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Consegna attrezzature ai dipendenti: chi ha cosa, da quando e quando torna
· Invenva
Cosa deve contenere il modulo di consegna attrezzature, un registro da stampare con firma alla consegna e alla restituzione, cosa controllare quando un dipendente se ne va e chi ha cosa, dal telefono.
Un attrezzo che manca non è per forza stato rubato. Il tassellatore è uscito martedì con qualcuno che pensava di riportarlo, e venerdì nessuno sa più chi ce l'ha. Il rimedio non ha niente di speciale: segnare l'uscita nel momento in cui avviene, con il nome di chi lo prende, e guardare spesso l'elenco di ciò che è ancora fuori. Il modulo firmato fa da prova. La domanda di tutti i giorni, chi ha cosa adesso, chiede un elenco che si aggiorni da solo.
Cosa deve contenere il modulo di consegna attrezzature
Modulo, verbale o lettera di consegna: il nome cambia da un'azienda all'altra, il contenuto no. Il documento serve solo se risponde alle domande che arrivano mesi dopo, quando l'avvitatore torna senza caricabatterie.
Annota lo stato anche quando l'attrezzo è nuovo. Il giorno in cui si discute di un graffio alla restituzione, serve qualcosa con cui confrontare. Ogni riga deve avere:
- La data di consegna.
- Nome e cognome di chi riceve. «Quello nuovo del magazzino» a marzo non dice più niente a nessuno.
- L'attrezzatura con codice o matricola e gli accessori consegnati insieme: due batterie, caricabatterie, valigetta. Al rientro, spesso a mancare non è la macchina ma la seconda batteria.
- La quantità.
- Lo stato alla consegna, in poche parole: nuovo, cavo riparato, scocca crepata.
- La data di restituzione prevista, se c'è. Un portatile dato per il lavoro di ogni giorno spesso non ce l'ha.
- La firma di chi riceve e, alla restituzione, quella di chi controlla e ritira.
Registro di consegna da stampare, con firma alla consegna e alla restituzione
Il file di questa pagina è un registro di consegna attrezzature in Excel, una riga per ogni consegna. Le colonne: N., Data consegna, Consegnato a, Attrezzatura, Codice / matricola, Q.tà, Stato alla consegna, Da restituire entro, Data restituzione, Q.tà restituita, Stato alla restituzione, Firma alla consegna, Firma alla restituzione e Note. La colonna N. si numera da sola appena una riga ha una data, un nome o un'attrezzatura, nelle prime 500 righe, e dopo i nomi delle colonne c'è un link a invenva.com.
In bianco si stampa su un solo foglio A4 orizzontale con venti righe tracciate; titolo e nomi delle colonne si ripetono su ogni pagina, e in fondo a ogni pagina ci sono il numero di pagina e invenva.com. Stampalo e appendilo al bancone del magazzino, oppure tienine una copia sul furgone della squadra. Chi riceve l'attrezzo firma subito. Chi ritira conta gli accessori e firma alla restituzione. Per un oggetto costoso dato a una sola persona, un portatile o un telefono, molte aziende usano un modulo di una pagina per dipendente; i campi sono gli stessi.
È un documento cartaceo da firmare. In Invenva ogni prestito si registra nell'app nel momento della consegna.
Quando un dipendente se ne va: la restituzione delle attrezzature
La gestione delle attrezzature conta di più nell'ultimo giorno di un dipendente. Prima che il rapporto finisca ti serve un elenco breve e sicuro: cosa ha ricevuto e non ha ancora restituito. Ricavarlo dai moduli di carta vuol dire rileggere mesi di righe cercando un nome.
Quello che torna finisce in un verbale di restituzione firmato da entrambi. Quello che non torna resta documentato con nome, data e stato alla consegna, e il discorso si basa su un documento, non sui ricordi. In Invenva:
- Apri la pagina della persona in Clienti e fornitori: elenca tutto quello che ha in prestito, con i ritardi in rosso.
- Quando l'elenco è lungo, la ricerca della sezione In prestito trova anche i nomi e mostra tutto quello che la persona ha ancora. Nell'app web la sezione si può anche raggruppare per persona (pulsante Clienti).
