Excel stok takip: tablonun tıkandığı yerler ve çözümü

Tabloyla başlamak gayet normal

Çoğu dükkan bir tabloyla başlar: her ürüne bir satır, bir miktar sütunu, belki bir de fiyat. Ücretsizdir, herkes kullanmayı zaten bilir ve her işe uyar. Stoğa tek başınıza bakıyorsanız ve haftada birkaç kez değişiyorsa, bir tablo ihtiyacınız olan tek şey olabilir. Bu sayfadaki hiçbir şey sizi bundan vazgeçirmeye çalışmıyor.

Nerede tıkanır

Tek dosya, çok el. İkinci bir kişi tabloyu düzenlediği anda sürümler oluşur. Dükkandaki bilgisayardaki kopya 14 diyor, telefondaki kopya 12, salı günkü e-postadaki kopya 15. Ortak çevrimiçi tablolar sürüm sorununu çözer ama sıradaki sorunu çözmez.

Geçmiş yok. Üzerine yazılan hücre gider. 12'nin 9 olması üç tane satıldığından mı, biri kırılıp ikisi satıldığından mı, yoksa biri yanlışlıkla yazdığından mı, kimse bilemez. Bir rakam yanlış göründüğünde tablo kimin, ne zaman değiştirdiğini söyleyemez.

Raf başında erişim yok. Depoda telefondan tablo düzenlemek eziyettir: yanlış hücre, satırın üstüne gelen klavye, barkod yok. Değişiklikler kağıda yazılıp sonra girilir ya da hiç girilmez. Tablo ancak en son birinin başına oturduğu akşam kadar günceldir.

Formüller zamanla bozulur. Ocakta çalışan sipariş sütunu, martta biri araya satır eklediğinde bozulur. Bir sipariş kaçana kadar kimse fark etmez.

Geçiş zamanının işaretleri

• Stoğa birden fazla kişi dokunuyor.
• Hiç "bunu kim değiştirdi?" diye sordunuz ve cevap alamadınız.
• Yüzden fazla ürün var ya da ürünlerin barkodu var.
• Sayım bir akşam sürüyor ve tablo bir hafta sonra yine yanlış.
• Bir şey bitmeden önce uyarı istiyorsunuz, bittikten sonra değil.

Hiçbir şey kaybetmeden nasıl geçilir

Yeniden yazmayın. İyi bir uygulama elinizdeki tabloyu içe aktarır: dosyayı seçersiniz, hangi sütunun ad, miktar, fiyat ve barkod olduğunu onaylarsınız, her satır açılış stoğuyla gelir. Tabloyu bir ay yedek olarak saklayın, miktarların tuttuğundan emin olmak için bir hafta ikisini birlikte yürütün, sonra tabloyu güncellemeyi bırakın.

Geçmeden önce ısrar edilecek tek şey geri dönüş yoludur. Uygulama tüm stoğunuzu istediğiniz an bir Excel dosyasına dışa aktarabilmeli; böylece hiçbir zaman kilitli kalmazsınız ve muhasebeciniz istediğini alır.

Uygulamada nelere bakmalı

• Excel veya CSV'den içe aktarma, istediğiniz an Excel'e dışa aktarma.
• Her değişiklik için bir geçmiş kaydı: kim, ne zaman, kaç adet ve neden.
• Depoda telefonda çalışır, gerekirse çevrimdışı, masada bilgisayarda da.
• Kamerayla barkod okutma, böylece bir stok değişikliği iki dokunuş.
• Kayıt tutan bir stok sayımı, miktar sütununu düzeltmek değil.

Invenva'da nasıl yapılır

Invenva .xlsx ve CSV dosyalarını içe aktarır, sütunları alanlarınızla eşleştirir, mükerrerleri atlar ve her satırı bir açılış hareketiyle kaydeder; böylece geçmiş ilk günden başlar. Var olan ürünleri güncelle anahtarı açıkken aynı dosya bunun yerine stokunuzda zaten olan ürünleri günceller: web uygulamasında şimdiden, iPhone ve Android uygulamalarında bir sonraki güncellemeleriyle. Sonraki her değişiklik kişisi ve saati olan bir harekettir. Dosyanın tamamını içe aktarmak ile Excel ve PDF'e dışa aktarmak ücretli planlarla gelir; dışa aktarılan dosyalar bizim değil sizin işletme adınızı taşır. Bir tablonun stok listesine dönüşünce neye benzediğini görmek isterseniz, canlı demo hesap açmadan örnek bir depo açar.