Inventurní soupis zásob v Excelu, s vypočítaným rozdílem

Co je v souboru

První list, Inventura, slouží k samotnému počítání. Nahoře je datum, kdo počítal, a umístění. Pod tím jeden řádek na produkt: název, jednotka, množství podle evidence, spočítané množství, rozdíl (vypočítaný za vás), důvod a poznámky. Když se spočítané množství neshoduje s evidovaným, řádek zčervená, takže kontrola pak zabere pár minut, ne celý večer. Vytištěný formulář má linky pro každý produkt a nejméně třicet, takže i prázdná kopie poslouží jako papírový formulář.

Druhý list, Inventurní soupis, z inventury udělá soupis zásob k rozvahovému dni. Každý řádek převezme z téhož řádku listu Inventura název položky, měrnou jednotku, skutečný stav i evidenční stav a sám se očísluje. Vy doplníte pořizovací cenu za MJ; ocenění řádku, ocenění celkem i rozdíl mezi skutečným a evidenčním stavem se spočítají samy a řádek, kterému chybí množství nebo cena, se zbarví oranžově. Řádky přidávejte, mažte a řaďte na listu Inventura dřív, než zapíšete ceny, protože každý řádek soupisu přebírá údaje z odpovídajícího řádku tohoto listu. Každá vytištěná strana má dole číslo strany a invenva.com, soupis navíc oba podpisové záznamy a list Inventura má pod nadpisem odkaz na invenva.com.

Jak s ním počítat

Před začátkem vyplňte evidovaná množství, v pořadí, v jakém regály skutečně procházíte, pak formulář vytiskněte nebo otevřete na tabletu. Počítejte, co máte v ruce, ne to, co říká formulář, a důvod napište hned na místě: poškozeno, prošlé, ztraceno, chyba při počítání, krádež. Důvod, na který si vzpomenete za hodinu, je jen odhad.

• Každému dejte celý regál nebo celou místnost, nikdy stejný regál dvakrát.
• Počítejte při zavírání nebo před první dodávkou, kdy se nic nehýbe.
• Před opravou přepočítejte jen řádky s rozdílem.

Po inventuře

Opravy proveďte najednou a formulář si uschovejte: inventura s datem, jménem a důvody je záznam, který mění pocit „něco mizí“ v konkrétní číslo. Šest měsíců těchto formulářů vám řekne, jestli manko roste.

Co musí obsahovat inventurní soupis

Inventurní soupis zásob nemá předepsaný formulář, zákon ale přesně říká, co v něm musí být. Podle § 30 odst. 7 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou inventurní soupisy „průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat“ tyto údaje:

• Zjištěný majetek popsaný tak, aby šel jednoznačně určit: název, případně kód, měrná jednotka a skutečné množství (písm. a)
• Podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečného stavu (písm. b)
• Podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury (písm. b)
• Způsob zjišťování skutečného stavu, například počítáním, vážením nebo měřením (písm. c)
• Ocenění k rozvahovému dni, případně k rozhodnému dni (písm. d)
• Okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka, obvykle 31. 12. (písm. f)
• Rozhodný den, pokud jste ho stanovili (písm. g)
• Okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury, tedy datum i čas (písm. h)

Kdo inventuru dělá, kdy a v jakých cenách

Inventarizaci podle § 29 a 30 provádějí účetní jednotky: všechny právnické osoby, podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, podnikající fyzické osoby s obratem nad 25 000 000 Kč za předchozí kalendářní rok a ti, kdo vedou účetnictví dobrovolně (§ 1 odst. 2 zákona o účetnictví). OSVČ s daňovou evidencí mají podle § 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů zjistit skutečný stav zásob k poslednímu dni zdaňovacího období a provést o tom zápis. Náležitosti zápisu zákon nevyjmenovává, soupis se stejnými údaji ale poslouží i tady. Kdo uplatňuje výdaje procentem z příjmů nebo platí paušální daň, daňovou evidenci nevede, a tuto povinnost tedy nemá (§ 7 odst. 13).

