Tenere sotto controllo le scadenze senza buttare merce

Cosa contiene il file

Un foglio, Date di scadenza, con 500 righe: Nome, Quantità, Unità, Data di scadenza, Posizione e Note, più una colonna Stato che si compila da sola con le parole e la regola di Invenva. Dice Scaduto quando la data è passata, Scade oggi nel giorno stesso e In scadenza nei sei giorni prima. La riga diventa rossa quando la data è passata e arancione negli ultimi sette giorni, e ordinando per Data di scadenza in cima finisce ciò che deve uscire per primo.

Le colonne portano i nomi di Invenva, quindi la schermata di importazione le riconosce senza abbinamenti. L’importazione prende la prima riga di ciascun prodotto: ordinate per Data di scadenza prima di importare e ogni nuovo prodotto arriverà con la data più vicina. L’importazione dell’intero file arriva con i piani a pagamento.

La merce scaduta è denaro già speso

Un prodotto che scade non vi costa solo una vendita. Vi costa la vendita e l’acquisto. Avete pagato il fornitore, portato la merce, le avete dato spazio a scaffale, e alla fine la buttate e pagate pure lo smaltimento. In un negozio con margini stretti, una manciata di questi alla settimana è la differenza tra un buon mese e un mese fiacco.

Ed è la perdita che si nasconde meglio. Un furto si nota. Una rottura si nota. Uno yogurt scaduto in silenzio in fondo al frigo si nota durante una pulizia, settimane dopo il giorno in cui potevate scontarlo e recuperare metà dei soldi.

Dove la data si perde davvero

Quasi mai a scaffale. Leggere una data su una confezione lo sanno fare tutti. Si perde al ricevimento merce, dove nessuno la annota, e nella testa di chi sa che questa cassa va prima di quella ed è di riposo.

Il secondo posto è il fondo dello scaffale. La merce nuova va davanti perché lì arrivano le mani, e quella vecchia cammina indietro finché esce dalla vista e dalla data. Lo sanno tutti e lo fanno tutti lo stesso, perché ruotare bene la merce costa due minuti nel momento peggiore della giornata.

Prima esce ciò che scade prima

La regola che funziona non è «primo entrato, primo uscito», ma «prima scade, prima esce». Quasi sempre coincidono, ogni tanto no: una consegna può arrivare con una data più corta di quella già a scaffale, e allora la cassa di oggi va venduta per prima.

In pratica vuol dire che l’ordine lo decide la data sulla confezione, non il giorno in cui la merce è arrivata. È una distinzione piccola finché un giorno non vi costa una cassa intera, ed è il motivo per cui un sistema che registra solo le date di entrata vi farà comunque buttare merce.

Cosa controllare in un’app

Tre domande decidono se tenere le date vi farà davvero risparmiare qualcosa.

• Avvisa prima o solo dopo? Un elenco di prodotti scaduti è il verbale di soldi già persi. L’avviso utile arriva quando c’è ancora tempo per scontare.
• L’avviso arriva in un momento in cui potete fare qualcosa? Una notifica alle tre di notte, o nel pieno del pranzo, viene scartata.
• Vedete tutto quello che è vicino alla scadenza in un posto solo, senza cercare prodotto per prodotto?

Come funziona in Invenva

Un prodotto può portare una data di scadenza, scelta da un calendario invece che digitata, e si può inserire quando la merce arriva invece che dopo. Nella schermata Scorte la riga stessa dice Scaduto in rosso o In scadenza in arancione, e i filtri Scaduto e In scadenza li raccolgono, così tutto ciò che scade è a un tocco invece che a un giro per il negozio.

L’avviso arriva tre giorni prima della data, alle nove del mattino, ora del negozio, oppure la mattina dopo se la data è più vicina. Un negozio a Istanbul e uno a Lisbona lo ricevono ciascuno al primo caffè, non nel cuore della notte. Ogni prodotto viene annunciato una volta sola per una data, quindi nessun avviso si ripete, e cambiando la data l’avviso si riprogramma.

Ogni consegna conserva la propria data di scadenza: due casse dello stesso yogurt con date diverse restano due lotti, e la scheda dell’articolo elenca ogni lotto con quanto ne resta. Una vendita prende il lotto che scegliete; altrimenti esce prima la merce senza data, poi la data più vicina e la merce scaduta per ultima, mentre registrando una perdita esce prima la merce scaduta. È già nell’app web e arriva nelle app per iPhone e Android con il loro prossimo aggiornamento.

La demo contiene prodotti con data e non chiede un account.