişiye göre de gruplanır.
• Son gün geri gelenleri, kısmen de olsa İade al ile kapatın. Geri gelmeyecek bir aleti de İade al ile kapatıp Kayıp nedeniyle Fire olarak düşün; stok böylece doğru kalır.
• Hareketler ekranında Müşteri/Tedarikçi filtresi, bu kişinin her ödünç ve iade kaydını tarihiyle ve kaydı girenin adıyla gösterir. Ücretli bir planda dönemi seçip bu listeyi Excel dosyası olarak alabilir, iade tutanağına ekleyebilirsiniz.

Invenva'da adım adım

Invenva'da ödünç, adı yazılan bir kişiye yapılan ve geri gelmesi beklenen bir Stok Çıkışı'dır. Alan kişinin hesabı ya da uygulaması olması gerekmez: adı yeter ve bu ad müşteri listenizde de görünür, çünkü uygulama mal çıkışı yapılan herkesi tek bir listede tutar.

Ödünç verme ve iade alma ayrı yetkilerdir (Stok Çıkışı ve Stok Girişi); bunları kişi kişi açarsınız. Telefonda teslim ve iade internet olmadan da girilir, bağlantı gelince eşitlenir.

• Her aleti fotoğrafıyla bir ürün olarak ekleyin. Seri numarası bir özel alanda durabilir. Aynı modelden aletleri ayırt etmeniz gerekiyorsa her birini miktarı 1 olan ayrı bir ürün olarak açın. Ücretli bir planda barkod ya da QR etiketi yazdırıp makineye veya çantasına yapıştırın.
• Teslimde etiketi okutun ya da ürünü arayın, Stok Çıkışı'nı seçin ve Ödünç ver düğmesine dokunun. Alan kişinin adını ve miktarı girin; dönüş günü belliyse İade tarihi alanını da doldurun. “Tek batarya” gibi bir not, ödünç kaydıyla birlikte saklanır.
• Aynı kişiye birkaç alet mi gidiyor? Stok listesinde hepsini seçip tek seferde ödünç verin.
• Alet stoktan düşer ama satış sayılmaz; geri gelene kadar Ödünçte ekranında bekler. İade tarihi girilmediyse satırda çıktığı gün yazar. Tarih geçince satırda kırmızı “Gecikmiş” yazar ve satır en üste çıkar; stok ekranının üstünde de “Gecikmiş · ad · alet” görünür.
• Alet döndüğünde satıra dokunun, İade al'ı seçin ve kaç tane geldiğini yazın. Üç taneden ikisi geldiyse üçüncüsü ödünçte kalır.
• Her ödünç ve iade Hareketler'de durur: kim verdi, kime, ne zaman, kaç tane.

Örnek depoda görün

Örnek deponun Ödünçte ekranını hesap oluşturmadan görebilirsiniz. Örnek depo büro malzemesi satıyor; bu yüzden matkap yerine bir müşteriye ödünç verilmiş, iade tarihi iki gün geçtiği için kırmızı görünen iki masa lambası, hâlâ dışarıda olan bir web kamerası ve geri gelmiş üç laptop standı görürsünüz. Üstte Ürünler ile Müşteriler arasında geçiş yapın (ikincisi, birinin son gününde kullanacağınız görünümdür) ve İade al'ı denemek için bir satıra dokunun.

Ödünç ve iade her planda çalışır; ücretli planlar bütün ekibi tek fiyatla, kişi başı ücret almadan bir araya getirir: Pro 5 kişiye, Business 25 kişiye kadardır. Yıllık planlarda ilk 7 gün ücretsizdir.