Inventaario tilikauden lopussa: mitä laki vaatii ja inventaariopohja arvoineen

Mitä tiedosto sisältää

Ensimmäinen välilehti, Varastolaskenta, on itse laskentalomake. Yläreunassa ovat päivämäärä, laskija ja sijainti. Niiden alla yksi rivi tuotetta kohti: nimi, yksikkö, kirjanpidon mukainen määrä, laskettu määrä, erotus (valmiiksi laskettuna), syy ja huomautukset. Rivi muuttuu punaiseksi, kun laskettu ja kirjanpidon määrä eivät täsmää, joten tarkistus jälkikäteen vie minuutteja, ei iltaa. Tulostettuna lomakkeessa on viivat jokaiselle tuotteelle ja vähintään kolmekymmentä, joten tyhjä kopio käy myös paperilomakkeeksi.

Toinen välilehti, Inventaariolista, tekee laskennasta tilinpäätöksen inventaariolistan. Jokainen rivi hakee nimikkeen, yksikön ja lasketun määrän Varastolaskenta-välilehden samalta riviltä ja numeroituu itse. Kirjoitat hankintahinnan yksikköä kohden, ja rivin hankintameno ja summat lasketaan valmiiksi; jos kirjoitat rivin alemman arvon, taseeseen merkittäväksi arvoksi tulee pienempi. Rivi, jolta puuttuu määrä tai hinta, muuttuu oranssiksi. Lisää, poista ja lajittele rivit Varastolaskenta-välilehdellä, ennen kuin kirjoitat hinnat, koska jokainen rivi seuraa siellä samaa riviä. Jokaisen tulostetun sivun alareunassa on sivunumero ja invenva.com, listassa lisäksi rivi päiväykselle ja allekirjoitukselle, ja laskentalomakkeessa on otsikon alla linkki osoitteeseen invenva.com.

Näin lasket sen avulla

Täytä kirjanpidon määrät ennen aloitusta, samassa järjestyksessä kuin hyllyt oikeasti käydään läpi, ja tulosta lomake tai avaa se tabletilla. Laske se, mitä sinulla on kädessä, ei sitä, mitä lomakkeessa lukee, ja kirjoita syy heti paikan päällä: vaurioitunut, vanhentunut, kadonnut, laskentavirhe, varkaus. Tunnin päästä muistettu syy on arvaus.

• Anna jokaiselle kokonainen hylly tai kokonainen huone, älä koskaan samaa hyllyä kahdesti.
• Laske sulkemisaikaan tai ennen ensimmäistä toimitusta, kun mikään ei liiku.
• Laske uudelleen vain ne rivit, joissa on erotus, ennen kuin korjaat mitään.

Laskennan jälkeen

Vie korjaukset läpi kerralla ja säilytä lomake: päivätty, nimetty ja perusteltu laskenta on merkintä, joka muuttaa tunteen ”jotain katoaa” luvuksi. Puolen vuoden laskentalomakkeet kertovat, kasvaako hävikki.

Mitä kirjanpitolaki ja verolaki vaativat inventaariolta

Kirjanpitolaki ei anna inventaariolistalle valmista lomaketta, mutta se vaatii erittelyt: ”Tilinpäätöstä varmentamaan on laadittava tase-erittelyt” (KPL 3 luku 13 §). Vaihto-omaisuus on yksi taseen eristä, joten tilikauden lopun varasto pitää pystyä erittelemään ja arvostamaan. Kirjanpitoasetuksen mukaan erittelyt luetellaan yksityiskohtaisesti ryhmittäin (KPA 5 luku 1 §); tämä tarkempi sääntö koskee muodollisesti muita kuin pien- ja mikroyrityksiä (KPA 5 a luku 1 §).

Kaupalle ei ole poikkeusta. Yhtiöt ovat kirjanpitovelvollisia, ja niin on liike- tai ammattitoimintaa harjoittava luonnollinen henkilökin, maatilatalouden ja kalastuksen harjoittajia lukuun ottamatta (KPL 1 luku). Verotuksessakin tarvitaan sama luku, koska vaihto-omaisuuden hankintameno vähennetään vasta, kun tavara on myyty tai käytetty, ja loppuvaraston hankintameno siirtyy seuraavalle vuodelle (EVL 14 ja 28 §).

Ajankohta on tilikauden viimeinen päivä, useimmilla 31.12. Jos lasket varaston muuna päivänä, kirjaa laskentapäivän ja tilikauden lopun väliset saapumiset ja myynnit, jotta luvut voi siirtää tilinpäätöspäivään.

