Excel stok sayım formu şablonu: fark otomatik hesaplanır

Dosyada neler var

İlk sayfa, Stok Sayımı, sayımın yapıldığı sayfadır. En üstte tarih, sayan kişi ve konum. Altında her ürün için bir satır: ad, birim, kayıtlarınızdaki miktar, saydığınız miktar, sizin için hesaplanan fark, bir neden ve notlar. Sayılan ile defter miktarı uyuşmadığında satır kırmızıya döner; böylece sonraki inceleme bir akşam değil birkaç dakika sürer. Kağıda her ürün için çizgili bir satırla, en az otuz satır olarak basılır; boş bir kopya da elle doldurulan form olur.

İkinci sayfa, Envanter listesi, sayımı yıl sonu envanter listesine dönüştürür. Her satır, Stok Sayımı sayfasındaki aynı satırdan malın adını, birimini ve sayılan miktarı alır, sıra numarası da kendiliğinden yazılır. Birim maliyeti siz yazarsınız; satır tutarı ve toplam tutar hesaplanır, miktarı ya da birim maliyeti eksik kalan satır turuncu görünür. Stok kodu için de ayrı bir sütun var. Birim maliyetleri yazmadan önce satırları Stok Sayımı sayfasında ekleyin, silin ve sıralayın, çünkü her satır oradaki aynı satırı izler. Basılan her sayfanın altında sayfa numarası ve invenva.com bulunur; listenin sayfalarında sayımı yapanın ve işletme sahibinin ya da vekilinin imza yerleri de vardır. Sayım sayfasında da başlığın altında invenva.com bağlantısı yer alır.

Formla nasıl sayım yapılır

Başlamadan önce defter miktarlarını doldurun ve satırları raflar arasında gerçekten yürüdüğünüz sıraya koyun, sonra yazdırın ya da bir tablette açın. Formda yazanı değil elinizdekini sayın; sebebi de olduğu yerde yazın: hasarlı, son kullanma tarihi geçmiş, kayıp, yanlış sayım, hırsızlık. Bir saat sonra hatırlanan sebep bir tahmindir.

• Her kişiye bütün bir raf ya da bütün bir oda verin, aynı rafı asla iki kez saydırmayın.
• Kapanış saatinde ya da ilk teslimattan önce, hiçbir şey hareket etmezken sayın.
• Bir şeyi düzeltmeden önce yalnızca fark çıkan satırları yeniden sayın.

Sayımdan sonra

Düzeltmeleri tek seferde uygulayın ve formu saklayın: tarihli, isimli ve sebepli bir sayım, "bir şeyler kayboluyor" hissini bir rakama çevirir. Altı aylık bu formlar firenin artıp artmadığını size söyler.

Yıl sonu sayım tutanağı: kanun bu listede ne istiyor

Vergi Usul Kanunu'na göre envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları "saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tesbit etmektir" (VUK 186). Yani yıl sonu listesi her malı tek tek gösterir ve yalnızca adedini değil, değerini de yazar. Envanter esas olarak envanter defterine çıkarılır; çok çeşitli mal tutan büyük işletmeler listelerle çalışabilir ve deftere bu listelerin toplamını geçirir (VUK 188).

Bu yükümlülük bilanço esasına göre defter tutanlar içindir: bütün ticaret şirketleri ile yıllık alışı ya da satışı VUK 177'deki sınırı aşan tacirler (kanunun bugünkü metninde alışta 2.500.000 TL, satışta 3.500.000 TL). İşletme defteri tutup mal alıp satanlar da her dönem sonunda emtia envanteri çıkarır ve bunu işletme defterine yazar (VUK 195). Basit usulde vergilendirilenler ile vergiden muaf esnaf defter tutmaz (VUK 173); bu liste onlar için kanuni bir zorunluluk değildir.

Tarih bilanço günüdür; hesap dönemi takvim yılı olanlar için 31 Aralık (VUK 174, 185 ve 186). Sayımı o gün, satışlar bittikten sonra yapın ve tarihi listeye yazın. Kağıt envanter defteri kullanıyorsanız 2027 yılının açılış onayını 31 Aralık 2026'ya kadar notere yaptırırsınız (TTK 64/3); defterini elektronik ortamda tutanlar için noter onayı aranmaz.

