Come fare l'inventario in un piccolo negozio senza perdere una giornata

Perché i numeri non tornano

Ogni negozio che non ha mai contato crede ai suoi registri. Ogni negozio che ha contato la sa più lunga. La giacenza si sposta per motivi banali: una bottiglia si è rotta e nessuno l'ha segnato, una scatola è servita al negozio stesso, una consegna è arrivata incompleta, una vendita è stata battuta sul prodotto sbagliato, e a volte qualcosa è uscito dalla porta. Niente di tutto questo compare da solo nei registri. L'inventario è l'unico momento in cui i registri e lo scaffale si incontrano.

Per questo un inventario vale la pena anche quando non trova nulla. Un conteggio che torna è una prova, e la prossima volta che un numero sembra strano saprete che un mese fa era giusto.

Prima di iniziare

Scegliete un momento in cui la merce non si muove: dopo la chiusura, prima della prima consegna o una mattina tranquilla. Se non potete fermare le vendite, segnate l'ora di inizio e contate ogni zona in una volta sola, così una vendita durante il conteggio non finisce tra due persone.

Poi preparate la lista. Ogni prodotto con la quantità che i registri dichiarano, nell'ordine in cui gli scaffali vengono davvero percorsi, non in ordine alfabetico. Se contano in due, date a ciascuno uno scaffale intero o una stanza intera. Con due persone sullo stesso scaffale, la stessa scatola viene contata due volte.

• Stampate la lista o apritela sul telefono, una riga per prodotto, con la giacenza contabile accanto.
• Accordatevi sull'unità prima di iniziare: una cassa vale uno o dodici?
• Tenete una penna o un campo note per il motivo quando una riga non torna.

Contare senza perdere il segno

Contate quello che avete in mano, non quello che dovrebbe esserci. L'errore più comune è dare un'occhiata alla giacenza contabile, vedere un numero plausibile e spuntarlo. Coprite la giacenza contabile se serve. Prima contate, poi confrontate.

Spuntate ogni riga appena è fatta e lasciatela esattamente dov'è. Le liste che si riordinano mentre spuntate, o che nascondono da sole le righe contate, fanno perdere il segno davanti a uno scaffale vero. Una lista che sta ferma è più veloce.

Quando una riga non torna, scrivete il motivo subito, davanti allo scaffale, finché vedete ancora la scatola rovinata o lo spazio vuoto: danneggiato, scaduto, smarrito, errore di conteggio, furto. I motivi raccolti un'ora dopo sono supposizioni.

Dopo il conteggio

Rivedete le differenze prima di applicare qualcosa. Una differenza grande merita un secondo conteggio di quella sola riga: ci vuole un minuto ed è lì che si nascondono quasi tutti gli errori. Poi applicate tutte le correzioni in un solo passaggio, così i registri mostrano un conteggio, in una data, fatto da una persona, con il prima e il dopo di ogni riga.

Conservate quel documento. Un inventario applicato in silenzio, correggendo le quantità una alla volta, non si può verificare in seguito e non dice se le differenze inventariali crescono o calano. Sei mesi di conteggi trasformano la vaga sensazione che «sparisce qualcosa» in un numero su cui agire.

Ogni quanto

A un piccolo negozio basta un inventario completo una volta al mese e un conteggio rapido, ogni settimana, dei venti prodotti che si muovono di più. Sono quelli che si spostano, e venti righe richiedono un quarto d'ora. Un magazzino con centinaia di articoli di solito passa all'inventario a rotazione: un reparto diverso ogni settimana, così ogni scaffale viene contato più volte l'anno senza mai chiudere.

Fate coincidere l'inventario completo con la chiusura dell'esercizio. La valorizzazione che vi chiede il commercialista è quel conteggio moltiplicato per il prezzo di acquisto, e un conteggio che tenete già non costa nulla in più.

L'inventario di fine anno: quando è obbligatorio

In Italia è obbligatorio in contabilità ordinaria: per le società di capitali e le imprese oltre 500.000 euro di ricavi nei servizi o 800.000 nelle altre attività. Va firmato dall'imprenditore entro tre mesi dal termine per la dichiarazione dei redditi (art. 2217 c.c.). Deve indicare i beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore, con il valore di ogni gruppo; se non mostra gli articoli e la loro ubicazione, vanno conservate le distinte usate per compilarlo (art. 15 DPR 600/1973, dal 2027 art. 21 D.Lgs. 141/2026). In semplificata, per cassa, e nel forfettario le rimanenze non entrano nel reddito.

Registrate ogni carico e ogni vendita fino al momento in cui iniziate a contare; se il negozio resta aperto, la merce in arrivo resta imballata in un punto segnato e ogni vendita durante il conteggio si annota con l'ora. Ogni telefono ha i suoi scaffali, e uno scaffale finito si segna perché nessuno lo riconti. Sulla lista vanno data del conteggio, data di chiusura dell'esercizio e chi ha contato. La merce prestata a un cliente resta vostra ma non è sullo scaffale: aggiungetela all'inventario dalla lista In prestito di Invenva, non al conteggio.

Le rimanenze si valutano al minore tra costo d'acquisto senza IVA detraibile e valore di realizzo, e per i beni fungibili il codice civile ammette il costo medio ponderato (art. 2426), lo stesso che usa Invenva. Con un piano a pagamento l'export Excel delle Scorte riporta per ogni articolo categoria, posizione, quantità e valore al costo. Per contare su carta c'è il nostro modello di foglio inventario Excel gratuito. Il secondo foglio, Inventario rimanenze, trasforma il conteggio nell'inventario di fine anno: numero di riga, categoria con il suo totale, ubicazione, costo unitario IVA esclusa, valore e firma dell'imprenditore.

Gli errori che vediamo più spesso

• Contare a memoria, o dalla giacenza contabile, invece che dallo scaffale.
• Correggere le quantità una alla volta durante la settimana e chiamarlo inventario.
• Due persone sullo stesso scaffale, o nessuno sicuro di chi avesse il retro.
• Ricontare solo le righe con differenze grandi e fidarsi del resto.
• Non scrivere mai il motivo, così un anno di differenze resta senza spiegazione.

Farlo in Invenva

L'Inventario in Invenva è costruito proprio intorno a questa lista: ogni riga parte dalla giacenza contabile, spuntate le righe sul posto e restano dove sono, una riga che non torna riceve subito un motivo, e Applica scrive un solo documento di conteggio con chi, quando, prima e dopo per ogni riga cambiata. Potete leggere i codici a barre per contare invece di digitare, e un conteggio può limitarsi a una categoria o a uno scaffale.

Due persone possono dividersi gli scaffali su due telefoni. Con il piano Pro annuale i primi 7 giorni sono gratis: abbastanza per contare tutto il negozio, applicare il risultato ed esportare l’elenco delle scorte per il commercialista.