Lagerstyring i Excel: hvor regnearket knækker og hvad du så gør

Et regneark er en fin start

De fleste butikker begynder med et regneark: en række pr. vare, en kolonne til antal, måske en pris. Det er gratis, alle kan allerede bruge det, og det passer til enhver forretning. Passer du selv et lager, der ændrer sig et par gange om ugen, er et regneark måske alt, du nogensinde får brug for, og intet på denne side skal overtale dig til andet.

Hvor det knækker

Én fil, mange hænder. I det øjeblik en anden person redigerer arket, har I flere versioner. Kopien på butikkens computer siger 14, kopien på telefonen siger 12, og den i mailen fra tirsdag siger 15. Delte ark online løser versionsproblemet, men ikke det næste problem.

Ingen historik. En overskrevet celle er væk. Ingen kan sige, om 12 blev til 9, fordi der blev solgt tre, fordi én gik i stykker og to blev solgt, eller fordi nogen tastede forkert. Når et tal ser forkert ud, kan arket ikke sige, hvem der ændrede det, eller hvornår.

Ingen adgang ved hylden. At redigere et regneark på telefonen inde på lageret er en pine: den forkerte celle, tastaturet, der dækker rækken, ingen stregkode. Så ændringerne bliver skrevet ned på papir og tastet ind senere, eller slet ikke. Arket er kun så opdateret som den sidste aften, nogen satte sig med det.

Formler går i stykker i det stille. Genbestillingskolonnen, der virkede i januar, holder op med at regne rigtigt, når nogen indsætter en række i marts. Ingen opdager det, før en bestilling er gået tabt.

Tegn på at det er tid til at skifte

• Mere end én person håndterer lageret.
• Du har spurgt »hvem ændrede det her?« og ikke fået et svar.
• Der er mere end hundrede varer, eller varer med stregkode.
• En optælling tager en aften, og arket er forkert igen en uge senere.
• Du vil have en advarsel, før noget løber tør, ikke bagefter.

Sådan skifter du uden at miste noget

Tast ikke det hele ind igen. En god app importerer det ark, du allerede har: du vælger filen, bekræfter hvilken kolonne der er navn, antal, pris og stregkode, og hver række kommer ind med sin startbeholdning. Behold regnearket som backup i en måned, kør begge dele en uge for at sikre, at antallene stemmer, og hold så op med at opdatere arket.

Det eneste, du skal kræve, før du skifter, er vejen tilbage. En app skal kunne eksportere hele dit lager til en Excel-fil når som helst, så du aldrig sidder fast, og revisoren får det, der bliver bedt om.

Det skal du kigge efter i appen

• Import fra Excel eller CSV og eksport tilbage til Excel når som helst.
• En linje i historikken for hver ændring: hvem, hvornår, hvor mange og hvorfor.
• Virker på telefonen inde på lageret, offline om nødvendigt, og på computeren ved skrivebordet.
• Scanning af stregkoder med kameraet, så en lagerændring er to tryk.
• En lageroptælling, der efterlader en registrering, ikke bare en rettelse af antalskolonnen.

Sådan gør du i Invenva

Invenva importerer .xlsx- og CSV-filer, matcher kolonnerne med dine felter, springer dubletter over og bogfører hver række med en bevægelse for startlageret, så historikken begynder på dag ét. Med Opdater eksisterende varer slået til opdaterer den samme fil i stedet de varer, du allerede har: i webappen nu, i iPhone- og Android-apperne fra deres næste opdatering. Hver senere ændring er en bevægelse med en person og et tidspunkt. Import af en hel fil og eksport til Excel og PDF følger med alle betalte planer, og de eksporterede filer står med dit firmanavn, ikke vores. Vil du se, hvordan et ark føles, når det er blevet til en lagerliste, åbner livedemoen et eksempellager uden konto.