Stok sayımı nasıl yapılır: küçük bir dükkanda bir gün kaybetmeden

Rakamlar neden kayar?

Hiç sayım yapmamış her dükkan kayıtlarına inanır. Sayım yapmış olan daha iyisini bilir. Stok sıradan sebeplerle kayar: bir şişe kırıldı ve kimse yazmadı, bir koli dükkanın kendi ihtiyacı için açıldı, bir teslimat eksik geldi, bir satış yanlış ürüne kesildi, bazen de bir şey kapıdan çıkıp gitti. Bunların hiçbiri kayıtlarda kendiliğinden görünmez. Sayım, kayıtlarla rafın buluştuğu tek andır.

Bu yüzden hiçbir fark bulmayan bir sayım bile yapmaya değer. Tutan bir sayım kanıttır; bir dahaki sefere bir rakam tuhaf göründüğünde, bir ay önce doğru olduğunu bilirsiniz.

Başlamadan önce

Stoğun hareket etmediği bir an seçin: kapanıştan sonra, ilk teslimattan önce ya da sakin bir sabah. Satışı durduramıyorsanız başlangıç saatini not edin ve her bölümü tek seferde sayın; böylece sayım sırasındaki bir satış iki kişinin arasında kaybolmaz.

Sonra listeyi hazırlayın: her ürün kayıtlardaki miktarıyla birlikte, alfabetik sırayla değil, raflar arasında gerçekten yürüdüğünüz sırayla. İki kişi sayacaksa her birine bütün bir raf ya da bütün bir oda verin. Aynı rafta iki kişi olursa aynı koli iki kez sayılır.

• Listeyi yazdırın ya da telefonda açın: her ürün bir satır, yanında kayıtlı miktar.
• Kimse başlamadan birime karar verin: bir koli bir mi, on iki mi?
• Bir satır tutmadığında sebebi yazmak için bir kalem ya da bir not alanı bulundurun.

Yerinizi kaybetmeden saymak

Elinizdekini sayın, olması gerekeni değil. En yaygın sayım hatası kayıtlı miktara göz atmak, makul bir rakam görmek ve tik atmaktır. Gerekirse kayıtlı miktarın üstünü kapatın. Önce sayın, sonra karşılaştırın.

Her satırı bittiği anda işaretleyin ve olduğu yerde bırakın. İşaretledikçe kendini yeniden sıralayan ya da sayılan satırları kendiliğinden gizleyen listeler, insanın gerçek rafta yerini kaybetmesine yol açar. Yerinde duran liste daha hızlıdır.

Bir satır tutmadığında sebebi hemen, rafın başında, hasarlı koliyi ya da boş yeri hâlâ görebiliyorken yazın: hasarlı, son kullanma tarihi geçmiş, kayıp, yanlış sayım, hırsızlık. Bir saat sonra toplanan sebepler tahmindir.

Sayımdan sonra

Düzeltmeleri uygulamadan önce farkları gözden geçirin. Büyük farklar o tek satırın yeniden sayılmasını hak eder; bir dakika sürer ve sayım hatalarının çoğu oradadır. Sonra bütün düzeltmeleri tek adımda uygulayın; kayıtlar tek bir sayımı, tek bir tarihte, tek bir kişi tarafından, her satırın öncesi ve sonrasıyla göstersin.

O kaydı saklayın. Miktarları tek tek düzelterek sessizce uygulanan bir sayım sonradan denetlenemez ve firenin artıp azaldığını söyleyemez. Altı aylık sayım kaydı, "bir şeyler kayboluyor" hissini üzerine gidebileceğiniz bir rakama çevirir.

Ne sıklıkla

Küçük bir dükkan için ayda bir tam sayım ve her hafta en çok hareket eden yirmi ürünün kısa sayımı yeterlidir. Kayan ürünler bunlardır ve yirmi satır on beş dakika sürer. Yüzlerce kalemi olan bir depo genellikle döngüsel sayıma geçer: her hafta farklı bir bölüm, böylece her raf yılda birkaç kez, hiç kapatmadan sayılır.

