Vælg en app til lagerstyring i en lille virksomhed: syv spørgsmål, der betyder noget

Start på lageret, ikke i funktionslisten

Lagerapps markedsføres med funktionslister, og funktionslisterne ligner hinanden. De forskelle, der betyder noget, viser sig ved hylden: om den, der pakker en levering ud, kan bogføre den med én hånd, om en forkert postering kan findes og fortrydes, om tallene er de samme på telefonen og på computeren. De syv spørgsmål her bygger på, hvordan små virksomheder er kommet i gang med lagerstyring, og hvor de er gået i stå.

1. Virker den der, hvor varerne er?

Varerne står i et baglokale uden dækning, på en markedsbod eller i en varevogn. Hvis appen kræver forbindelse ved hver ændring, bliver ændringerne udskudt, og tallene sakker bagud. Find en app, der virker offline og synkroniserer senere, og som kører på en telefon lige så godt som på en computer, for den, der tæller, og den, der bestiller, er tit ikke den samme person.

2. Gemmer den historik for hver ændring?

Et antal, der kan overskrives uden spor, er et antal, ingen kan stole på. Hver lagerændring bør være en postering med hvem, hvornår, hvor mange og hvorfor, og en forkert postering skal fortrydes med en ny postering, aldrig rettes i stilhed. Det er det, der gør, at du en måned senere kan svare på »hvorfor mangler vi tre?«

3. Kan teamet bruge den, med grænser?

Ejeren bestiller, medarbejderne flytter varer, revisoren kigger med. En app bør give hver af dem præcis det: roller, en invitationskode eller et link, og ingen mulighed for, at en ny medarbejder sletter et produkt ved et uheld. Pas på pris pr. bruger; et team på fem bør ikke koste fem abonnementer.

4. Kan du få dine data ud?

Find eksportknappen før alt andet. Excel til revisoren, PDF til leverandøren og hele varelisten, hvis du en dag skifter. En app, der importerer let men eksporterer dårligt, er en fælde. Data, du ikke kan tage med dig, er ikke dine.

5. Tæller og bestiller den, eller laver den bare en liste?

En liste over produkter er den lette del. Arbejdet ligger i lageroptællinger, der efterlader en postering, i advarsler om lav lagerbeholdning, der kommer, før hylden er tom, i leverandørordrer, du kan give en kollega som tjekliste, og i rapporter, der siger, hvad lageret er værd, og hvad der har rørt sig. Bed om at se en optælling og en ordre, ikke produktskærmen.

6. Hvad koster den, når du vokser?

Læs prissiden for det andet år, ikke for den første måned. Det er ved pris pr. bruger, pris pr. adresse og betalte tillæg for eksport eller stregkodeetiketter, at en billig plan bliver dyr. Én fast pris for hele teamet er lettere at planlægge efter, og en gratis plan med reelle grænser lader dig teste med dine egne varer, før du betaler.

7. Vil medarbejderne faktisk bruge den?

Det bedste system er det, der bliver brugt en travl lørdag. Hvis det tager seks tryk at bogføre en levering, bliver det gjort mandag efter hukommelsen. Giv appen til den, der kommer til at bruge den mest, og se vedkommende tilføje ti rigtige produkter. Er der brug for en vejledning, så led videre.

Det, du ikke har brug for på dag ét

Overførsler mellem flere lagre, integration med kassesystemet, synkronisering med regnskabet, godkendelsesflow for indkøbsordrer. Reelle behov for nogle virksomheder og støj for de fleste små. Vælg hellere en app, hvor de kan tilføjes senere, end en, der tvinger dig til at sætte dem op nu.

Sådan tester du en app på en eftermiddag

• Åbn demoen eller en gratis konto, og tilføj tyve af dine rigtige produkter, med stregkoder hvis du har dem.
• Bogfør en varemodtagelse og et par salg på en telefon, og tjek så tallene på en computer.
• Lav en lageroptælling af de tyve produkter, og se på den postering, den efterlader.
• Eksportér til Excel, og åbn filen. Er det hele med?
• Fortryd en af posteringerne, og se, om historikken stadig giver mening.

Sådan svarer Invenva på spørgsmålene

Invenva kører på iPhone, Android og i enhver browser, virker offline og gemmer hver ændring som en bevægelse med person og tidspunkt. Teammedlemmer kommer med via en kode og får roller; hver plan har én pris for alle, den omfatter, uden gebyr pr. medlem. Optællinger, ordrer, advarsler og rapporter er med i alle planer; import af en hel Excel-fil og eksport til Excel og PDF følger med de betalte planer. Uden en betalt plan stopper det ved 20 varer og 20 lagerhandlinger, hvilket er nok til at prøve appen. Livedemoen åbner et eksempellager uden konto, og det er den hurtigste vej til eftermiddagstesten ovenfor.