Kirjanpidossa painotettu keskihinta on sallittu (KPL 4 luku 5 §), ja jos todennäköinen hankintameno tai luovutushinta on tilikauden lopussa hankintamenoa pienempi, erotus kirjataan kuluksi (KPL 5 luku 6 §). Verotuksessa laki olettaa, että tavarat on luovutettu hankintajärjestyksessä eli FIFO:n mukaan, ellei muuta näytetä (EVL 14 §), ja kuluksi saa vähentää sen osan, joka ylittää todennäköisen jälleenhankintamenon tai luovutushinnan (EVL 28 §). Invenvan ostohinta on liukuva painotettu keskihinta, johon sisältyvät toimituksille kirjatut rahdit ja tullit. Kirjanpitoon se sopii sellaisenaan. Jos verotuksessa käytät FIFO:a ja hinnat ovat muuttuneet vuoden aikana, kirjoita listaan FIFO:n mukainen yksikköhinta. Vähennettävä arvonlisävero ei kuulu hankintamenoon.

Listalla on hyvä olla nämä tiedot. Tiedoston toinen välilehti, Inventaariolista, sisältää ne kaikki ryhmittelyä lukuun ottamatta: numero täyttyy itsestään, määrä tulee laskentalomakkeelta, kirjoitat hankintahinnan yksikköä kohden, ja hankintameno yhteensä sekä kokonaissummat lasketaan; jos kirjoitat alemman arvon, taseeseen merkittäväksi arvoksi tulee pienempi.

• Nimike, määrä ja yksikkö tilikauden lopussa
• Hankintahinta yksikköä kohden ja hankintameno yhteensä
• Alempi arvo, jos jälleenhankintameno tai todennäköinen luovutushinta on hankintamenoa pienempi
• Ryhmittely esimerkiksi tuoteryhmittäin ja kokonaissumma
• Inventointipäivä ja inventoija
• Arvostusperiaate: FIFO tai painotettu keskihinta

Näin Invenva auttaa vuoden lopun inventaariossa

Useampi voi laskea yhtä aikaa, kukin omalla puhelimellaan ja omalla hyllyllään, ja laskennan voi rajata yhteen kategoriaan tai yhteen hyllyyn. Käytä-painike tallentaa, kuka laski ja milloin, sekä jokaisen muuttuneen rivin määrän ennen ja jälkeen.

Laskennan jälkeen viet Excelin Varasto-näkymästä (maksullisissa paketeissa). Tiedostossa on jokaisen tuotteen määrä ja yksikkö sekä sarakkeet Ostohinta ja Hankintahintaan. Ostohinta on painotettu keskihinta, joka lasketaan uudelleen jokaisesta toimituksesta siihen kirjattuine rahteineen ja tulleineen, ja Hankintahintaan on määrä kertaa ostohinta.

Jos myynti jatkui 31.12. jälkeen, saat silti sen päivän luvut. Avaa verkkosovelluksessa Raportit, valitse Mukautettu jakso, joka päättyy 31.12., kytke Data (Excel) -ikkunassa päälle Varasto kauden lopussa ja paina Jaa. Tiedostossa on jokaisen tuotteen määrä 31.12. ja sarake Hankintahintaan kauden lopussa. Käytä listalla sitä, sillä Varaston arvo kauden lopussa lasketaan myyntihinnalla niille tuotteille, joilla sellainen on. Luku lasketaan tapahtumista eikä ole inventointi: viimeistään 31.12. käytetty laskenta on siinä mukana, myöhemmin käytetty ei. Se vaatii maksullisen paketin, jo päättyneen jakson ja verkkoyhteyden. Ominaisuus on verkkosovelluksessa nyt, ja iPhone- ja Android-sovellukset saavat sen seuraavassa päivityksessä.

Lainaksi annetut tuotteet ovat yhä sinun: ne kirjautuvat Varastosta-tapahtumina, ja Lainassa-lista näyttää, mitä on kenelläkin, joten lisäät ne listaan sen avulla. Jos kirjoitit ostohinnat arvonlisäveroineen, vero sisältyy hankintahintaan; käytä listalla verotonta hintaa. Alemman arvon kirjoitat listan omaan sarakkeeseen.

Näin se toimii Invenvassa

Varastolaskenta Invenvassa on tämä sama lomake, elävänä: rivit eivät koskaan hypi paikaltaan, rivin merkitseminen pitää sen paikallaan, täsmäämätön rivi saa syyn heti hyllyn edessä, voit skannata viivakoodeja kirjoittamisen sijaan, ja Käytä-painike kirjoittaa yhden laskentamerkinnän, jossa näkyy jokaisen muuttuneen rivin määrä ennen ja jälkeen. Kaksi henkilöä voi jakaa hyllyt keskenään ja laskea kahdella puhelimella. Live-demossa on valmis esimerkkilaskenta kokeiltavaksi.