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Controle de ferramentas para funcionários: quem pegou, quando e se devolveu
· Invenva
O que o termo de responsabilidade precisa ter, uma ficha de retirada e devolução com assinaturas para imprimir, o que conferir no desligamento e quem está com cada ferramenta, no celular.
Ferramenta que some do almoxarifado nem sempre foi roubada. A esmerilhadeira saiu na segunda com alguém que pretendia devolver, e na sexta ninguém lembra com quem ela ficou. O remédio é simples e sem graça: anotar no momento em que a ferramenta sai, com o nome de quem levou, e olhar sempre a lista do que ainda está fora. O papel assinado cuida da prova. A pergunta do dia a dia, quem está com o quê agora, pede uma lista que se atualiza sozinha.
O que o termo de responsabilidade de ferramentas precisa ter
Termo de responsabilidade, cautela de ferramentas ou ficha de retirada: o nome muda de empresa para empresa, o conteúdo não. O documento só vale alguma coisa se responder às perguntas que aparecem meses depois, quando a furadeira volta sem o carregador.
Muitos termos trazem uma cláusula de desconto em caso de dano. Pela CLT (art. 462, § 1º), o desconto no salário só é lícito se essa possibilidade tiver sido acordada ou se houver dolo do empregado; a redação da cláusula é assunto para o seu contador ou advogado. Na ficha em si, cada linha precisa de:
- Data da retirada.
- Nome completo de quem retirou. “Zé da obra 2” não diz nada a ninguém em março.
- A ferramenta, com código ou número de série, e os acessórios que foram junto: duas baterias, carregador, maleta. Muitas vezes, o que falta na volta não é a máquina, é a segunda bateria.
- Quantidade.
- Estado na retirada, em poucas palavras: nova, cabo emendado, carcaça trincada.
- Data prevista de devolução, quando houver. Um notebook entregue para o trabalho do dia a dia muitas vezes não tem.
- Assinatura de quem retirou e, na volta, de quem conferiu e recebeu.
Ficha de controle de ferramentas para imprimir, com assinatura na retirada e na devolução
O arquivo desta página é uma ficha de controle de ferramentas em Excel, com uma linha por retirada. As colunas são Nº, Data de retirada, Retirado por, Item, Código, Qtd., Estado na retirada, Devolver até, Data da devolução, Qtd. devolvida, Estado na devolução, Assinatura na retirada, Assinatura na devolução e Observações. A coluna Nº se numera sozinha quando a linha tem data, nome ou item, nas primeiras 500 linhas, e depois dos nomes das colunas há um link para invenva.com.
Em branco, a ficha sai numa só folha A4 na horizontal, com vinte linhas; o título e os nomes das colunas se repetem em cada página, e cada página traz no rodapé o número dela e invenva.com. Imprima e deixe numa prancheta no balcão do almoxarifado, ou uma cópia na caminhonete da equipe. Quem retira assina na hora. Quem recebe de volta confere os acessórios e assina na devolução. Para um item caro entregue a uma pessoa só, como notebook ou celular, muitas empresas usam um termo de uma página por funcionário; os campos são os mesmos.
É um registro em papel, feito para levar assinatura. No Invenva, cada empréstimo é lançado no app no momento da retirada.
Desligamento: o que o funcionário ainda tem em mãos
O dia em que o controle de ferramentas mais faz falta é o último dia de alguém na empresa. Antes de fechar o desligamento, você precisa de uma lista curta e certa: o que a pessoa retirou e ainda não devolveu. Montar essa lista a partir de fichas de papel é ler meses de linhas procurando um nome.
O que voltar entra num termo de devolução assinado pelos dois lados. O que não voltar fica registrado com nome, data e estado na retirada, e qualquer conversa sobre desconto segue o art. 462 da CLT e o que foi combinado por escrito, não a memória de alguém. No Invenva:
- Abra a página da pessoa em Clientes e fornecedores: ela mostra tudo o que está emprestado para essa pessoa, com o atraso em vermelho.
- Se a lista for longa, a busca da tela Emprestado também encontra pelo nome e mostra tudo o que a pessoa ainda tem. No app web, a tela também agrupa por pessoa, no botão Clientes.
