Gestion de stock Excel : où le tableur craque, et que faire ensuite

Un tableur est un bon début

La plupart des boutiques commencent avec une feuille : une ligne par produit, une colonne quantité, parfois un prix. C’est gratuit, tout le monde sait s’en servir et ça s’adapte à n’importe quelle activité. Si vous gérez seul un stock qui bouge quelques fois par semaine, un tableur peut vous suffire pour toujours, et rien sur cette page ne cherche à vous en dissuader.

Là où il craque

Un fichier, plusieurs mains. Dès qu’une deuxième personne modifie la feuille, vous avez des versions. La copie sur le portable de la boutique dit 14, celle sur le téléphone dit 12, et celle du mail de mardi dit 15. Les feuilles partagées en ligne règlent les versions, mais pas le problème suivant.

Pas d’historique. Une cellule écrasée est perdue. Personne ne peut dire si 12 est devenu 9 parce que trois ont été vendus, parce qu’un a été cassé et deux vendus, ou parce que quelqu’un s’est trompé en tapant. Quand un chiffre semble faux, la feuille ne sait pas dire qui l’a changé ni quand.

Pas d’accès en réserve. Modifier un tableur sur un téléphone au fond de la réserve est une misère : la mauvaise cellule, le clavier sur la ligne, pas de code-barres. Alors les changements se notent sur papier et se saisissent plus tard, ou jamais. La feuille n’est à jour que du dernier soir où quelqu’un s’y est mis.

Les formules se cassent. La colonne de réassort qui marchait en janvier ne marche plus quand quelqu’un insère une ligne en mars. Personne ne s’en aperçoit avant une commande ratée.

Les signes qu’il est temps de changer

• Plus d’une personne touche au stock.
• Vous avez déjà demandé « qui a changé ça ? » sans obtenir de réponse.
• Il y a plus de cent produits, ou des produits avec code-barres.
• Un comptage prend une soirée et la feuille est encore fausse une semaine après.
• Vous voulez une alerte avant qu’un produit manque, pas après.

Comment changer sans rien perdre

Ne ressaisissez rien. Une bonne application importe la feuille que vous avez déjà : vous choisissez le fichier, vous confirmez quelle colonne est le nom, la quantité, le prix, le code-barres, et chaque ligne arrive avec son stock initial. Gardez le tableur en sauvegarde pendant un mois, faites tourner les deux une semaine pour vérifier que les quantités concordent, puis arrêtez de mettre la feuille à jour.

La seule chose à exiger avant de changer, c’est le chemin du retour. Une application doit pouvoir exporter tout votre stock vers un fichier Excel à tout moment, pour que vous ne soyez jamais enfermé et que votre comptable reçoive ce qu’il demande.

Ce qu’il faut chercher dans l’application

• Importer depuis Excel ou CSV, et exporter vers Excel à tout moment.
• Une entrée d’historique pour chaque changement : qui, quand, combien et pourquoi.
• Fonctionne sur le téléphone dans la réserve, hors ligne si besoin, et sur l’ordinateur au bureau.
• Le scan du code-barres avec la caméra, pour qu’un mouvement de stock tienne en deux gestes.
• Un comptage du stock qui laisse une trace, pas une simple correction de la colonne quantité.

Comment faire dans Invenva

Invenva importe les fichiers .xlsx et CSV, fait correspondre les colonnes à vos champs, ignore les doublons et enregistre chaque ligne avec un mouvement d’ouverture, pour que l’historique commence dès le premier jour. Avec l’option Mettre à jour les articles existants, le même fichier met plutôt à jour les produits que vous avez déjà : dans l’application web dès maintenant, dans les applications iPhone et Android à leur prochaine mise à jour. Chaque changement suivant est un mouvement avec une personne et une heure. L’import d’un fichier entier et l’export vers Excel et PDF viennent avec les formules payantes, et les exports portent le nom de votre entreprise, pas le nôtre. Si vous voulez voir ce que devient une feuille une fois transformée en liste de stock, la démo en ligne ouvre un exemple de stock sans compte.