نموذج تسليم عهدة موظف: من استلم ماذا ومتى يعيده، وإخلاء العهدة عند ترك العمل

ما الذي يجب أن يتضمنه نموذج تسليم العهدة

قيمة السجل أن يحسم خلافًا بعد ستة أسابيع. عبارة «لابتوب، أحمد» لا تحسم شيئًا. أما «لابتوب واحد، الجهاز رقم 3، سُلّم إلى أحمد العتيبي في 3 مارس، في غطائه خدش، يُعاد يوم الخميس، موقّع» فتحسمه، وكتابتها لا تستغرق أكثر من عشرين ثانية.

وفي السعودية ينص نظام العمل في المادة الخامسة والستين على أن يعتني العامل «عناية كافية بالآلات والأدوات والمهمات والخامات المملوكة لصاحب العمل» الموضوعة تحت تصرفه أو التي في عهدته، وأن يعيد إلى صاحب العمل المواد غير المستهلكة. والسطر الموقّع أبسط طريقة لإثبات ما كان في عهدة كل شخص وبأي حالة استلمه. تكفي سبعة حقول:

• تاريخ التسليم: اليوم الذي خرجت فيه العهدة فعلًا، لا اليوم الذي تذكّر فيه أحد أن يكتبه.
• اسم المستلم كاملًا، ومعه اسم الشركة إن كان يعمل لدى مقاول من الباطن.
• الصنف ورقمه: إذا كان لديك خمسة أجهزة متطابقة، فالرقم الملصق على الجهاز هو ما يجعل السطر مفيدًا.
• الكمية: في الأطقم، مثل المفكات والكابلات ورؤوس المثاقب، ما يضيع عادة هو العدد.
• الحالة: كلمات قليلة عند التسليم وعند الإرجاع، يكتبها أمين العهدة.
• موعد الإرجاع، إن كان هناك موعد.
• التوقيعات: يوقّع المستلم عند التسليم، ويوقّع من يستلم العهدة منه عند الإرجاع.

نموذج تسليم عهدة جاهز للطباعة

الملف في أعلى هذه الصفحة جدول إكسل، لكل تسليم سطر، وفيه أربعة عشر عمودًا: م، تاريخ التسليم، اسم المستلم، الصنف، رقم الأصل، الكمية، الحالة عند التسليم، موعد الإرجاع، تاريخ الإرجاع، الكمية المرتجعة، الحالة عند الإرجاع، توقيع التسليم، توقيع الإرجاع، ملاحظات. تُملأ الأعمدة الأولى عند التسليم وأعمدة الإرجاع عند العودة، ولكلٍّ من التسليم والإرجاع توقيعه. يُرقَّم كل سطر تلقائيًا في عمود «م» بمجرد أن يُكتب فيه تاريخ التسليم أو اسم المستلم أو الصنف، وذلك في أول 500 سطر. وفي آخر صف أسماء الأعمدة رابط إلى invenva.com.

تُطبع النسخة الفارغة على صفحة A4 أفقية واحدة فيها جدول من عشرين سطرًا، ويتكرر العنوان وأسماء الأعمدة أعلى كل صفحة، وفي أسفل كل صفحة رقمها وعنوان invenva.com. اطبع عدة نسخ وضعها حيث تخرج العهد فعلًا: عند أمين المستودع، أو في مكتب تقنية المعلومات، أو في سيارة الموقع. السطر الذي يخلو من تاريخ الإرجاع عهدة لم تُرجَع بعد، ومراجعة هذا العمود كل خميس تعطيك قائمة المتأخرات على الورق.

للورق نقطتا ضعف: لا أحد يقرأ أربعين سطرًا ليعرف ما في عهدة شخص واحد، والنموذج لا يكون إلا في مكان واحد. عندما تنتقل إلى التطبيق سجّل فيه فقط العهد التي لم تُرجَع بعد، واحتفظ بالنماذج القديمة سجلًا لما مضى.

إخلاء العهدة عند ترك العمل: ما الذي لا يزال معه؟

الأسبوع الأخير هو الوقت الذي تضيع فيه العهد إلى الأبد. يفرغ شخص آخر السيارة، ويستقر جهاز القياس المستعار في مخزن بيت أحدهم، وبعد ثلاثة أشهر لا يعرف أحد هل أُعيد أم لا. ما ينفع هو كشف عهدة الموظف: قائمة بكل ما هو مسجل باسمه، تُعدّ قبل آخر يوم، وتُراجع معه، ويوقّع عليها الطرفان.

