Styr på holdbarhedsdatoerne uden at smide varer ud

Hvad filen indeholder

Ét ark, Udløbsdatoer, med 500 rækker: Navn, Mængde, Enhed, Udløbsdato, Placering og Noter, plus kolonnen Status, der udfylder sig selv med Invenvas egne ord og regel. Der står Udløbet, når datoen er passeret, Udløber i dag på selve dagen og Udløber snart i de seks dage før. Rækken bliver rød, når datoen er passeret, og orange i sine sidste syv dage, og sorterer du efter Udløbsdato, kommer det, der skal ud først, øverst.

Kolonnerne har Invenvas egne navne, så importskærmen genkender dem, uden at du skal parre noget. Importen tager hver vares første række, så sortér efter Udløbsdato, før du importerer, og hver ny vare kommer ind med sin tidligste dato. Import af hele filen følger med alle betalte planer.

Udløbne varer er penge, du allerede har brugt

En vare, der udløber, koster dig ikke bare et salg. Den koster både salget og indkøbet. Du betalte leverandøren, bar den ind, gav den hyldeplads, og til sidst smider du den ud og betaler for afhentningen oveni. I en butik med små marginer er en håndfuld af dem om ugen forskellen på en god måned og en, der lige akkurat løber rundt.

Det er også det svind, der gemmer sig bedst. Et tyveri bliver bemærket. En knust flaske bliver bemærket. En yoghurt, der stille udløb bagerst i køleren, bliver først fundet ved en oprydning, uger efter den dag, hvor du kunne have sat prisen ned og fået halvdelen af pengene hjem.

Hvor datoen reelt bliver væk

Næsten aldrig ved hylden. At læse en dato på en emballage kan alle. Den bliver væk ved varemodtagelsen, hvor ingen skriver den ned, og i hovedet på den, der ved at denne kasse skal ud før den anden og har fri i dag.

Det andet sted er bagerst på hylden. Nyt stilles forrest, for det er der hænderne når hen, og det gamle vandrer bagud, indtil det er ude af syne og over datoen. Alle ved det, og alle gør det alligevel, fordi ordentlig rotation koster to minutter, når der er allermest travlt.

Kortest dato ud først

Reglen, der virker, er ikke først ind, først ud. Den er kortest dato ud først. Som regel er det det samme, en gang imellem ikke: en leverance kan komme med kortere dato end den, der allerede står på hylden, og så skal dagens kasse sælges først.

I praksis betyder det, at datoen på emballagen bestemmer rækkefølgen, ikke den dag varen kom. Det er en lille forskel lige indtil den koster dig en hel kasse, og det er derfor et system, der kun gemmer modtagelsesdatoer, stadig lader dig smide varer ud.

Hvad du skal tjekke i en app

Tre spørgsmål afgør, om datostyring overhovedet sparer dig noget.

• Siger den til før eller først bagefter? En liste over udløbne varer er en kvittering på penge, der allerede er tabt. Den nyttige besked kommer, mens der stadig er tid til at sætte prisen ned.
• Kommer påmindelsen på et tidspunkt, hvor du kan nå at handle? En notifikation klokken tre om natten, eller midt i frokosttravlheden, bliver swipet væk.
• Kan du se alt, der nærmer sig datoen, ét sted, uden at lede vare for vare?

Sådan fungerer det i Invenva

En vare kan have en udløbsdato, valgt i en kalender i stedet for skrevet ind, og den kan udfyldes allerede ved varemodtagelsen i stedet for bagefter. I Lager-visningen står der Udløbet med rødt eller Udløber snart med orange direkte på rækken, og filtrene Udløbet og Udløber snart samler varerne, så hele risikoen er ét tryk væk i stedet for en runde i butikken.

Beskeden kommer tre dage før datoen, klokken ni om morgenen dér, hvor butikken ligger, eller næste morgen, hvis datoen er tættere på. En butik i Istanbul og en i Lissabon får den hver til den første kop kaffe, ikke midt om natten. Hver vare meldes én gang pr. dato, så du ikke bliver plaget, og en ændret dato sætter beskeden op igen.

Hver levering beholder sin egen udløbsdato, så to kasser af den samme yoghurt med forskellige datoer bliver to partier, og varens side viser hvert parti, og hvor meget der er tilbage af det. Et salg tager det parti, du vælger eller scanner; ellers går varer uden dato først, så partiet med kortest dato og udløbne varer til sidst, mens svind tager de udløbne først. Sådan virker det allerede i dag i webappen, og iPhone- og Android-apperne får det med næste opdatering.

Demoen indeholder varer med dato og kræver ingen konto.