نموذج ورقة جرد المخزون لإكسل، مع حساب الفرق تلقائيًا

ما الذي يحتويه الملف

الورقة الأولى، «جرد المخزون»، هي ورقة العد نفسها. في الأعلى التاريخ والقائم بالعد والموقع. وتحتها صف واحد لكل منتج: الاسم، الوحدة، الكمية حسب سجلاتك، الكمية التي عددتها، الفرق (محسوب لك)، السبب والملاحظات. يتحول الصف إلى اللون الأحمر عندما تختلف الكمية المعدودة عن الكمية الدفترية، فتستغرق المراجعة بعد ذلك دقائق لا أمسية كاملة. وعند الطباعة تظهر أسطر مخططة لكل منتج، ثلاثون سطرًا على الأقل، فتصلح النسخة الفارغة أيضًا نموذجًا ورقيًا.

أما الورقة الثانية، «جرد نهاية السنة»، فتحوّل الجرد إلى قائمة مقيّمة لنهاية السنة. يأخذ كل سطر فيها الصنف والوحدة والكمية المعدودة من السطر نفسه في ورقة «جرد المخزون»، ويُرقَّم تلقائيًا. تكتب أنت تكلفة الوحدة، فتُحسب قيمة كل سطر وإجمالي القيمة، ويظهر باللون البرتقالي كل سطر ما زالت تنقصه الكمية أو التكلفة. وفوق القائمة أسطر لاسم المنشأة وتاريخ المخزون وتاريخ الجرد والقائم بالعد والموقع وطريقة التقييم. أضف الأسطر أو احذفها أو رتّبها في ورقة «جرد المخزون» قبل أن تكتب تكلفة الوحدة، لأن كل سطر في القائمة يتبع السطر نفسه في ورقة العد. وفي أسفل كل صفحة مطبوعة رقمها وعنوان invenva.com، وتضيف القائمة هناك سطرين للتوقيع، وفي ورقة العد رابط إلى invenva.com تحت العنوان.

كيف تعد باستخدامه

املأ الكميات الدفترية قبل أن تبدأ، بالترتيب الذي تمر به على الرفوف فعلًا، ثم اطبعه أو افتحه على جهاز لوحي. عد ما في يدك، لا ما هو مكتوب في الورقة، واكتب السبب فورًا: تالف، منتهي الصلاحية، مفقود، خطأ في العد، سرقة. السبب الذي يُتذكر بعد ساعة مجرد تخمين.

• أعط كل شخص رفًا كاملًا أو غرفة كاملة، ولا تجعل رفًا واحدًا يُعد مرتين.
• عد في وقت الإغلاق أو قبل أول شحنة، حين لا يتحرك شيء.
• أعد عد السطور ذات الفرق فقط قبل أن تصحح أي شيء.

بعد الجرد

طبّق التصحيحات دفعة واحدة واحتفظ بالورقة: جرد بتاريخ واسم وأسباب هو السجل الذي يحول شعور «أشياء تختفي» إلى رقم. ستة أشهر من هذه الأوراق تخبرك إن كان العجز يزداد.

كيف تفعل ذلك في Invenva

جرد المخزون في Invenva هو هذه الورقة نفسها، حية: الصفوف لا تتحرك أبدًا، ووضع علامة على صف يبقيه في مكانه، والصف غير المتطابق يحصل على سبب في الحال أمام الرف، ويمكنك مسح الباركود بدلًا من الكتابة، وزر «تطبيق» يحفظ سجل جرد واحدًا بما قبل وما بعد لكل سطر تغيّر. يمكن لشخصين تقسيم الرفوف بينهما والعد بهاتفين. العرض التجريبي المباشر يضم جردًا جاهزًا للتجربة.