على الورق يعني ذلك قراءة كل النماذج بحثًا عن اسم واحد، والتحقق من كل سطر بلا تاريخ إرجاع. في Invenva افتح الشخص في «العملاء والموردون»: صفحته تعرض ما لا يزال مُعارًا له، و«النشاط» فيها يعرض كل إعارة وكل إرجاع. وفي تطبيق الويب يمكنك أيضًا عرض قائمة «مُعار» مجمّعة حسب الأشخاص.

• قبل آخر يوم عمل بأسبوع، استخرج كل ما لا يزال باسمه.
• راجع القائمة معه، وسجّل ما يعود بـ«تعليم كمُرجَع» مع عدده.
• العهدة التي تعود تالفة ولا يمكن إصلاحها: علّمها كمُرجَعة، ثم سجّل لها «شطب مخزون» بسبب «تالف».
• ما لا يعود: اكتبه على الورق ويوقّع عليه الطرفان. وفي التطبيق أغلق الإعارة بـ«تعليم كمُرجَع» ثم سجّل «شطب مخزون» بسبب «مفقود»، ليبقى رصيد المخزون صحيحًا.

كيف يتم ذلك في Invenva خطوة بخطوة

في Invenva الإعارة هي «إخراج مخزون» باسم شخص يُنتظر أن يعيد ما أخذه. لا يحتاج المستلم إلى حساب ولا إلى التطبيق، ولا تُحسب الإعارة مبيعًا في التقارير أبدًا.

يمكنك أن تسمح لكل فرد في الفريق بالإعارة («إخراج مخزون») وباستلام المرتجع («إدخال مخزون») كلٌّ على حدة. على الهاتف يعمل ذلك كله دون إنترنت ويُزامَن عند عودة الاتصال، ولا تحتاج إلى اتصال إلا إضافة الصور.

• أضف كل أداة أو جهاز مرة واحدة، مع صورة، ومع ملصق باركود أو رمز QR تطبعه من التطبيق إذا كانت لديك خطة مدفوعة. الأدوات المتطابقة يمكن أن تكون عنصرًا واحدًا بكمية، وما تحتاج إلى تمييزه يأخذ عنصرًا خاصًا به.
• عند التسليم افتح العنصر بالبحث عن اسمه أو بمسح ملصقه، وأدخل الكمية الخارجة، واضغط «إعارة» واكتب اسم المستلم. ولتسليم عدة عناصر معًا حدّدها في قائمة المخزون وأعِرها دفعة واحدة.
• حدّد «الإرجاع بحلول» إن كان هناك موعد، وأضف ملاحظة إن لزم، مثل اسم الموقع أو «خدش في الغطاء».
• احفظ. تظهر الإعارة في «مُعار»، وتعرض صفحة العنصر عدد القطع المُعارة، ويحفظ «النشاط» من سلّمها ومتى.
• عند العودة اضغط الإعارة في «مُعار» واختر «تعليم كمُرجَع». إن عاد جزء فقط فأدخل عدده، ويبقى الباقي في القائمة.
• تظهر الإعارات المتأخرة في أعلى «مُعار» وتاريخها بالأحمر، وتعرض شاشة المخزون كلمة «متأخر» مع اسم الشخص والعنصر.

شاهده في المتجر التجريبي

يفتح المتجر التجريبي مباشرة على شاشة «مُعار»، دون حساب: مصباحان مكتبيان مُعاران إلى «استوديو المرسى» تأخر إرجاعهما، وكاميرا ويب واحدة يعيدها «البلوط والصنوبر» بعد أربعة أيام، وثلاثة حوامل لابتوب أُعيدت بالفعل. إنه متجر لوازم مكتبية لا مستودع أدوات، فسترى مصابيح بدل المثاقب، لكن الشاشة هي نفسها التي سيستخدمها فريقك. بدّل في الأعلى بين «العناصر» و«العملاء»، واضغط سطرًا لتجرّب «تعليم كمُرجَع».

تعمل الإعارات والإرجاعات في كل الخطط، وتجمع الخطط المدفوعة الفريق كله بسعر واحد دون رسوم عن كل شخص: تشمل خطة Pro حتى 5 أشخاص، وخطة Business حتى 25 شخصًا. تبدأ الخطط السنوية بـ7 أيام مجانية.