Küçük işletme için stok takip programı seçerken sorulacak yedi soru

Özellik listesinden değil, depodan başlayın

Stok uygulamaları özellik listesiyle satılır ve özellik listeleri birbirinin aynısıdır. Asıl farklar rafta ortaya çıkar: koliyi açan kişi malı tek eliyle girebiliyor mu, yanlış bir kayıt bulunup geri alınabiliyor mu, telefondaki rakamla bilgisayardaki rakam aynı mı. Bu yedi soru, küçük işletmelerin stok takibine nasıl geçtiği ve nerede takıldığı izlenerek çıkarıldı.

1. Stoğun olduğu yerde çalışıyor mu?

Stok, telefonun çekmediği bir arka odada, pazar tezgahında, bir kamyonette durur. Uygulama her değişiklik için internet istiyorsa değişiklikler ertelenir ve kayıtlar geride kalır. Çevrimdışı çalışıp sonradan eşitleyen, hem telefonda hem bilgisayarda çalışan bir uygulama arayın; çünkü sayan kişiyle sipariş veren kişi çoğu zaman aynı kişi değildir.

2. Her değişikliğin geçmişini tutuyor mu?

Doğrudan düzeltilebilen bir miktara kimse güvenemez. Her stok değişikliği kim, ne zaman, kaç adet ve neden bilgisiyle bir kayıt olmalı; yanlış bir kayıt sessizce düzeltilmemeli, yeni bir kayıtla geri alınmalı. Bir ay sonra "neden üç eksik?" sorusuna böyle cevap verirsiniz.

3. Ekip, sınırlı yetkilerle kullanabiliyor mu?

Patron sipariş verir, çalışanlar mal giriş çıkışını yapar, muhasebeci yalnızca bakar. Uygulama her birine tam olarak bunu vermeli: roller, bir davet kodu ya da bağlantısı ve yeni gelen birinin yanlışlıkla ürün silemeyeceği bir düzen. Kullanıcı başına fiyatlandırmaya dikkat edin; beş kişilik bir ekip beş ayrı abonelik ödememeli.

4. Verinizi dışarı alabiliyor musunuz?

Her şeyden önce dışa aktarma düğmesini bulun. Muhasebeci için Excel, tedarikçi için PDF ve bir gün ayrılırsanız stok listesinin tamamı. Kolay içe aktarıp zor dışa aktaran bir uygulama tuzaktır. Yanınıza alamadığınız veri sizin değildir.

5. Sadece listelemiyor, sayım ve sipariş de yapıyor mu?

Ürün listesi işin kolay kısmı. Asıl iş, kayıt bırakan stok sayımlarında, raf boşalmadan gelen düşük stok uyarılarında, bir çalışana kontrol listesi olarak verebileceğiniz tedarikçi siparişlerinde ve stoğun değerini ve hangi malın döndüğünü gösteren raporlarda. Ürün ekranını değil, bir sayım ve bir sipariş görmek isteyin.

6. Büyüdüğünüzde ne kadar tutuyor?

Fiyat sayfasını ilk ay için değil, ikinci yıl için okuyun. Kullanıcı başına fiyat, şube başına fiyat ve dışa aktarma ya da barkod etiketi için ücretli ek paketler, ucuz planın pahalıya döndüğü yerdir. Tüm ekip için tek bir sabit fiyat planlaması kolaydır; gerçek sınırları olan bir ücretsiz plan da ödemeden önce kendi stoğunuzla denemenizi sağlar.

7. Çalışanlar gerçekten kullanacak mı?

En iyi sistem, yoğun bir cumartesi günü kullanılan sistemdir. Bir mal girişi altı dokunuş istiyorsa, pazartesi günü akılda kalanla girilir. Uygulamayı en çok kullanacak kişiye verin ve on gerçek ürün eklemesini izleyin. Nasıl kullanılacağını anlatmanız gerekiyorsa başka bir uygulamaya bakın.

İlk gün ihtiyacınız olmayanlar

Depolar arası transfer, kasa sistemi entegrasyonu, muhasebe eşitlemesi, satın alma onay akışları. Bunlar bazı işletmeler için gerçek ihtiyaç, çoğu küçük işletme için gürültü. Bunları şimdi kurmanızı isteyen değil, sonradan eklemenize izin veren bir uygulama seçin.

Bir uygulamayı bir öğleden sonrada test etmek

• Demoyu ya da ücretsiz bir hesabı açın ve varsa barkodlarıyla birlikte yirmi gerçek ürününüzü ekleyin.
• Telefondan bir mal girişi ve birkaç satış çıkışı yapın, sonra rakamları bilgisayardan kontrol edin.
• Bu yirmi üründe bir stok sayımı yapın ve bıraktığı kayda bakın.
• Excel'e aktarın ve dosyayı açın. Her şey yerinde mi?
• Kayıtlardan birini geri alın ve geçmişin hâlâ anlamlı olup olmadığına bakın.

Invenva bu sorulara nasıl cevap veriyor

Invenva iPhone'da, Android'de ve her tarayıcıda çalışır, çevrimdışı kullanılır ve her değişikliği kişi ve saat bilgisiyle bir hareket olarak saklar. Ekipler bir kodla katılır ve rol alır; her planın kapsadığı herkes için tek bir fiyatı vardır, üye başına ücret alınmaz. Sayımlar, siparişler, uyarılar ve raporlar her planda vardır; Excel dosyasının tamamını içe aktarmak ve Excel ile PDF'e dışa aktarmak ücretli planlara dahildir. Ücretsiz plan 20 ürün ve 20 stok işleminde durur, yani denemek içindir. Canlı demo ise hesap açmadan örnek bir depo açar; yukarıdaki öğleden sonra testini yapmanın en hızlı yolu budur.