Skladová evidence v Excelu: kde tabulka selhává a co s tím

Tabulka je dobrý začátek

Většina obchodů začíná tabulkou: jeden řádek na produkt, sloupec s množstvím, možná cena. Je zdarma, každý ji umí a přizpůsobí se každému podnikání. Pokud vedete sklad sami a mění se párkrát týdně, může vám tabulka stačit napořád a nic na této stránce vás nemá přesvědčovat o opaku.

Kde selhává

Jeden soubor, mnoho rukou. Ve chvíli, kdy tabulku upraví druhý člověk, máte verze. Kopie na notebooku v obchodě říká 14, kopie v telefonu říká 12 a ta z úterního e-mailu říká 15. Sdílené tabulky online vyřeší verze, ale ne další problém.

Žádná historie. Přepsaná buňka je pryč. Nikdo neřekne, jestli se z 12 stalo 9, protože se prodaly tři kusy, protože se jeden rozbil a dva prodaly, nebo protože to někdo napsal omylem. Když číslo vypadá špatně, tabulka neumí říct, kdo ho změnil a kdy.

Žádný přístup u regálu. Upravovat tabulku v telefonu ve skladu je utrpení: špatná buňka, klávesnice přes řádek, žádný čárový kód. Změny se tak píšou na papír a zadávají později, nebo vůbec. Tabulka je aktuální jen k poslednímu večeru, kdy si k ní někdo sedl.

Vzorce se kazí. Sloupec pro doobjednání, který v lednu fungoval, přestane fungovat, když někdo v březnu vloží řádek. Nikdo si toho nevšimne, dokud nepropadne objednávka.

Známky, že je čas přejít

• Na sklad sahá víc než jeden člověk.
• Ptali jste se „kdo to změnil?“ a nedostali odpověď.
• Máte přes sto produktů nebo produkty s čárovými kódy.
• Inventura zabere večer a tabulka je za týden zase špatně.
• Chcete upozornění dřív, než něco dojde, ne až potom.

Jak přejít a o nic nepřijít

Nepřepisujte. Dobrá aplikace naimportuje tabulku, kterou už máte: vyberete soubor, potvrdíte, který sloupec je název, množství, cena a čárový kód, a každý řádek dorazí se svým počátečním stavem. Nechte si tabulku měsíc jako zálohu, týden veďte obojí, abyste ověřili, že množství sedí, a pak tabulku přestaňte aktualizovat.

Jediná věc, na které před přechodem trvejte, je cesta zpět. Aplikace by měla kdykoli vyexportovat celý váš sklad do souboru Excel, abyste nikdy nebyli uvězněni a účetní dostala, co potřebuje.

Co v aplikaci hledat

• Import z Excelu nebo CSV a kdykoli export zpět do Excelu.
• Záznam v historii u každé změny: kdo, kdy, kolik a proč.
• Funguje v telefonu ve skladu, v případě potřeby offline, a na počítači u stolu.
• Skenování čárových kódů fotoaparátem, aby změna skladu byla na dvě klepnutí.
• Inventura, která zanechá záznam, ne jen úpravu sloupce s množstvím.

Jak na to v Invenvě

Invenva importuje soubory .xlsx a CSV, spáruje sloupce s vašimi poli, přeskočí duplicity a zaúčtuje každý řádek počátečním pohybem, takže historie začíná prvním dnem. Se zapnutým přepínačem Aktualizovat existující položky stejný soubor místo toho aktualizuje produkty, které už máte: ve webové aplikaci už teď, v aplikacích pro iPhone a Android od jejich příští aktualizace. Každá další změna je pohyb s osobou a časem. Import celého souboru a export do Excelu a PDF jsou součástí každého placeného tarifu a exportované soubory nesou název vaší firmy, ne náš. Pokud chcete vidět, jak tabulka vypadá, když se z ní stane skladový seznam, živé demo otevře ukázkový sklad bez účtu.