Comment faire un inventaire dans une petite boutique sans y perdre une journée

Pourquoi les chiffres dérivent

Toute boutique qui n’a jamais compté croit ses registres. Toute boutique qui a compté sait à quoi s’en tenir. Le stock dérive pour des raisons banales : une bouteille s’est cassée et personne ne l’a notée, un carton a servi à la boutique elle-même, une livraison est arrivée incomplète, une vente a été encaissée sur le mauvais produit, et parfois quelque chose est sorti par la porte. Rien de tout cela n’apparaît tout seul dans les registres. L’inventaire est le seul moment où les registres et le rayon se rencontrent.

C’est aussi pour cela qu’un inventaire vaut la peine même quand il ne trouve rien. Un comptage qui tombe juste est une preuve, et la prochaine fois qu’un chiffre paraît bizarre, vous savez qu’il était bon il y a un mois.

Avant de commencer

Choisissez un moment où le stock ne bouge pas : après la fermeture, avant la première livraison, ou une matinée calme. Si vous ne pouvez pas arrêter les ventes, notez l’heure de départ et comptez chaque zone d’une traite, pour qu’une vente pendant le comptage ne tombe pas entre deux personnes.

Préparez ensuite la liste. Chaque produit avec la quantité que les registres annoncent, dans l’ordre où l’on parcourt vraiment les rayons, pas par ordre alphabétique. Si deux personnes comptent, donnez à chacune un rayon entier ou une pièce entière. Deux personnes sur le même rayon, c’est ainsi que le même carton est compté deux fois.

• Imprimez la liste ou ouvrez-la sur le téléphone, une ligne par produit, la quantité théorique à côté.
• Mettez-vous d’accord sur l’unité avant de commencer : un carton compte pour un, ou pour douze ?
• Gardez un stylo ou un champ de note pour la raison quand une ligne ne tombe pas juste.

Compter sans se perdre

Comptez ce que vous avez en main, pas ce qui devrait être là. L’erreur de comptage la plus fréquente : jeter un œil à la quantité théorique, voir un chiffre plausible, et cocher. Cachez la quantité théorique s’il le faut. Comptez, puis comparez.

Cochez chaque ligne dès qu’elle est faite et laissez-la exactement où elle est. Les listes qui se réordonnent quand on coche, ou qui masquent automatiquement les lignes comptées, font perdre sa place devant un vrai rayon. Une liste qui ne bouge pas est plus rapide.

Quand une ligne ne tombe pas juste, notez la raison tout de suite, devant le rayon, tant que vous voyez encore le carton abîmé ou la place vide : endommagé, expiré, perdu, erreur de comptage, vol. Les raisons rassemblées une heure plus tard sont des suppositions.

Après le comptage

Passez les écarts en revue avant d’appliquer quoi que ce soit. Un gros écart mérite un recomptage de cette seule ligne ; cela prend une minute et c’est là que se cachent la plupart des erreurs. Appliquez ensuite toutes les corrections en une seule fois, pour que les registres montrent un seul comptage, à une seule date, par une seule personne, avec l’avant et l’après pour chaque ligne.

Gardez ce relevé. Un inventaire appliqué en silence, en modifiant les quantités une par une, ne peut pas être vérifié plus tard et ne dit pas si la démarque monte ou baisse. Six mois de relevés transforment le vague sentiment que « des choses disparaissent » en un chiffre sur lequel agir.

À quelle fréquence

Une petite boutique s’en sort bien avec un inventaire complet une fois par mois et, chaque semaine, un comptage rapide des vingt produits qui bougent le plus. Ce sont ceux qui dérivent, et vingt lignes prennent un quart d’heure. Un entrepôt de plusieurs centaines de références passe en général à l’inventaire tournant : une section différente chaque semaine, si bien que chaque rayon est compté plusieurs fois par an sans jamais fermer.

Faites coïncider l’inventaire complet avec la clôture de votre exercice. La valorisation que demande votre comptable, c’est ce comptage multiplié par le prix d’achat, et un comptage que vous tenez déjà ne coûte rien de plus.

L’inventaire annuel obligatoire

En France, tout commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur de ses biens, stock compris (article L123-12 du Code de commerce), et cet inventaire est arrêté à la date de clôture de l’exercice (R123-177). Les micro-entrepreneurs en sont dispensés : ils tiennent un livre des recettes et, s’ils vendent des marchandises, un registre des achats (L123-28). Le livre d’inventaire n’est plus exigé, mais les données d’inventaire doivent être conservées et justifier chaque poste du bilan.

Enregistrez chaque livraison et chaque vente jusqu’au début du comptage ; si la boutique reste ouverte, les colis qui arrivent attendent fermés à un endroit marqué, et chaque vente faite pendant le comptage est notée avec l’heure. Chaque téléphone reçoit ses propres rayons, et un rayon terminé est marqué pour que personne ne le recompte. Inscrivez sur la feuille la date du comptage, la date de clôture et le nom des personnes qui ont compté. Les produits prêtés à un client vous appartiennent toujours, mais ils ne sont pas en rayon : reportez-les dans l’inventaire depuis la liste En prêt d’Invenva, pas dans le comptage.

Le stock s’évalue hors TVA récupérable, au prix de revient ou au cours du jour de la clôture s’il est plus bas (article 38, 3 du CGI), et le coût moyen pondéré, celui qu’utilise Invenva, est admis au même titre que la méthode du premier entré, premier sorti. Pour compter sur papier, prenez notre feuille d’inventaire Excel gratuite. Sa deuxième feuille, État des stocks, transforme le comptage en état des stocks de fin d’exercice : numéro de ligne, coût unitaire HT, valeur HT, valeur totale et deux lignes de signature.

Les erreurs que nous voyons le plus

• Compter de mémoire, ou d’après la quantité théorique, au lieu du rayon.
• Corriger les quantités une par une dans la semaine et appeler cela un inventaire.
• Deux personnes sur le même rayon, ou personne ne sait qui avait la réserve.
• Ne recompter que les lignes avec un gros écart et faire confiance au reste.
• Ne jamais noter la raison, si bien qu’un an de démarque n’a aucune explication.

Le faire dans Invenva

Le Comptage du stock dans Invenva est construit autour de cette liste précisément : chaque ligne part de la quantité théorique, vous cochez les lignes sur place et elles restent où elles sont, une ligne en écart reçoit une raison immédiatement, et Appliquer écrit un seul relevé de comptage avec qui, quand, l’avant et l’après pour chaque ligne modifiée. Vous pouvez scanner les codes-barres pour compter au lieu de taper, et un comptage peut se limiter à une catégorie ou à un rayon.

Deux personnes peuvent se partager les rayons sur deux téléphones. Avec l’abonnement Pro annuel, les 7 premiers jours sont gratuits : de quoi compter tout le magasin, appliquer le résultat et exporter la liste du stock pour le comptable.