- Quello che torna l'ultimo giorno lo segni come restituito, anche in parte. Un attrezzo che non tornerà lo segni come restituito e poi lo scarichi come Perdita con il motivo Smarrito, così le scorte restano giuste.
- In Attività il filtro Cliente/fornitore mostra ogni prestito e ogni rientro di quella persona, con la data e il nome di chi l'ha registrato. Con un piano a pagamento scegli il periodo ed esporti l'elenco in Excel, da allegare al verbale di restituzione.
In Invenva, passo dopo passo
In Invenva un prestito è uno Scarico a nome di una persona, in attesa che l'attrezzo torni. Chi lo riceve non ha bisogno né di un account né dell'app: basta il nome, che compare anche nel tuo elenco clienti, perché l'app tiene in un solo elenco tutte le persone a cui consegni merce.
Prestare e registrare i rientri sono due autorizzazioni separate (Scarico e Carico), da dare persona per persona. Sul telefono consegna e restituzione funzionano anche senza rete e si sincronizzano quando la connessione torna.
- Crea ogni attrezzo come articolo, con una foto. La matricola va in un campo personalizzato. Per distinguere attrezzi uguali, crea ognuno come articolo con quantità 1. Con un piano a pagamento puoi stampare un'etichetta con codice a barre o QR e attaccarla alla macchina o alla valigetta.
- Alla consegna scansiona l'etichetta o cerca l'articolo, scegli Scarico e tocca Presta. Scrivi il nome di chi lo prende e la quantità e, se la data è fissata, compila Restituire entro. Una nota come «solo una batteria» resta salvata con il prestito.
- Più attrezzi alla stessa persona? Selezionali nell'elenco delle scorte e prestali in un colpo solo.
- L'attrezzo esce dalle scorte ma non conta come venduto, e aspetta nella sezione In prestito finché non torna. Senza data di restituzione, la riga mostra il giorno di consegna. Passata la data, la riga mostra «In ritardo» in rosso e sale in cima, e in alto nella schermata Scorte compare «In ritardo · nome · attrezzo».
- Alla restituzione tocca la riga, scegli Segna come restituito e indica quanti ne sono tornati. Ne tornano due su tre? Il terzo resta in prestito.
- Ogni prestito e ogni rientro restano in Attività: chi ha consegnato, a chi, quando e quanti.
Domande e risposte
Il dipendente deve installare l'app?
No. Il prestito è registrato a suo nome e il nome basta: niente account, niente telefono.
Come vedo quali restituzioni sono in ritardo?
La riga mostra «In ritardo» in rosso in cima a In prestito, e in alto nella schermata Scorte compaiono il nome e l'attrezzo, così chi nel team può prestare attrezzi lo vede appena apre l'app. Vale su iPhone, su Android e nell'app web.
L'app sostituisce il modulo firmato?
Si completano: la firma resta sulla carta e l'app dice chi ha cosa adesso. Per il prestito di tutti i giorni senza firma, l'app basta da sola.
Vale anche per i DPI?
In parte. I DPI che si consegnano e non tornano, come guanti e scarpe antinfortunistiche, sono un normale Scarico a nome del dipendente, non un prestito. Il D.Lgs. 81/2008 (art. 18, comma 1, lettera d) obbliga il datore di lavoro a fornire i DPI, e di solito la consegna si dimostra con la firma su un verbale. L'app registra data, nome, articolo e quantità, e il verbale firmato resta su carta.
Guardalo nel magazzino di esempio
La sezione In prestito del magazzino di esempio si apre senza account. L'esempio vende articoli per l'ufficio, quindi al posto dei tassellatori vedi due lampade da scrivania prestate a un cliente, in ritardo di due giorni e in rosso, una webcam ancora fuori e tre supporti per laptop già restituiti. In alto passa da Articoli a Clienti (la seconda vista è quella dell'ultimo giorno di un dipendente) e tocca una riga per provare Segna come restituito.
Prestiti e rientri funzionano con ogni piano, e i piani a pagamento portano dentro tutto il team, con un solo prezzo per tutti e senza costi a persona: Pro copre fino a 5 persone, Business fino a 25. Con il piano annuale i primi 7 giorni sono gratis.