- Marque como devolvido o que voltar no último dia, mesmo que em parte. Ferramenta que não vai voltar: marque como devolvida e lance uma Perda com o motivo Perdido, para o estoque continuar certo.
- Em Atividade, o filtro Cliente/fornecedor mostra cada empréstimo e cada devolução dessa pessoa, com a data e o nome de quem lançou. Num plano pago, escolha o período e exporte essa lista em Excel para anexar ao termo de devolução.
Como funciona no Invenva, passo a passo
No Invenva, o empréstimo é uma Saída de estoque em nome de uma pessoa, à espera da devolução. Quem leva não precisa de conta nem do app: o nome basta, e ele aparece também na sua lista de clientes, porque o app guarda num só lugar todo mundo para quem sai mercadoria.
Emprestar e receber devoluções são permissões separadas (Saída de estoque e Entrada de estoque), que você libera pessoa por pessoa. No celular, retirada e devolução funcionam sem sinal e sincronizam quando a conexão volta.
- Cadastre cada ferramenta como um item, com foto. O número de série pode ir num campo personalizado. Para diferenciar ferramentas iguais, cadastre cada uma como um item de quantidade 1. Num plano pago, imprima uma etiqueta de código de barras ou QR e cole na máquina ou na maleta.
- Na retirada, escaneie a etiqueta ou busque o item, escolha Saída de estoque e toque em Emprestar. Digite o nome de quem leva e a quantidade e, se a data de volta estiver combinada, preencha Devolver até. Uma observação como “só uma bateria” fica gravada no empréstimo.
- Várias ferramentas para a mesma pessoa? Selecione todas na lista de estoque e empreste de uma vez.
- A ferramenta sai do estoque, mas não conta como venda: ela fica na tela Emprestado até voltar. Sem data de devolução, a linha mostra o dia em que saiu. Passada a data, a linha mostra “Atrasado” em vermelho e sobe para o topo, e o alto da tela de estoque passa a mostrar “Atrasado · nome · ferramenta”.
- Na devolução, toque na linha, escolha Marcar como devolvido e diga quantas voltaram. Voltaram duas de três? A terceira continua emprestada.
- A Atividade guarda cada empréstimo e cada devolução: quem entregou, para quem, quando e quantas.
Perguntas e respostas
Quem pega a ferramenta precisa instalar o app?
Não. O empréstimo é lançado no nome da pessoa, e o nome basta: ela não precisa de conta nem de celular.
Como vejo quais devoluções estão atrasadas?
A linha mostra “Atrasado” em vermelho no topo da tela Emprestado, e o alto da tela de estoque mostra o nome e a ferramenta, então quem pode emprestar ferramentas na equipe vê isso assim que abre o app. É assim no iPhone, no Android e no app web.
Dá para abandonar a ficha de papel?
Os dois se completam: a assinatura fica no papel e o app mostra quem está com o quê agora. Para o empréstimo do dia a dia sem assinatura, o app basta.
Serve como ficha de EPI?
Em parte. EPI que é entregue e não volta, como luva e botina, é uma Saída de estoque comum no nome do funcionário, não um empréstimo. A NR-6 permite registrar a entrega em livros, fichas ou sistema eletrônico; o Invenva guarda data, nome, item e quantidade. Se o seu técnico de segurança exige a ficha assinada, use a ficha para a assinatura e o app para o estoque de EPI.
Veja no estoque de exemplo
A tela Emprestado do estoque de exemplo abre sem conta. O exemplo é uma loja de material de escritório, então em vez de furadeiras você vê duas luminárias de mesa emprestadas a um cliente, com dois dias de atraso e em vermelho, uma webcam que ainda está fora e três suportes para notebook já devolvidos. No alto, alterne entre Itens e Clientes (a segunda visão é a do último dia de um funcionário) e toque numa linha para experimentar Marcar como devolvido.
Empréstimos e devoluções funcionam em todos os planos, e os planos pagos trazem a equipe inteira, com um preço só para todos e sem cobrança por pessoa: o Pro cobre até 5 pessoas, o Business até 25. Os planos anuais começam com 7 dias grátis.