비품관리대장: 누가 어떤 비품과 공구를 가져갔고 언제 반납하는지 한눈에

비품관리대장에 꼭 들어가야 할 것

기록은 6주 뒤에 시비를 가려 줄 수 있어야 쓸모가 있습니다. ‘드릴, 김 대리’로는 가릴 수 없습니다. ‘18V 해머드릴 1대, 3번 스티커가 붙은 것, 3월 3일 김민준 대리에게, 케이스 금 감, 금요일 반납, 서명’이라면 가릴 수 있고, 적는 데 20초면 됩니다.

대장은 보통 총무 담당자나 공구 담당자가 창구 앞에 사람이 줄 서 있을 때 적습니다. 그러니 실제로 채워질 칸만 두는 것이 좋습니다. 서명은 메모를 인수인계 기록으로 바꿔 줍니다. 그날, 그 상태로, 그 사람에게 건넸다는 증거가 되기 때문입니다. 일곱 가지면 충분합니다.

• 대여일: 실제로 나간 날입니다. 누군가 적을 생각이 난 날이 아닙니다.
• 성명: 가져가는 사람의 이름입니다. 협력업체 직원이면 업체명도 적습니다.
• 품명과 관리번호: 같은 드릴이 다섯 대라면 공구에 붙은 번호가 있어야 그 줄이 의미가 있습니다.
• 수량: 클램프, 라쳇 벨트, 드릴 비트처럼 세트로 나가는 것은 몇 개씩 빠진 채 돌아오기 쉽습니다.
• 상태: 나갈 때와 돌아올 때 몇 마디씩, 창구를 맡은 사람이 적습니다.
• 반납 예정일: 정해져 있다면 적습니다.
• 서명: 나갈 때는 가져가는 사람이, 돌아올 때는 받는 사람이 합니다.

인쇄해서 쓰는 비품관리대장 양식

이 페이지 위쪽의 파일은 엑셀 양식입니다. 대여 한 건이 한 줄이고, 열은 번호, 대여일, 성명, 품명, 관리번호, 수량, 대여 시 상태, 반납 예정일, 반납일, 반납 수량, 반납 시 상태, 대여 시 서명, 반납 시 서명, 비고의 열네 개입니다. 앞쪽 열은 나갈 때, 반납 열은 돌아올 때 채우며, 서명도 그때마다 한 번씩 받습니다. 처음 500줄까지는 대여일, 성명, 품명 중 하나라도 적힌 줄에 번호가 1부터 차례대로 자동으로 매겨집니다. 열 이름 오른쪽에는 invenva.com 링크가 있습니다.

빈 양식을 인쇄하면 테두리가 그어진 20줄이 A4 가로 한 장에 들어갑니다. 제목과 열 이름은 페이지마다 반복해서 인쇄되고, 모든 페이지 아래쪽에 페이지 번호와 invenva.com이 찍힙니다. 몇 장 인쇄해서 공구가 실제로 나가는 곳에 두세요. 자재 창고 창구, 현장 컨테이너, 작업 차량 같은 곳입니다. 반납일이 비어 있는 줄은 아직 밖에 있는 공구이니, 매주 금요일에 그 열만 훑어보면 종이로 된 기한 초과 목록이 됩니다. 한글(hwp) 파일이 아니라 엑셀(xlsx) 파일입니다.

종이에는 약점이 두 가지 있습니다. 한 사람이 무엇을 가지고 있는지 보려고 마흔 줄을 읽는 사람은 없고, 대장은 한 곳에만 둘 수 있습니다. 앱으로 옮길 때는 오늘 나가 있는 것만 등록하고, 종이 대장은 지난 기록으로 보관하세요.

퇴사자가 아직 반납하지 않은 비품

마지막 주는 공구가 영영 사라지는 때입니다. 차량은 다른 사람이 비우고, 빌려 간 레이저 레벨기는 누군가의 집 창고로 가고, 석 달 뒤에는 반납이 됐는지 아무도 모릅니다. 효과가 있는 방법은 하나입니다. 마지막 출근일 전에 그 사람 이름으로 나가 있는 것을 모두 뽑아 함께 확인하고 서명을 받는 것입니다.

