Jak udělat inventuru v malém obchodě a nepřijít o celý den

Proč se čísla vůbec rozcházejí

Každý obchod, který nikdy nepočítal, věří svým záznamům. Každý obchod, který počítal, ví své. Stav zboží se rozchází z nudných důvodů: rozbila se láhev a nikdo to nezapsal, krabice šla na potřeby obchodu, dodávka přišla neúplná, prodej se namarkoval na špatný produkt a někdy něco prostě odešlo dveřmi. Nic z toho se v záznamech neobjeví samo. Inventura je jediná chvíle, kdy se záznamy a regál potkají.

Proto se inventura vyplatí, i když nic nenajde. Inventura, která sedí, je důkaz. Až se příště nějaké číslo bude zdát divné, budete vědět, že před měsícem bylo správně.

Než začnete

Vyberte chvíli, kdy se zboží nehýbe: po zavírací době, před první dodávkou nebo v klidné dopoledne. Pokud prodej zastavit nejde, zapište si čas začátku a každou část spočítejte najednou, aby prodej během počítání nezapadl mezi dva lidi.

Pak připravte seznam. Každý produkt s množstvím, které uvádějí záznamy, v pořadí, v jakém se regály opravdu procházejí, ne podle abecedy. Pokud počítají dva, dejte každému celý regál nebo celou místnost. Dva lidé u jednoho regálu: tak se stejná krabice spočítá dvakrát.

• Seznam vytiskněte nebo otevřete v telefonu: jeden řádek na produkt, vedle účetní stav.
• Domluvte si jednotku, než kdokoli začne: je balení jeden kus, nebo dvanáct?
• Mějte po ruce tužku nebo pole pro poznámku, abyste zapsali důvod, když řádek nesedí.

Počítání, při kterém se neztratíte

Počítejte to, co máte v ruce, ne to, co by tam mělo být. Nejčastější chyba: mrknout na účetní stav, vidět věrohodné číslo a odškrtnout. Když je třeba, účetní stav zakryjte. Nejdřív spočítat, pak porovnat.

Každý řádek odškrtněte hned, jak je hotový, a nechte ho přesně tam, kde je. Seznamy, které se při odškrtávání samy přeskládávají nebo schovávají spočítané řádky, způsobují, že se lidé u skutečného regálu ztratí. Seznam, který zůstává na místě, je rychlejší.

Když řádek nesedí, zapište důvod hned, u regálu, dokud ještě vidíte poškozenou krabici nebo prázdné místo: poškozeno, prošlé, ztraceno, chyba při počítání, krádež. Důvody posbírané o hodinu později jsou jen odhady.

Po inventuře

Než cokoli potvrdíte, projděte rozdíly. Velký rozdíl si zaslouží přepočítání toho jednoho řádku; trvá to minutu a právě tam se schovává většina chyb. Pak potvrďte všechny opravy v jednom kroku, aby záznamy ukazovaly jednu inventuru, s jedním datem, od jednoho člověka, se stavem před a po u každého řádku.

Ten záznam si nechte. Inventuru provedenou potichu, úpravou množství po jednom, později nejde zkontrolovat a neřekne vám, jestli manka rostou, nebo klesají. Půl roku záznamů z inventur promění mlhavý pocit, že „něco mizí“, v číslo, se kterým se dá pracovat.

Jak často

Malému obchodu stačí úplná inventura jednou za měsíc a každý týden krátká inventura dvaceti produktů, které se hýbou nejvíc. Právě ty se rozcházejí a dvacet řádků zabere čtvrt hodiny. Sklad se stovkami položek obvykle přejde na průběžnou inventuru: každý týden jiná část, takže se každý regál spočítá několikrát za rok, aniž by se kdy zavíralo.

Úplnou inventuru naplánujte na konec účetního období. Ocenění, které chce účetní, je právě tato inventura vynásobená pořizovací cenou, a inventura, kterou už stejně vedete, nestojí nic navíc.

Roční inventura zásob

Účetní jednotky, tedy každá s.r.o. i podnikatel, který vede účetnictví, inventarizují zásoby k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku, obvykle k 31. prosinci (§ 29 zákona o účetnictví). Inventuru smějí zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po něm (§ 30 odst. 6), a když si stanoví rozhodný den před koncem roku, dopočtou stav k rozvahovému dni podle záznamů o přírůstcích a úbytcích (§ 30 odst. 4). OSVČ s daňovou evidencí zjišťují skutečný stav zásob k poslednímu dni zdaňovacího období a pořídí o tom zápis (§ 7b odst. 4 zákona o daních z příjmů). Kdo uplatňuje výdajový paušál nebo platí paušální daň, inventuru zásob dělat nemusí.

Zaevidujte každý příjem a prodej až do začátku inventury; když obchod zůstane otevřený, nová dodávka počká nerozbalená na označeném místě a každý prodej během inventury zapište s časem. Každý telefon dostane své regály a hotový regál se označí, aby ho nikdo nepočítal znovu. Do inventurního soupisu patří okamžik zahájení a ukončení inventury a podpisový záznam toho, kdo stav zjistil, i toho, kdo za inventuru odpovídá (§ 30 odst. 7). Zboží zapůjčené zákazníkovi je stále vaše, ale na regálu není: doplňte ho do soupisu ze seznamu Zapůjčeno v Invenvě, ne do počítání.

Zásoby se oceňují pořizovací cenou bez odpočitatelné DPH, včetně nákladů souvisejících s pořízením, a zákon o účetnictví výslovně připouští vážený aritmetický průměr (§ 25 odst. 4), se kterým počítá i Invenva. Pro počítání na papíře se hodí náš vzor inventurního soupisu zásob v Excelu zdarma. Druhý list, Inventurní soupis, má pořadové číslo, cenu za MJ, ocenění celkem, okamžik zahájení a ukončení inventury a dva podpisové záznamy, za zjištění skutečností a za provedení inventury.

Chyby, které vídáme nejčastěji

• Počítání z paměti nebo z účetního stavu místo z regálu.
• Opravování množství po jednom během týdne a nazývání toho inventurou.
• Dva lidé u jednoho regálu, nebo nikdo neví jistě, kdo měl sklad vzadu.
• Přepočítání jen řádků s velkými rozdíly a spoléhání na zbytek.
• Nikdy nezapsaný důvod, takže rok manka nemá žádné vysvětlení.

Jak na to v Invenvě

Inventura v Invenvě je postavená přesně kolem tohoto seznamu: každý řádek začíná účetním stavem, řádky odškrtáváte na místě a zůstávají, kde jsou, nesedící řádek hned dostane důvod a Použít zapíše jeden záznam inventury s tím, kdo, kdy, před a po u každého změněného řádku. Místo psaní můžete počítat skenováním čárových kódů a inventuru lze omezit na jednu kategorii nebo jeden regál.

Dva lidé si mohou regály rozdělit mezi dva telefony. U ročního plánu Pro je prvních 7 dní zdarma: stačí to na spočítání celého obchodu, použití výsledku a export seznamu zásob pro účetní.