Excel庫存管理：試算表在哪裡撐不住，以及該怎麼辦

試算表是不錯的起點

大多數店家都是從一張表開始：一個商品一列，一欄數量，也許再加個價格。它免費，誰都會用，什麼生意都套得上。如果只有你一個人管庫存，一週才動幾次，一張表可能就夠你用一輩子，這一頁沒有任何內容想勸你放棄它。

撐不住的地方

一個檔案，好幾雙手。第二個人一改表，就出現好幾個版本。店裡電腦上的那份寫14，手機上的寫12，週二郵件裡的那份寫15。線上共用試算表解決了版本問題，但解決不了下一個問題。

沒有歷史紀錄。被覆蓋的儲存格就沒了。12變成9，是賣了三個，還是壞了一個賣了兩個，還是有人打錯，沒人說得清。數字看起來不對時，試算表說不出是誰改的、什麼時候改的。

在貨架前用不了。在倉庫裡用手機改試算表是活受罪：點錯格子，鍵盤擋住那一列，也掃不了條碼。於是改動先記在紙上，晚點再登打，或者乾脆不登。試算表只準確到上一次有人坐下來整理的那個晚上。

公式會悄悄失效。一月還好用的補貨欄，三月有人插了一列就算不對了。直到漏掉一筆訂單，才有人發現。

該換工具的訊號

• 經手庫存的人不只一個。
• 你問過「這是誰改的？」，沒人答得出來。
• 商品超過一百種，或者商品有條碼。
• 盤點一次要花一個晚上，一週後試算表又不對了。
• 你想在缺貨之前收到提醒，而不是之後。

怎麼換才一筆都不丟

別重新登打。好的應用程式會直接匯入你現有的表：選檔案，確認哪一欄是名稱、數量、價格、條碼，每一列就帶著期初庫存進來了。試算表當備份留一個月，兩邊並行跑一週，確認數量對得上，然後就停止更新試算表。

換之前唯一要堅持的，是退路。應用程式必須能隨時把全部庫存匯出成Excel檔，這樣你永遠不會被綁死，會計要什麼也拿得出來。

挑應用程式時看什麼

• 能從Excel或CSV匯入，也能隨時匯出回Excel。
• 每一次改動都有紀錄：誰、什麼時候、多少、為什麼。
• 在倉庫裡用手機能用，需要時離線也能用，回到桌前用電腦也能用。
• 用相機掃條碼，改一次庫存只要兩下。
• 盤點會留下紀錄，而不只是改一下數量欄。

在Invenva裡怎麼做

Invenva可以匯入.xlsx和CSV檔，把欄位對應到你的欄位，跳過重複項，並把每一列記為期初庫存，所以歷史從第一天就開始。開啟「更新已有商品」後，同一個檔案會改為更新你已有的商品：網頁版現在就能用，iPhone和Android App會在下次更新時加入。之後的每一次改動都是一筆帶人名和時間的紀錄。匯入整個檔案以及匯出Excel和PDF屬於付費方案，匯出的檔案上寫的是你的店名，不是我們的。想看看一張表變成庫存清單後是什麼樣子，線上示範不用註冊就能打開一份範例庫存。