Lageroptælling ved regnskabsårets udløb: skabelon med kostpris, lagerværdi og plads til ukurans

Hvad filen indeholder

Det første ark, Lageroptælling, er selve optællingen. Øverst står dato, hvem der talte, og placering. Derunder én række pr. vare: navn, enhed, antallet ifølge dine registreringer, antallet du talte, differencen (udregnet for dig), en årsag og noter. En række bliver rød, når optalt og registreret antal ikke stemmer, så gennemgangen bagefter tager minutter, ikke en aften. Printet har arket linjer til hver vare og mindst tredive, så en tom kopi også kan bruges som papirskema.

Det andet ark, Optællingsliste, gør optællingen til listen til årsafslutningen. Hver linje henter varebetegnelse, enhed og optalt antal fra samme linje i Lageroptælling og nummererer sig selv. Du skriver kostprisen pr. enhed uden moms, og lagerværdien pr. vare, lagerværdi i alt og lagerværdi efter nedslag for ukurans regnes ud; en linje, der mangler antal eller kostpris, bliver orange. Tilføj, slet og sorter linjer i Lageroptælling, før du skriver priser, for hver linje følger samme linje dér. Hver side, der skrives ud, har sidetal og invenva.com nederst, listen også en linje til dato og underskrift, og optællingsarket har et link til invenva.com under overskriften.

Sådan bruger du arket til optællingen

Udfyld de registrerede antal, før du starter, i den rækkefølge hylderne rent faktisk gås igennem, og print så arket, eller åbn det på en tablet. Tæl det, du har i hånden, ikke det, der står på arket, og skriv årsagen med det samme: beskadiget, udløbet, bortkommet, fejloptælling, tyveri. En årsag husket en time senere er et gæt.

• Giv hver person en hel hylde eller et helt rum, aldrig samme hylde to gange.
• Tæl ved lukketid eller før første levering, når intet flytter sig.
• Gentæl kun de rækker, der har en difference, før du retter noget.

Efter optællingen

Før alle rettelser ind på én gang, og gem arket: en optælling med dato, navn og årsager er posten, der gør »tingene forsvinder« til et tal. Seks måneder med sådanne ark fortæller dig, om svindet stiger.

Krav til lageroptælling og optællingsliste ved regnskabsårets udløb

Mindstekravsbekendtgørelsen for mindre virksomheder siger det ligeud: »Ved regnskabsårets udløb skal der foretages en fysisk optælling af varelageret«. Lagerets størrelse skal kunne dokumenteres med en optællingsliste, hvor hver vare står og kan identificeres (BEK nr. 1296 af 14/11/2018, § 14). Større virksomheder har samme krav i BEK nr. 1295 af 14/11/2018, § 15, stk. 2.

Der er ingen undtagelse for små virksomheder: bekendtgørelsen gælder erhvervsdrivende virksomheder i almindelighed og holder kun særlige grupper ude, som finansielle virksomheder og andelsforeninger (§ 2). Grundlaget for det skattemæssige årsregnskab, som optællingslisten hører til, skal gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb (§ 8 og § 10).

Optællingen sker ved regnskabsårets udløb. Kan lagerbeholdningen til enhver tid opgøres ud fra et betryggende ført lagerregnskab, må den fysiske optælling ske på et andet tidspunkt (§ 14). Om dine registreringer er betryggende nok, afgør du med din revisor.

Skattemæssigt vælger du for hver varegruppe mellem dagsprisen ved regnskabsårets slutning, indkøbsprisen med tillæg af fragt, told og lignende (fakturaprisen) og fremstillingsprisen, og moms, du kan trække fra, må ikke regnes med (varelagerloven, § 1). Nedslag for ukurans skal oplyses særskilt (BEK nr. 1296, § 16). Invenvas købspris er et løbende vægtet gennemsnit med den fragt og told, du skriver på en levering. Den juridiske vejledning accepterer FIFO fuldt ud og antager, at et gennemsnit også kan bruges; bruger du FIFO, skriver du den kostpris på listen.

Det skal listen indeholde. Filens andet ark, Optællingsliste, er bygget efter det: nummeret udfyldes af sig selv, antallet hentes fra optællingsarket, du skriver kostprisen pr. enhed, og lagerværdien pr. vare, i alt og efter nedslag for ukurans regnes ud.

• Hver vare, identificeret med betegnelse og gerne varenummer
• Antal og enhed ved regnskabsårets udløb
• Kostpris pr. enhed uden moms og lagerværdi pr. vare
• Lagerværdi i alt
• Opgørelsesmetode for hver varegruppe
• Nedslag for ukurans, vist for sig
• Optællingsdato og hvem der talte (god skik, ikke et lovkrav)

Sådan hjælper Invenva ved årsoptællingen

Flere kan tælle på samme tid, hver på sin telefon og sin hylde, og en optælling kan begrænses til én kategori eller én hylde. Anvend gemmer, hvem der talte, hvornår, og før og efter for hver linje, der ændrede sig.

Når optællingen er anvendt, eksporterer du Excel fra Lager (i alle betalte planer). Filen har antal, enhed, Købspris og Til kostpris for hver vare. Købsprisen er et vægtet gennemsnit, der regnes om ved hver levering med den fragt og told, du skrev på den, og Til kostpris er antal gange købspris.

Har butikken solgt videre efter 31. december, kan du stadig hente den dags tal. Åbn Rapporter i webappen, vælg perioden Tilpasset med slutdato 31. december, slå Lager ved periodens slutning til under Data (Excel), og tryk på Del. Filen giver hver vares antal den 31. december og kolonnen Til kostpris ved periodens slutning. Brug den kolonne på listen, for Lagerværdi ved periodens slutning regnes ud fra salgsprisen på varer, der har en. Tallet er regnet ud fra bevægelserne og er ikke en optælling: en optælling, der er anvendt senest 31. december, er med, en, der anvendes senere, er ikke. Det kræver en betalt plan, en periode, der allerede er slut, og internetforbindelse. Det findes i webappen nu og kommer til iPhone- og Android-apperne med næste opdatering.

Udlånte varer er stadig dine: de bogføres som Lager ud, og listen Udlånt viser, hvad der er hos hvem, så du kan skrive dem på optællingslisten. Har du indtastet købspriser med moms, er momsen med i kostprisen; brug prisen uden moms på listen. Nedslag for ukurans og opgørelsesmetode pr. varegruppe skriver du på listen.

Sådan gør du det i Invenva

Lageroptælling i Invenva er dette ark gjort levende: rækker flytter sig aldrig, at afkrydse en række holder den på plads, en uoverensstemmelse får en årsag lige ved hylden, du kan scanne stregkoder i stedet for at taste, og Anvend skriver én optællingspost med før og efter for hver linje, der ændrede sig. To personer kan fordele hylderne mellem sig på to telefoner. Livedemoen har en eksempeloptælling klar til at prøve.