Účetní jednotky smějí inventuru zásob k 31. 12. zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a musí ji ukončit nejpozději dva měsíce po něm (§ 30 odst. 6), tedy zhruba od začátku září do konce února. Můžete si také stanovit rozhodný den před 31. 12. a stav k rozvahovému dni dopočítat podle účetních záznamů o přírůstcích a úbytcích (§ 30 odst. 4). Provedení inventarizace musíte umět prokázat 5 let (§ 29 odst. 3). Pro daňovou evidenci zákon žádné okno nestanoví: stav se zjišťuje k poslednímu dni zdaňovacího období.

Nakupované zásoby se oceňují pořizovací cenou, tedy cenou, za kterou byly pořízeny, včetně nákladů s pořízením souvisejících, třeba dopravy nebo cla (§ 25 odst. 1 písm. c a odst. 5 písm. a). U stejného druhu zásob zákon výslovně připouští cenu zjištěnou váženým aritmetickým průměrem (§ 25 odst. 4). Invenva vede nákupní cenu každé položky právě jako průběžný vážený průměr z dodávek a dopravu nebo clo zadané u dodávky do něj započítá. Když je prodejní cena po odečtení nákladů na prodej nižší než ocenění, oceňují se zásoby touto nižší cenou (§ 26 odst. 1), a u takových položek ji zapíšete do soupisu. Plátci DPH s nárokem na odpočet oceňují bez DPH, proto zkontrolujte, zda nákupní ceny zadáváte bez daně.

Druhý list staženého souboru, „Inventurní soupis“, má pole pro všechny tyto údaje: číslo soupisu, účetní jednotku, způsob zjištění skutečného stavu, okamžik účetní závěrky, rozhodný den, okamžik zahájení a ukončení inventury, pořadové číslo, označení položky, měrnou jednotku, skutečný stav, pořizovací cenu za jednotku, ocenění, celkové ocenění a oba podpisové záznamy.

Jak vám Invenva pomůže s roční inventurou

Roční inventuru obvykle dělá víc lidí najednou. V Invenvě počítá každý své regály na vlastním telefonu a každá použitá inventura se uloží se jménem toho, kdo ji použil, a s časem. Místo psaní můžete skenovat čárové kódy. Podpisy patří na vytištěný soupis. Invenva u inventury ukládá čas, kdy byla použita; okamžik zahájení si do soupisu zapište sami.

Po použití inventury dá export zásob do Excelu u každé položky množství, jednotku, nákupní cenu a hodnotu v nákupní ceně (sloupce „Nákupní cena“ a „V nákupní ceně“). To jsou údaje pro sloupce skutečného stavu, ceny a ocenění v soupisu a celkové ocenění spočítá jeden vzorec SUMA. Tým a exporty jsou v placených tarifech.

Ve webové aplikaci (invenva.com/app) vypíše soubor Excel z Přehledů také stav každé položky ke konci uplynulého období a jeho hodnotu v nákupní ceně k tomu dni. Zvolte vlastní období, které už skončilo, otevřete Data (Excel) a zapněte „Zásoby na konci období“. Soupis tak vyplníte i v lednu množstvím a nákupními cenami k 31. 12., i když mezitím přišly nové dodávky. Je to stav dopočítaný z pohybů zapsaných v Invenvě, ne inventura: inventura použitá do 31. 12. se do něj promítne, pozdější už ne, a zboží zapůjčené k tomu dni v něm chybí. Hodí se i k rozhodnému dni: spočítáte třeba 15. prosince, inventuru hned použijete a stav k 31. 12. soubor dopočítá z pohybů. Funguje v placeném tarifu s připojením k internetu, aplikace v telefonu tuto možnost dostanou v příští aktualizaci.

Zapůjčené zboží zůstává vaše. Invenva ho při zapůjčení odepíše ze stavu a seznam Zapůjčeno ukazuje, co je u koho a kolik, takže ho podle něj doplníte do soupisu.

Jak to funguje v Invenvě

Inventura v Invenvě je tento formulář, jen živý: řádky se nikdy nepřeskupují, zaškrtnutý řádek zůstane na svém místě, neshodující se řádek dostane rovnou důvod přímo u regálu, čárové kódy skenujete místo psaní a tlačítko Použít zapíše jeden inventurní záznam s hodnotou před a po pro každý změněný řádek. Dva lidé si mohou regály rozdělit mezi dva telefony. Živé demo má vzorovou inventuru připravenou k vyzkoušení.