Jak vybrat aplikaci pro evidenci skladu pro malou firmu: sedm otázek, na kterých záleží

Začněte ve skladu, ne u seznamu funkcí

Skladové aplikace se prodávají na seznam funkcí a seznamy funkcí vypadají všechny stejně. Rozdíly, na kterých záleží, se ukážou u regálu: jestli člověk, který vybaluje dodávku, ji dokáže naskladnit jednou rukou, jestli jde chybný záznam najít a vrátit, jestli jsou čísla stejná v telefonu i v notebooku. Těchto sedm otázek vzniklo z pozorování malých firem, které zaváděly evidenci skladu, a toho, kde se zasekly.

1. Funguje tam, kde je zboží?

Zboží je v zadní místnosti bez signálu, na stánku na trhu, v dodávce. Pokud aplikace potřebuje připojení pro každou změnu, změny se odkládají a evidence zaostává. Hledejte aplikaci, která funguje offline a synchronizuje se později, a která běží v telefonu stejně jako na počítači, protože ten, kdo počítá, a ten, kdo objednává, často nejsou tatáž osoba.

2. Uchovává historii každé změny?

Množství, které jde jen tak přepsat, je množství, kterému nikdo nevěří. Každá změna stavu skladu má být záznam s tím, kdo, kdy, kolik a proč, a chybný záznam se ruší novým záznamem, nikdy se potichu neopravuje. Díky tomu za měsíc odpovíte na otázku „proč nám tři chybí?“.

3. Může ji používat tým, s omezeními?

Majitel objednává, zaměstnanci hýbou se zbožím, účetní se dívá. Aplikace má každému dát přesně tohle: role, pozvánkový kód nebo odkaz a žádnou možnost, aby nováček omylem smazal produkt. Pozor na cenu za uživatele; pětičlenný tým by neměl stát pět předplatných.

4. Dostanete svá data ven?

Ze všeho nejdřív najděte tlačítko pro export. Excel pro účetní, PDF pro dodavatele a celý seznam skladu, kdybyste někdy odešli. Aplikace, která snadno importuje, ale špatně exportuje, je past. Data, která si nemůžete odnést, nejsou vaše.

5. Umí počítat a objednávat, nebo jen vypisovat?

Seznam produktů je ta snadná část. Práce je v inventurách, které zanechají záznam, v upozorněních na nízký stav zásob, která přijdou dřív, než je regál prázdný, v objednávkách dodavateli, které můžete předat kolegovi jako kontrolní seznam, a v přehledech, které řeknou, jakou má sklad hodnotu a co se prodává. Chtějte vidět inventuru a objednávku, ne obrazovku produktu.

6. Kolik stojí, až porostete?

Čtěte ceník pro druhý rok, ne pro první měsíc. Cena za uživatele, cena za provozovnu a placené doplňky za export nebo štítky s čárovým kódem jsou místa, kde se levný tarif prodraží. Jedna pevná cena za celý tým se plánuje snáz a bezplatný tarif se skutečnými limity vám dovolí vyzkoušet aplikaci na vlastním zboží, než zaplatíte.

7. Budou ji zaměstnanci opravdu používat?

Nejlepší systém je ten, který se používá i v rušnou sobotu. Když naskladnění dodávky zabere šest ťuknutí, udělá se v pondělí zpaměti. Dejte aplikaci člověku, který ji bude používat nejvíc, a sledujte, jak přidává deset skutečných produktů. Pokud potřebuje návod, hledejte dál.

Co první den nepotřebujete

Převody mezi více sklady, napojení na pokladnu, synchronizaci s účetnictvím, schvalování objednávek. Pro některé firmy skutečná potřeba, pro většinu malých jen šum. Vyberte aplikaci, která je umí přidat později, ne takovou, která vás nutí nastavovat je hned.

Jak otestovat aplikaci za jedno odpoledne

• Otevřete demo nebo bezplatný účet a přidejte dvacet svých skutečných produktů, s čárovými kódy, pokud je máte.
• Z telefonu naskladněte jednu dodávku a vyskladněte pár prodejů, pak zkontrolujte čísla na počítači.
• Udělejte inventuru těch dvaceti produktů a podívejte se na záznam, který po sobě nechá.
• Exportujte do Excelu a soubor otevřete. Je tam všechno?
• Vraťte jeden ze záznamů a podívejte se, jestli historie stále dává smysl.

Jak na tyhle otázky odpovídá Invenva

Invenva běží na iPhonu, Androidu a v každém prohlížeči, funguje offline a každou změnu ukládá jako pohyb s osobou a časem. Tým se připojí kódem a dostane role; každý tarif má jednu cenu pro všechny, které zahrnuje, bez poplatku za člena. Inventury, objednávky, upozornění a přehledy jsou v každém tarifu; import celého souboru z Excelu a export do Excelu a PDF patří k placeným tarifům. Bez placeného tarifu přidáte nejvýš 20 položek a provedete nejvýš 20 skladových operací, což stačí na vyzkoušení. Živé demo otevře ukázkový sklad bez registrace a je to nejrychlejší způsob, jak si udělat odpolední test popsaný výše.