종이로는 모든 대장에서 이름 하나를 찾아 반납일이 빈 줄을 하나하나 확인해야 합니다. Invenva에서는 고객 및 공급업체에서 그 사람을 여세요. 그 사람의 페이지에 아직 대여 중인 것이 나오고, 활동 내역에 모든 대여와 반납이 나옵니다. 웹 앱에서는 대여 중 목록을 사람별로도 볼 수 있습니다.

• 마지막 출근일 일주일 전에 그 사람 이름으로 남아 있는 것을 모두 확인합니다.
• 함께 하나씩 보면서 돌아온 것은 수량과 함께 반납 처리합니다.
• 수리할 수 없을 만큼 망가져 돌아온 공구는 반납 처리한 뒤, 사유를 파손으로 해서 폐기로 기록합니다.
• 돌아오지 않은 것은 종이에 적고 두 사람이 서명합니다. 앱에서는 반납 처리로 대여를 닫고 사유를 분실로 해서 폐기를 기록해야 재고 수량이 맞습니다.

Invenva에서 하는 법

Invenva에서 대여는 돌아올 것을 전제로 사람 이름 앞으로 하는 출고입니다. 가져가는 사람은 계정도 앱도 필요 없고, 대여는 보고서에서 판매로 잡히지 않습니다.

팀원마다 대여(출고)와 반납 받기(입고)를 따로 허용할 수 있습니다. 휴대폰에서는 신호가 없어도 모두 기록되고 신호가 돌아오면 동기화됩니다. 인터넷이 필요한 것은 사진 추가뿐입니다.

• 공구마다 한 번 등록합니다. 사진을 넣고, 유료 요금제라면 앱에서 바코드나 QR 코드 라벨을 인쇄해 붙입니다. 똑같은 공구는 수량이 있는 품목 하나로, 구별해야 하는 공구는 각각의 품목으로 둡니다.
• 나갈 때는 이름으로 검색하거나 라벨을 스캔해 그 공구를 열고, 나가는 수량을 넣은 뒤 대여를 누르고 가져가는 사람의 이름을 적습니다. 여러 공구를 한꺼번에 내줄 때는 재고 목록에서 선택해 함께 대여합니다.
• 날짜가 있으면 반납 기한을 정하고, 필요하면 현장 이름이나 ‘케이스 금 감’ 같은 메모를 남깁니다.
• 저장합니다. 대여 중 목록에 올라가고, 공구 페이지에 몇 개가 나가 있는지 표시되며, 활동 내역에 누가 언제 내줬는지 남습니다.
• 돌아오면 대여 중에서 그 건을 누르고 반납 처리를 고릅니다. 일부만 돌아왔으면 그 수량을 넣으면 되고, 나머지는 목록에 남습니다.
• 기한을 넘긴 대여는 대여 중 목록 맨 위에 날짜가 빨간색으로 표시되고, 재고 화면에도 기한 초과가 사람과 공구 이름과 함께 뜹니다.

샘플 매장에서 직접 보기

샘플 매장은 계정 없이 대여 중 화면으로 바로 열립니다. 하버 스튜디오에 빌려준 책상 스탠드 2개는 이미 기한을 넘겼고, 오크 앤 파인이 가져간 HD 웹캠 1개는 4일 뒤에 돌아올 예정이며, 노트북 거치대 3개는 이미 반납되었습니다. 공구 창고가 아니라 사무용품 매장이라 드릴 대신 스탠드가 보이지만, 팀이 쓰게 될 화면은 똑같습니다. 위쪽에서 품목과 고객을 바꿔 보고, 한 줄을 눌러 반납 처리도 해 보세요.

대여와 반납은 모든 요금제에서 쓸 수 있고, 유료 요금제에서는 팀 전체가 인원당 요금 없이 한 가격으로 함께 씁니다. Pro는 5명, Business는 25명까지 쓸 수 있습니다. 연간 요금제는 처음 7일이 무료입니다.