Scegliere un'app per la gestione del magazzino in una piccola attività: sette domande che contano

Parti dal magazzino, non dall'elenco delle funzioni

Le app di magazzino si vendono con elenchi di funzioni, e gli elenchi sono tutti uguali. Le differenze che contano si vedono sullo scaffale: se chi apre una consegna riesce a caricarla con una mano sola, se un errore si può ritrovare e annullare, se i numeri sul telefono e sul portatile sono gli stessi. Queste sette domande vengono dall'aver osservato piccole attività mentre mettevano in piedi la gestione delle scorte, e da dove si sono bloccate.

1. Funziona dove sta la merce?

La merce sta in un retrobottega senza campo, su un banco al mercato, dentro un furgone. Se l'app ha bisogno della connessione per ogni modifica, le modifiche si rimandano e i registri restano indietro. Cerca un'app che funzioni offline e sincronizzi dopo, e che giri sul telefono come sul computer, perché chi conta e chi ordina spesso non sono la stessa persona.

2. Tiene lo storico di ogni modifica?

Una quantità che si può semplicemente correggere è una quantità di cui nessuno si fida. Ogni movimento di magazzino dovrebbe essere una registrazione con chi, quando, quanto e perché, e una registrazione sbagliata va annullata con una nuova, mai corretta in silenzio. È questo che ti permette di rispondere un mese dopo a «Perché ne mancano tre?».

3. Può usarla il team, con dei limiti?

Il titolare ordina, il personale sposta la merce, il commercialista guarda. Un'app dovrebbe dare a ciascuno esattamente questo: ruoli, un codice o un link di invito e nessun modo per un nuovo arrivato di cancellare un prodotto per sbaglio. Attenzione ai prezzi per utente: un team di cinque persone non dovrebbe costare cinque abbonamenti.

4. Puoi portare fuori i tuoi dati?

Prima di tutto, trova il pulsante Esporta. Excel per il commercialista, PDF per il fornitore, e l'intera lista delle scorte se un giorno te ne vai. Un'app che importa facilmente ma esporta male è una trappola. I dati che non puoi portare via non sono tuoi.

5. Conta e riordina, o si limita a elencare?

L'elenco dei prodotti è la parte facile. Il lavoro sta nell'inventario che lascia una registrazione, negli avvisi di scorte basse che arrivano prima che lo scaffale sia vuoto, negli ordini ai fornitori che puoi passare a un collega come lista di controllo, e nei report che dicono quanto vale la merce e cosa si è mosso. Chiedi di vedere un inventario e un ordine, non la schermata del prodotto.

6. Quanto costa quando cresci?

Leggi la pagina dei prezzi pensando al secondo anno, non al primo mese. Prezzi per utente, prezzi per sede e componenti a pagamento per l'export o le etichette con codice a barre sono i punti in cui un piano economico diventa caro. Un prezzo fisso per tutto il team è più facile da pianificare, e un piano gratuito con limiti veri ti lascia provare con la tua merce prima di pagare.

7. Il personale la userà davvero?

Il sistema migliore è quello che si usa in un sabato pieno. Se caricare una consegna richiede sei tocchi, verrà fatto lunedì, a memoria. Dai l'app alla persona che la userà di più e guardala inserire dieci prodotti veri. Se ha bisogno di istruzioni, continua a cercare.

Quello di cui non hai bisogno il primo giorno

Trasferimenti tra più magazzini, integrazione con la cassa, sincronizzazione con la contabilità, flussi di approvazione degli ordini. Sono esigenze reali per alcune attività e rumore per la maggior parte di quelle piccole. Scegli un'app che possa aggiungerli più avanti, non una che ti costringa a configurarli adesso.

Come provare un'app in un pomeriggio

• Apri la demo o un account gratuito e inserisci venti dei tuoi prodotti veri, con i codici a barre se li hai.
• Carica una consegna e scarica qualche vendita dal telefono, poi controlla i numeri su un computer.
• Fai un inventario di quei venti prodotti e guarda la registrazione che lascia.
• Esporta in Excel e apri il file. C'è tutto?
• Annulla uno dei movimenti e verifica che lo storico abbia ancora senso.

Come Invenva risponde a queste domande

Invenva funziona su iPhone e Android e in qualsiasi browser, lavora offline e conserva ogni modifica come movimento con persona e ora. I team entrano con un codice e ricevono un ruolo; ogni piano ha un solo prezzo per tutte le persone che include, senza costi per membro. Inventari, ordini, avvisi e report ci sono in ogni piano; l'importazione di un intero file Excel e l'esportazione in Excel e PDF arrivano con i piani a pagamento. Senza abbonamento hai in tutto 20 articoli e 20 azioni di magazzino, abbastanza per provare l'app. La demo dal vivo apre un magazzino di esempio senza account: è il modo più rapido per fare la prova del pomeriggio descritta sopra.