Sådan laver du lageroptælling i en lille butik uden at miste en hel dag

Hvorfor tallene holder op med at stemme

Enhver butik, der aldrig har talt op, tror på sine tal. Enhver butik, der har talt op, ved bedre. Tallene og hylden glider fra hinanden af kedelige grunde: en flaske gik i stykker, og ingen skrev det ned, en kasse blev taget til butikkens eget brug, en levering kom ufuldstændig, et salg blev slået ind på den forkerte vare, og nogle gange gik noget ud ad døren. Intet af det dukker op i tallene af sig selv. En optælling er det eneste tidspunkt, hvor tallene og hylden mødes.

Derfor er en optælling også det værd, når den ikke finder noget. En optælling, der stemmer, er et bevis, og næste gang et tal ser mærkeligt ud, ved du, at det var rigtigt for en måned siden.

Før du går i gang

Vælg et tidspunkt, hvor lageret står stille: efter lukketid, før den første levering eller en stille formiddag. Kan du ikke stoppe salget, så notér starttidspunktet og tæl hvert område i ét hug, så et salg under optællingen ikke falder ned mellem to personer.

Forbered derefter listen. Hver vare med det antal, systemet viser, i den rækkefølge hylderne faktisk gås igennem, ikke alfabetisk. Tæller to personer, så giv hver af dem en hel hylde eller et helt rum. To personer på samme hylde er den sikreste måde at tælle den samme kasse to gange på.

• Print listen, eller åbn den på telefonen, én linje pr. vare, det bogførte antal ved siden af.
• Bliv enige om enheden, før nogen går i gang: tæller en kasse som én eller som tolv?
• Hav en kuglepen eller et notefelt klar til årsagen, når en linje ikke stemmer.

Tæl uden at miste overblikket

Tæl det, du har i hånden, ikke det, der burde være der. Den mest almindelige fejl er at skæve til det bogførte antal, se et sandsynligt tal og sætte et flueben. Dæk det bogførte antal til, hvis det skal være. Tæl først, sammenlign bagefter.

Sæt flueben ved hver linje, så snart den er færdig, og lad den blive stående præcis, hvor den er. Lister, der sorterer sig selv om, når du sætter flueben, eller som automatisk skjuler talte rækker, får folk til at miste overblikket ved en rigtig hylde. En liste, der bliver, hvor den er, er hurtigere.

Når en linje ikke stemmer, så skriv årsagen nu, ved hylden, mens du stadig kan se den beskadigede kasse eller det tomme sted: beskadiget, udløbet, bortkommet, fejloptælling, tyveri. Årsager samlet ind en time senere er gæt.

Efter optællingen

Gennemgå afvigelserne, før du fører noget ind. En stor afvigelse fortjener en gentælling af netop den linje; det tager et minut, og det er der, de fleste tællefejl gemmer sig. Før derefter alle rettelser ind i ét trin, så historikken viser én optælling, på én dato, af én person, med før og efter for hver linje.

Gem den post. En optælling, der føres ind i det stille ved at rette antallene ét ad gangen, kan ikke efterprøves senere og fortæller ikke, om svindet stiger eller falder. Seks måneders optællinger er det, der gør en vag fornemmelse af, at »ting forsvinder«, til et tal, du kan handle på.

Hvor tit

En lille butik klarer sig fint med en fuld optælling en gang om måneden og en kort optælling hver uge af de tyve varer, der bevæger sig mest. Det er dér, afvigelserne opstår, og tyve linjer tager et kvarter. Et lager med hundredvis af linjer går som regel over til rullende optælling: en ny sektion hver uge, så hver hylde tælles nogle gange om året, uden at butikken nogensinde skal lukke.

Læg den fulde optælling ved regnskabsårets afslutning. Den værdiansættelse, din revisor beder om, er netop den optælling ganget med kostpris, og en optælling, du allerede laver, koster ikke noget ekstra.

Lageroptælling ved årsafslutningen

Har virksomheden et varelager, skal der ved regnskabsårets udløb foretages en fysisk optælling, og lagerets størrelse skal kunne dokumenteres med en optællingsliste, hvor de enkelte varer er anført og identificeret (§ 14 i mindstekravsbekendtgørelsen). Kravet står i bekendtgørelsen for mindre virksomheder, så det gælder netop de små. Kan lagerbeholdningen til enhver tid opgøres ud fra et betryggende ført lagerregnskab, må optællingen ligge på et andet tidspunkt. Ukurante varer tælles med, og et nedslag for ukurans skal oplyses særskilt (§ 16).

Bogfør hver levering og hvert salg, indtil optællingen begynder; holder butikken åben, venter nye leverancer uåbnede på et afmærket sted, og hvert salg under optællingen noteres med klokkeslæt. Hver telefon får sine egne hylder, og en færdig hylde markeres, så ingen tæller den igen. Skriv optællingsdato, statusdag og hvem der talte på listen. Varer, du har lånt ud til en kunde, er stadig dine, men de står ikke på hylden: før dem ind på optællingslisten fra listen Udlånt i Invenva, ikke i selve optællingen.

Skattemæssigt opgøres lageret for hver varegruppe til dagspris, fakturapris (indkøbspris med fragt og told) eller fremstillingspris, altid uden fradragsberettiget moms (varelagerloven § 1); Invenvas købspris er et glidende gennemsnit med fragt og told fra leverancen, og efter Den juridiske vejledning er først ind, først ud fuldt accepteret, mens et gennemsnit må antages også at kunne accepteres. Tæller du på papir, kan du bruge vores gratis skabelon til lageroptælling i Excel. Det andet ark, Optællingsliste, har nummer, varegruppe, kostpris pr. enhed uden moms, lagerværdi og en kolonne til nedslag for ukurans.

De fejl, vi ser oftest

• At tælle efter hukommelsen eller det bogførte antal i stedet for hylden.
• At rette antal ét ad gangen i løbet af ugen og kalde det en optælling.
• To personer på samme hylde, eller ingen, der ved med sikkerhed, hvem der talte baglokalet.
• Kun at gentælle linjerne med store afvigelser og stole på resten.
• Aldrig at skrive årsagen ned, så et års svind står uden forklaring.

Sådan gør du det i Invenva

Lageroptælling i Invenva er bygget op om præcis denne liste: hver række starter med det bogførte antal, du sætter flueben ved rækkerne på stedet, og de bliver, hvor de er, en række, der ikke stemmer, får en årsag med det samme, og Anvend skriver én optællingspost med hvem, hvornår, før og efter for hver linje, der ændrede sig. Du kan scanne stregkoder for at tælle i stedet for at taste, og en optælling kan begrænses til én kategori eller én hylde.

To personer kan fordele hylderne mellem sig på to telefoner. Med Pro på årsbasis er de første 7 dage gratis: nok til at tælle hele butikken, anvende resultatet og eksportere lagerlisten til revisoren.