Tam sayımı mali yılınızın sonuyla aynı güne getirin. Muhasebecinizin istediği değerleme o sayımın maliyetle çarpımıdır; zaten tuttuğunuz bir sayım fazladan hiçbir şeye mal olmaz.

Yıl sonu stok sayımı ve sayım tutanağı

Bilanço esasına göre defter tutan şirketler ve tacirler, stoklarını hesap döneminin son günü itibarıyla sayıp değerlemek zorundadır. Çoğu işletmede bu gün 31 Aralık'tır ve kanun ona bilanço günü der (VUK 185). Mal alıp satan işletme defteri mükellefleri de dönem sonunda emtia envanteri çıkarmak zorundadır (VUK 195). Basit usuldeki esnaf defter tutmadığı için bu yükümlülük ona düşmez (VUK 173).

Sayımı satışın durduğu bir ana koyun: 31 Aralık akşamı kapanıştan sonra ya da dükkan kapalıysa 1 Ocak sabahı. Ticaret kanunu yıl sonundan üç ay önce ile iki ay sonra arasındaki bir günün sayımını da yeterli sayar, yeter ki yıl sonu değerlemesi bu sayımdan doğru yapılsın (TTK 67/3). Vergi kanunu ise envanteri bilanço gününe göre tanımlar (VUK 186). Başka bir gün saydıysanız aradaki giriş ve çıkışlarla 31 Aralık miktarını hesaplayın, hesabı da listeyle saklayın. Ödünç verdiğiniz mallar hâlâ sizindir ama rafta değildir: onları sayıma değil, Invenva'daki Ödünçte listesinden yıl sonu listesine ekleyin. Sayım tutanağını sayfa sayfa numaralayın, tarihini yazın, sayan kişiye ve işletme sahibine imzalatın: VUK 188 envanter listelerinden bunu ister.

Değerlemede ölçü maliyet bedelidir (VUK 274). Maliyete gümrük ve nakliye gibi giderler de girer (VUK 262), indirilecek KDV girmez. Ticaret kanunu aynı türden stokların ortalama ağırlıklı değerle envantere konmasına izin verir (TTK 66/4). Invenva'daki alış fiyatı da her alışta yeniden hesaplanan ağırlıklı ortalamadır; Stok Girişi'nde ek masraf olarak yazılan kargo veya gümrük de buna eklenir. Alış fiyatlarını KDV dahil girdiyseniz listeye KDV hariç birim maliyeti yazın. Kağıt üzerinde sayacaksanız ücretsiz stok sayım formumuz kayıtlı miktarı, sayılan miktarı ve farkı aynı satırda gösterir. İkinci sayfası olan Envanter listesi sayılan miktarları kendiliğinden alır, birim maliyeti siz yazarsınız, tutarı ve toplamı dosya hesaplar; envanter tarihi ile sayım tarihi ayrı satırlardadır ve imza satırları her sayfanın altına basılır.

En sık gördüğümüz hatalar

• Raftan değil, hafızadan ya da kayıtlı miktardan saymak.
• Hafta içinde miktarları tek tek düzeltip buna sayım demek.
• Aynı rafta iki kişi ya da arka odayı kimin aldığından kimsenin emin olmaması.
• Yalnızca büyük fark çıkan satırları yeniden sayıp gerisine güvenmek.
• Sebebi hiç yazmamak; böylece bir yıllık firenin açıklaması olmaz.

Invenva ile nasıl yapılır

Invenva'daki Stok Sayımı tam olarak bu listenin etrafında kurulu: her satır kayıtlı miktarla başlar, satırları yerinde işaretlersiniz ve oldukları yerde kalırlar, tutmayan satıra anında bir sebep etiketi eklenir ve Uygula'ya bastığınızda kim, ne zaman ve farkı çıkan her satırın öncesi ile sonrası tek bir sayım kaydına yazılır. Yazmak yerine barkod okutarak sayabilirsiniz ve bir sayım tek bir kategoriyle ya da tek bir rafla sınırlanabilir.

İki kişi rafları aralarında paylaşıp iki telefonla sayabilir. Yıllık Pro planında ilk 7 gün ücretsiz: bütün dükkanı saymaya, sonucu uygulamaya ve stok listesini muhasebeci için dışa aktarmaya yeter.