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工具借用登记表：谁借了什么、什么时候还，一张表加一个系统
· Invenva
带借出签字和归还签字、可以打印的工具借用登记表，加上在手机上管借用的方法：谁借了什么，什么已经逾期，员工离职前还有哪些东西没还。
大多数找不到的工具并不是被偷了。它们被赶时间的人顺手拿走，没人记下是谁，过了六个星期，这个问题就没人答得上来了。这里有一张可以打印的借用登记表、每一行该写什么，以及怎么在手机上记同样的账。
一张好用的工具借用登记表要写什么
登记表有没有用，要看六个星期后它能不能把一件扯不清的事说清楚。“电钻，小王”说不清。“18V冲击钻1台，编号3号，3月3日借给王磊，外壳有裂纹，周五归还，已签字”就说得清，写下来只要二十秒。
登记表通常是库管员在发料窗口填的，后面往往还排着人，所以只留真会有人填的栏。签字让一条记录变成交接凭证：它证明东西在哪一天、以什么状态交到了谁手上。七项就够了：
- 借出日期：东西真正出去的那天，不是有人想起来要记的那天。
- 借用人：写全名；外包单位的人，连单位名称一起写。
- 物品和编号：同样的电钻有五台，工具上的编号才让这一行有意义。
- 数量：夹具、绑带、钻头这类成套的东西，丢的往往是数量。
- 状态：借出和归还时各写几个字，由库管员填写。
- 应还日期：如果有的话。
- 签字：借出时借用人签，归还时收回的人签。
可以打印的工具借用登记表
本页上方的文件是一张 Excel 表，一次借出占一行，共十四栏：序号、借出日期、借用人、物品名称、编号、数量、借出时状态、应还日期、归还日期、归还数、归还时状态、借出签字、归还签字、备注。前面几栏在借出时填，归还几栏在还回来时填，借出和归还各签一次字。前500行里，只要某一行填了借出日期、借用人或物品名称，这一行就会自动按顺序编上序号。栏目名称右边还有一个指向 invenva.com 的链接。
空白表打印出来正好是一张横向A4纸，带20行格线；每一页都会重复打印标题和栏目名称，页脚有页码和 invenva.com。多打印几张，放在工具真正被拿走的地方：仓库发料窗口、工地集装箱、工程车上。“归还日期”空着的那一行，就是还在外面的工具，所以每周五把这一栏看一遍，就得到一份纸面上的逾期清单。需要部门负责人审批签字的公司，可以签在备注栏里。
纸质表有两个弱点：没人会为了查一个人手上有什么去翻四十行，而且一张表只能放在一个地方。换用 App 的时候，只登记今天还借在外面的东西，旧的登记表留作历史记录。
员工离职时，他手上还有什么
离职前的最后一周，是工具彻底消失的时候。车被别人清空，借走的激光水平仪进了谁家的车库，三个月后没人说得清它到底还了没有。《劳动合同法》第五十条规定，劳动者应当按照双方约定办理工作交接，借出的工具正应该写进交接清单：在最后一天之前列出这个人名下的所有东西，一起核对，签字确认。
用纸质表，就得在所有登记表里找这个名字，再逐行核对“归还日期”空着的行。在 Invenva 里，到“客户和供应商”中打开这个人：他的页面列出他还借着的东西，他的动态里有每一次借出和归还。在网页版里，还可以按人查看“借出中”列表。
- 最后一个工作日的前一周，把还在他名下的东西全部列出来。
- 两个人一起逐项核对，还回来的就标记为已归还，并写清数量。
- 坏得修不好的工具，先标记为已归还，再做一笔报损，原因选“已损坏”。
- 没还回来的，在纸上记下来，两个人都签字。在 App 里，用“标记为已归还”结束这笔借出，再做一笔报损，原因选“丢失”，这样库存数量才对得上。
在 Invenva 里怎么做
在 Invenva 里，借出就是一笔记在某个人名下、预计会还回来的出库。借用人不需要账号，也不需要装 App；借出永远不会在报表里算成销售。
可以分别允许团队里的每个人借出（出库）和收回（入库）。在手机上，这些操作没有信号也能做，信号恢复后自动同步；只有添加照片需要联网。
- 每件工具只建一次档：拍张照片；用付费方案时，还可以用 App 打印条码或二维码标签贴上。一模一样的工具可以是带数量的一个商品；需要区分的工具，各建一个商品。
- 工具要借出时，按名称搜索或扫描标签打开它，填好借出数量，点“借出”，写上借用人的名字。一次借出好几件工具，可以在库存列表里选中它们，一起借出。
- 有日期就设置“归还期限”，有需要再写一条备注，比如工地名称或“外壳有裂纹”。
- 保存。这笔借出会出现在“借出中”，工具页面会显示借出去了几件，动态里会记下是谁、在什么时候借出的。
- 还回来时，在“借出中”点这一笔，选“标记为已归还”。只还了一部分，就填还回的数量，剩下的继续留在列表里。
- 逾期的借出排在“借出中”最上面，日期显示为红色；库存页面上也会出现“已逾期”，后面跟着人名和工具名。
您关心的问题，这里有答案
借用人也需要账号或者装 App 吗？
不需要。借出记在你输入的名字下面。只有负责发放和收回工具的人需要在你的团队里。
怎么看哪些工具逾期了？
逾期的借出会以红色排到“借出中”最上面，库存页面上也会显示人名和工具名，团队里能借出工具的人一打开 App 就能看到。
能管理序列号吗？
可以把序列号写进商品的自定义文本字段，或者给每件编了号的工具单独建一个商品，这样“借出中”就能准确显示借出去的是哪一件。
没有信号也能用吗？
在手机上可以：借出和归还先保存在手机里，有信号后自动同步。在浏览器里，已经打开的页面可以继续使用。添加照片需要联网。
在示例店铺里看一看
示例店铺不需要账号，一打开就是它的“借出中”页面：借给港湾工作室的2个台灯已经逾期，橡木与松木借走的1个高清摄像头4天后归还，3个笔记本电脑支架已经还回来了。这是一家办公用品店，不是工具房，所以你看到的是台灯而不是电钻，但这就是你的班组会用的同一个页面。在顶部切换“商品”和“客户”，再点一行试试“标记为已归还”。
借出和归还在所有方案里都能用，付费方案让整个团队一起用，一个价格，不按人收费：Pro 最多5人，Business 最多25人。年度方案前7天免费。