Değer maliyet bedelidir (VUK 274): alış bedeli ile nakliye, gümrük, yükleme ve boşaltma gibi doğrudan giderler (VUK 262). İndirim konusu yapılan KDV maliyete girmez. Aynı türden stoklar ağırlıklı ortalama değerle envantere konulabilir (TTK 66/4). 2025, 2026 ve 2027 hesap dönemlerinde enflasyon düzeltmesi yapılmadığı için (VUK geçici 37), 31 Aralık 2026 listesi tarihi maliyetle hazırlanır. Invenva'daki alış fiyatı da böyle bir ağırlıklı ortalamadır: teslimatta girdiğiniz kargo ve gümrük dahil, her alışta yeniden hesaplanır.

Listede bulunması gerekenler aşağıda. Dosyanın Envanter listesi adlı ikinci sayfası da bu alanlarla gelir: sıra numarası kendiliğinden yazılır, miktar ilk sayfadaki sayımdan gelir, birim maliyeti siz yazarsınız, tutar ile genel toplam hesaplanır, imza yerleri ve sayfa numarası her sayfanın altına basılır.

• Her mal için ayrı bir satır: malın cinsi, birimi ve sayılan miktarı
• Birim maliyeti ve tutarı (miktar çarpı birim maliyet)
• Listenin genel toplamı, yani envanter defterine geçen rakam
• Her sayfada sayfa numarası
• Envanterin tarihi
• Envanteri çıkaranın ve işletme sahibinin ya da vekilinin imzası

Invenva yıl sonu sayımında nasıl yardım eder

Sayımı birkaç kişi aynı anda yapabilir: herkes kendi telefonunda kendi rafını sayar ve bir sayım tek bir kategoriyle ya da tek bir rafla sınırlanabilir. Uygula'ya basıldığında kimin, ne zaman saydığı ve farkı çıkan her satırın öncesi ile sonrası sayım kaydına yazılır.

Sayım uygulandıktan sonra Stok ekranından Excel'e aktarın (ücretli planlarda). Dosyada her ürün için miktar, birim, Alış fiyatı ve Maliyet değeri sütunları vardır. Alış fiyatı yukarıda anlatılan ağırlıklı ortalamadır; Maliyet değeri de miktar çarpı alış fiyatıdır. Envanter listesindeki birim maliyet ve tutar bu iki sütundan gelir.

31 Aralık'tan sonra satışa devam ettiyseniz o günün rakamlarını sonradan da alabilirsiniz. Web uygulamasında Raporlar'ı açın, 31 Aralık'ta biten bir Özel dönem seçin, Veriler (Excel) içinde Dönem sonu stok seçeneğini açıp Paylaş'a basın. Dosya her ürünün 31 Aralık'taki miktarını ve Dönem sonu maliyet değeri sütununu verir; listeye bu sütunu alın, çünkü Dönem sonu stok değeri satış fiyatı girilmiş ürünlerde satış fiyatıyla hesaplanır. Bu rakam hareketlerden hesaplanır, bir sayım değildir: 31 Aralık'ta uyguladığınız sayım içindedir, sonraki bir günde uygulanan sayım değildir. Ücretli plan gerektirir, yalnızca bitmiş bir Özel dönemde ve internet bağlantısıyla çalışır. Web uygulamasında şimdi var; iPhone ve Android uygulamalarına bir sonraki güncellemeyle gelecek.

Ödünç verdiğiniz mallar hâlâ sizindir: Invenva onları stok çıkışı olarak kaydeder ve Ödünçte listesinde kimde ne kadar olduğunu gösterir, siz de bunları listeye ayrıca eklersiniz. Alış fiyatlarını KDV dahil girdiyseniz maliyet değerine KDV de girer; listede KDV'siz birim maliyeti kullanın. Envanter defterine ne geçeceğine mali müşaviriniz karar verir.

Invenva'da nasıl yapılır

Invenva'daki Stok Sayımı bu formun canlı hali: satırlar asla yer değiştirmez, bir satırı işaretlemek onu olduğu yerde tutar, uyuşmayan satıra rafın başında bir sebep etiketi eklenir, yazmak yerine barkod okutarak sayarsınız ve Uygula'ya bastığınızda farkı çıkan her satırın öncesi ile sonrası tek bir sayım kaydına yazılır. İki kişi rafları aralarında paylaşıp iki telefonla sayabilir. Canlı demoda denemeye hazır bir örnek sayım var.