Inventario di fine anno: chi deve farlo e il foglio Excel con costo, valore e totale

Cosa contiene il file

Il primo foglio, Inventario, è il conteggio vero e proprio. In alto: la data, chi ha contato e la posizione. Sotto, una riga per prodotto: nome, unità, la quantità che i tuoi registri dichiarano, la quantità contata, la differenza (calcolata per te), un motivo e note. Una riga diventa rossa quando il contato e la quantità contabile non coincidono, così la revisione dopo richiede minuti, non una serata. Stampato, ha le righe tracciate per ogni prodotto e almeno trenta, quindi anche una copia vuota funziona come modulo cartaceo.

Il secondo foglio, Inventario rimanenze, trasforma il conteggio nell'inventario di fine anno. Ogni riga prende descrizione, unità e quantità contata dalla stessa riga del foglio Inventario e si numera da sola. Tu scrivi categoria, costo unitario IVA esclusa e ubicazione; il valore di ogni riga, il totale di ogni categoria e il totale generale si calcolano da soli, e una riga a cui manca ancora la quantità o il costo diventa arancione. Aggiungi, elimina o ordina le righe nel foglio Inventario prima di scrivere i prezzi, perché ogni riga segue la stessa riga di quel foglio. Ogni pagina stampata riporta in basso il numero di pagina e invenva.com, l'inventario aggiunge la riga per la firma dell'imprenditore, e il foglio del conteggio ha un link a invenva.com sotto il titolo.

Come contare con questo foglio

Compila le quantità contabili prima di iniziare, nell'ordine in cui percorri davvero gli scaffali, poi stampalo o aprilo su un tablet. Conta quello che hai in mano, non quello che dice il foglio, e scrivi subito il motivo, sul posto: danneggiato, scaduto, perso, errore di conteggio, furto. Un motivo ricordato un'ora dopo è solo un'ipotesi.

• Assegna a ogni persona uno scaffale o una stanza intera, mai lo stesso scaffale due volte.
• Conta alla chiusura o prima della prima consegna, quando nulla si muove.
• Riconta solo le righe con differenza prima di correggere qualsiasi cosa.

Dopo l'inventario

Applica le correzioni in un solo passaggio e conserva il foglio: un inventario con data, nome e motivi è la registrazione che trasforma «qualcosa sparisce» in un numero. Sei mesi di questi fogli ti dicono se il calo sta aumentando.

Chi è obbligato all'inventario di fine anno e cosa deve contenere la distinta

Chi tiene la contabilità ordinaria redige l'inventario ogni anno (codice civile, art. 2217) e il fisco precisa che cosa deve mostrare: l'inventario «deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo» (DPR 600/1973, art. 15; dal 1° gennaio 2027 la stessa frase è nell'art. 21 del Testo unico adempimenti e accertamento, D.Lgs. 141/2026). Se dall'inventario non risultano gli articoli di ogni gruppo e la loro ubicazione, vanno tenute a disposizione dell'Agenzia delle Entrate le distinte usate per compilarlo.

L'obbligo riguarda le imprese in contabilità ordinaria: tutte le SRL e SPA e, sopra 800.000 euro di ricavi annui (500.000 euro per i servizi), anche ditte individuali e società di persone. Sotto queste soglie si può tenere la contabilità semplificata, che esonera dalle scritture, inventario compreso (DPR 600/1973, art. 18, ripreso dall'art. 23 del nuovo Testo unico). Chi applica il regime forfetario è esonerato dalla tenuta delle scritture contabili.

L'inventario fotografa le rimanenze alla chiusura dell'esercizio, il 31 dicembre per chi chiude con l'anno solare, e va firmato dall'imprenditore entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (art. 2217 c.c.).

Le rimanenze si iscrivono al costo o al valore di realizzo, se minore, e per i beni fungibili il codice civile ammette la media ponderata, il FIFO e il LIFO (art. 2426, nn. 9 e 10). Se in bilancio usi la media ponderata o il FIFO, il fisco prende lo stesso valore (TUIR, art. 92, comma 4; dal 2027 art. 101, comma 4, del nuovo Testo unico delle imposte sui redditi, D.Lgs. 117/2026). Il prezzo d'acquisto in Invenva è una media ponderata mobile che comprende spedizione e dogana indicate nei carichi. Se in bilancio usi il FIFO, scrivi nella distinta il costo unitario FIFO. L'IVA detraibile non fa parte del costo.

Ecco cosa deve contenere la distinta. Il secondo foglio del file, Inventario rimanenze, segue questo schema: il numero si compila da solo, la quantità arriva dal conteggio del primo foglio, tu scrivi categoria, costo unitario e ubicazione, e valore, totali per categoria e totale generale si calcolano.

• Articoli raggruppati in categorie omogenee, con il valore di ogni gruppo
• Per ogni articolo: descrizione, unità di misura e quantità
• Costo unitario e valore (quantità per costo), IVA detraibile esclusa
• Ubicazione degli articoli, oppure le distinte di dettaglio a disposizione
• Totale generale
• Firma dell'imprenditore o del legale rappresentante, con la data

Come ti aiuta Invenva nell'inventario di fine anno

Più persone possono contare insieme, ognuna con il proprio telefono e il proprio scaffale, e un conteggio si può limitare a una categoria o a uno scaffale. Applica registra chi ha contato, quando, e il prima e il dopo di ogni riga cambiata.

Finito il conteggio, esporti l'Excel dalle Scorte (con un piano a pagamento). Per ogni articolo ci sono quantità, unità, Categoria, Posizione, Prezzo d'acquisto e Al costo: categorie e posizioni servono proprio per la distinta. Il prezzo d'acquisto è una media ponderata ricalcolata a ogni carico, con la spedizione e la dogana indicate nel carico, e Al costo è la quantità per il prezzo d'acquisto.

Se hai continuato a vendere dopo il 31 dicembre, i dati di quel giorno restano disponibili. Nell'app web apri Report, scegli un periodo Personalizzato che termina il 31 dicembre, attiva Scorte a fine periodo in Dati (Excel) e premi Condividi. Il file riporta la quantità di ogni articolo al 31 dicembre e la colonna Al costo a fine periodo, ma non categoria e posizione, che prendi dall'Excel delle Scorte. Per la distinta usa la colonna Al costo a fine periodo: Valore scorte a fine periodo usa il prezzo di vendita, quando l'articolo ne ha uno. È un dato calcolato dai movimenti, non un conteggio fisico: un conteggio applicato entro il 31 dicembre è compreso, uno applicato dopo no. Per averlo servono un piano a pagamento, un periodo già concluso e la connessione a internet. È già nell'app web, e le app per iPhone e Android lo riceveranno con il prossimo aggiornamento.

Gli articoli dati in prestito sono ancora tuoi: escono dalle scorte come scarico, e la lista In prestito mostra chi li ha e quanti, così li aggiungi alla distinta. Se hai inserito i prezzi d'acquisto con l'IVA, togli l'IVA detraibile.

Come si fa in Invenva

L'inventario in Invenva è questo stesso foglio, reso vivo: le righe non si spostano mai, spuntare una riga la tiene al suo posto, una riga discordante riceve subito un motivo davanti allo scaffale, scansioni i codici a barre invece di digitare, e Applica scrive una sola registrazione di inventario con il prima e il dopo di ogni riga cambiata. Due persone possono dividersi gli scaffali su due telefoni. La demo dal vivo ha un inventario di esempio pronto da provare.