Excel库存管理：表格在哪里撑不住，以及该怎么办

表格是个不错的起点

大多数店都是从一张表开始的：一个商品一行，一列数量，也许再加个价格。它免费，谁都会用，什么生意都套得上。如果只有你一个人管库存，一周才动几次，一张表可能就够你用一辈子，这一页没有任何内容想劝你放弃它。

撑不住的地方

一个文件，好几双手。第二个人一改表，就出现了好几个版本。店里电脑上的那份写着14，手机上的写着12，周二邮件里的那份写着15。在线共享表格解决了版本问题，但解决不了下一个问题。

没有历史。被覆盖的单元格就没了。12变成9，是卖了三个，还是坏了一个卖了两个，还是有人手误，没人说得清。数字看着不对时，表格说不出是谁改的、什么时候改的。

在货架前用不了。在库房里用手机改表格是活受罪：点错格子，键盘挡住那一行，扫不了条码。于是改动先记在纸上，晚点再录，或者干脆不录。表格只准确到上一次有人坐下来整理的那个晚上。

公式会悄悄失效。一月还好用的补货列，三月有人插了一行就算不对了。直到漏掉一笔订单，才有人发现。

该换工具的信号

• 经手库存的人不止一个。
• 你问过“这是谁改的？”，没人答得上来。
• 商品超过一百种，或者商品带条码。
• 盘点一次要花一晚上，一周后表格又不对了。
• 你想在缺货之前收到提醒，而不是之后。

怎么换才一点不丢

别重新录入。好的应用会直接导入你现有的表：选文件，确认哪一列是名称、数量、价格、条码，每一行就带着期初库存进来了。表格作为备份留一个月，两边并行跑一周，确认数量对得上，然后就停止更新表格。

换之前唯一要坚持的，是退路。应用必须能随时把全部库存导出成Excel文件，这样你永远不会被锁死，会计要什么也给得出来。

选应用时看什么

• 能从Excel或CSV导入，也能随时导出回Excel。
• 每一次改动都有记录：谁、什么时候、多少、为什么。
• 在库房里用手机能用，需要时离线也能用，回到桌前用电脑也能用。
• 用摄像头扫条码，改一次库存只要两下。
• 盘点会留下记录，而不只是改一下数量列。

在Invenva里怎么做

Invenva可以导入.xlsx和CSV文件，把列对应到你的字段，跳过重复项，并把每一行记为期初库存，所以历史从第一天就开始了。打开“更新已有商品”后，同一个文件会改为更新你已有的商品：网页版现在就能用，iPhone和Android应用会在下次更新时加入。之后的每一次改动都是一笔带人名和时间的记录。导入整个文件以及导出Excel和PDF属于付费方案，导出的文件上写的是你的店名，不是我们的。想看看一张表变成库存清单后是什么样，在线演示不用注册就能打开一份示例库存。