Inventario in Excel: dove il foglio non basta più e cosa fare

Un foglio di calcolo è un buon inizio

Quasi tutti i negozi partono da un foglio: una riga per prodotto, una colonna per la quantità, magari un prezzo. È gratis, lo sanno usare tutti e si adatta a qualsiasi attività. Se gestisci da solo un magazzino che cambia poche volte a settimana, un foglio può bastarti per sempre, e niente in questa pagina vuole convincerti del contrario.

Dove non basta più

Un file, tante mani. Appena una seconda persona modifica il foglio, nascono le versioni. La copia sul portatile del negozio dice 14, quella sul telefono dice 12, quella nella mail di martedì dice 15. I fogli condivisi online risolvono le versioni, ma non il problema successivo.

Nessuno storico. Una cella sovrascritta è persa. Nessuno sa dire se 12 è diventato 9 perché ne sono stati venduti tre, perché uno si è rotto e due sono stati venduti, o perché qualcuno ha digitato male. Quando un numero sembra sbagliato, il foglio non può dire chi l'ha cambiato né quando.

Nessun accesso dallo scaffale. Modificare un foglio dal telefono in magazzino è una pena: la cella sbagliata, la tastiera sopra la riga, niente codice a barre. Così le modifiche finiscono su un foglietto e vengono inserite dopo, o mai. Il foglio è aggiornato solo all'ultima sera in cui qualcuno ci si è seduto davanti.

Le formule si guastano. La colonna del riordino che funzionava a gennaio smette di funzionare quando qualcuno inserisce una riga a marzo. Nessuno se ne accorge finché non salta un ordine.

I segnali che è ora di cambiare

• Più di una persona mette mano al magazzino.
• Hai chiesto «Chi ha cambiato questo?» senza avere risposta.
• Ci sono più di cento prodotti, o prodotti con codice a barre.
• Un inventario porta via una serata e il foglio è di nuovo sbagliato una settimana dopo.
• Vuoi un avviso prima che qualcosa finisca, non dopo.

Come cambiare senza perdere niente

Non ribattere tutto. Una buona app importa il foglio che hai già: scegli il file, confermi quale colonna è il nome, la quantità, il prezzo, il codice a barre, e ogni riga arriva con la sua giacenza iniziale. Tieni il foglio come copia di riserva per un mese, porta avanti entrambi per una settimana per verificare che le quantità coincidano, poi smetti di aggiornare il foglio.

L'unica cosa su cui insistere prima di cambiare è la via del ritorno. Un'app deve esportare tutto il tuo magazzino in un file Excel in qualsiasi momento, così non resti mai bloccato e il commercialista riceve quello che chiede.

Cosa cercare nell'app

• Importa da Excel o CSV, ed esporta di nuovo in Excel quando vuoi.
• Una voce nello storico per ogni modifica: chi, quando, quanti e perché.
• Funziona sul telefono in magazzino, offline se serve, e sul computer alla scrivania.
• Scansione del codice a barre con la fotocamera, così un movimento di magazzino richiede due tocchi.
• Un inventario che lascia una registrazione, non una semplice modifica della colonna quantità.

Come si fa in Invenva

Invenva importa file .xlsx e CSV, abbina le colonne ai tuoi campi, salta i duplicati e registra ogni riga con un movimento di apertura, così lo storico parte dal primo giorno. Con l'opzione Aggiorna gli articoli esistenti, lo stesso file aggiorna invece i prodotti che hai già: nell'app web da subito, nelle app per iPhone e Android con il loro prossimo aggiornamento. Ogni modifica successiva è un movimento con una persona e un orario. L'importazione di un file intero e l'esportazione in Excel e PDF arrivano con i piani a pagamento, e i file esportati portano il nome della tua attività, non il nostro. Se vuoi vedere come cambia un foglio una volta diventato una lista di magazzino, la demo dal vivo apre un magazzino di esempio senza bisogno di un account.