Veresiye defteri ve stok takibi aynı yerde nasıl tutulur

Sabah açılan defter stok defteri değil

Bir bakkalın, kasabın, nalburun sabah ilk baktığı defter stok defteri değildir. Veresiye defteridir. Kimin ne borcu var, kim ne zaman ödeyecek, bu ay kasaya ne girecek. Stok ikinci sıradadır, çünkü rafın boş olduğunu zaten gözünüzle görürsünüz ama Ahmet Usta'nın üç haftadır ödemediğini yalnızca defter söyler.

Stok programlarının çoğu bu gerçeği görmez. Depoyu, sayımı, raporu düşünür, dükkanın asıl para meselesini kapsam dışı bırakır. Sonra da esnaf iki ayrı yerde çalışır: mal için program, para için defter.

Kağıt defterin üç sorunu

Birincisi toplama. Bir müşterinin bakiyesini bulmak için sayfayı bulup satırları elle toplamak gerekir. Kalabalık bir günde kimse bunu yapmaz, o yüzden kimin ne borcu olduğu ancak ay sonunda anlaşılır.

İkincisi vade. Defterde tarih vardır ama defter sizi uyarmaz. Vadesi geçen alacaklar unutulduğu için değil, hatırlatacak bir şey olmadığı için birikir.

Üçüncüsü kanıt. Sayfa yırtılır, yazı silinir, defter ıslanır. Tartışma çıktığında elinizde yalnızca kendi yazınız vardır. Bunların hiçbiri dürüstlükle ilgili değil, hepsi kağıdın sınırıyla ilgili.

Borcu stoktan ayırmak neden hata

Veresiye, mal çıkışının kendisidir. Ürün raftan iner, müşteriye gider, para sonra gelir. Bu tek bir olaydır ama iki ayrı yere yazıldığında iki ayrı gerçek gibi davranmaya başlar.

Ayrı tutulunca şu olur: stok doğru düşer ama borcu yazmak unutulur ya da borç yazılır fakat hangi malın gittiği bilinmez. Ay sonunda kasa ile stok birbirini tutmaz ve farkın nereden geldiği bulunamaz.

Aynı yerde tutulunca ikisi bir hareketin iki yüzü olur. Ne verildiği, kime verildiği, ne kadar borç doğduğu ve ne zaman ödeneceği tek kayıtta durur. Sayı yanlış çıktığında da geriye doğru tek bir iz sürersiniz.

Dikkat edilecek bir ayrım var: veresiye satış yine satıştır. Mal raftan indiği için stok düşer, ciro gerçekleşir. Ödenmemiş olan sadece paradır. İyi bir sistem bu ikisini karıştırmaz.

Hatırlatma ve tahsilat

Tahsilatı artıran şey sertlik değil, zamanlamadır. Vadesi gelen alacak o gün hatırlatılırsa istenmesi kolaydır. Üç hafta geçtikten sonra hem istemek zorlaşır hem müşteri savunmaya geçer.

Bu yüzden bir veresiye kaydında tarih, tutar kadar önemlidir. Vade girildiğinde sistem o gün sizi uyarmalı, vadesi geçenler ise açtığınız ilk ekranda görünmeli. Aramanız gereken kişiyi bulmak için rapor çalıştırmak zorunda kalıyorsanız o rapor hiç çalıştırılmaz.

Invenva ile nasıl oluyor

Invenva'da veresiye ayrı bir defter değil, mal hareketinin bir parçası. Çıkış yaparken müşteri adını yazdığınızda veresiye seçeneği belirir. İşaretlediğinizde borç, stok hareketiyle birlikte tek seferde yazılır. Tutarı ikinci kez yazmazsınız, ürünün fiyatından hesaplanır. Fiyatı olmayan bir ürün satıyorsanız o satıra fiyatını yazarsınız.

Bakiyeler ekranında müşteriler ve tedarikçiler ayrı ayrı durur. Üstte tek bir toplam vardır, alacağınız ya da borcunuz. Altında her isim, açık bakiyesi ve vadesi yazılıdır. Vadesi geçenler kırmızı görünür ve stok ekranının üst satırında da bir uyarı olarak çıkar, yani Bakiyeler ekranını hiç açmayan biri bile görür.

Vade girdiğinizde iPhone ve Android uygulamaları vade günü sabah saat dokuzda hatırlatır. Bir hesabın içinde bütün hareketler yeniden eskiye doğru sıralanır, borçlar ve ödemeler ayrı renkte durur. Mal çıkışından doğan bir borca dokunduğunuzda o hareketin kaydı açılır, yani hangi ürünün gittiğini görürsünüz.

Tahsilatı tek tuşla girersiniz ve açık bakiye hazır gelir. Hesap sıfırlandığında listeden düşer, aynı listenin aşağısındaki kapanmış hesaplar arasına geçer. Kısmi ödeme de alabilirsiniz: bakiye düşer, hesap sıfırlanana kadar açık kalır.

Eski defterdeki borçları da elle girebilirsiniz: isim, tutar, isterseniz vade ve not. Hem telefonda hem tarayıcıda aynı şekilde çalışır. Örnek depoda dolu bir veresiye defteri var, hesap açmadan girip bakabilirsiniz.