Varaston inventointi kaupassa ilman että siihen menee koko päivä

Miksi luvut alkavat heittää

Jokainen kauppa, joka ei ole koskaan laskenut, uskoo kirjanpitoonsa. Jokainen kauppa, joka on laskenut, tietää paremmin. Varasto heittää tylsistä syistä: pullo meni rikki eikä kukaan kirjannut sitä, laatikko otettiin kaupan omaan käyttöön, toimitus tuli vajaana, myynti lyötiin väärälle tuotteelle, ja joskus jotain käveli ulos ovesta. Mikään näistä ei ilmesty kirjanpitoon itsestään. Inventointi on ainoa hetki, jolloin kirjanpito ja hylly kohtaavat.

Siksi inventointi kannattaa silloinkin, kun se ei löydä mitään. Täsmäävä laskenta on todiste, ja kun jokin luku seuraavan kerran näyttää oudolta, tiedät sen olleen oikein kuukausi sitten.

Ennen kuin aloitat

Valitse hetki, jolloin tavara ei liiku: sulkemisen jälkeen, ennen ensimmäistä toimitusta tai hiljaisena aamuna. Jos myyntiä ei voi pysäyttää, kirjaa aloitusaika ja laske jokainen alue yhdellä kertaa, jotta laskennan aikainen myynti ei putoa kahden ihmisen väliin.

Valmistele sitten lista. Jokainen tuote ja sen kirjanpidon mukainen määrä siinä järjestyksessä, jossa hyllyt oikeasti kävellään läpi, ei aakkosjärjestyksessä. Jos laskijoita on kaksi, anna kummallekin kokonainen hylly tai kokonainen huone. Kaksi ihmistä samalla hyllyllä on varmin tapa laskea sama laatikko kahdesti.

• Tulosta lista tai avaa se puhelimessa: yksi rivi per tuote, kirjanpidon määrä vieressä.
• Sopikaa yksikkö ennen kuin kukaan aloittaa: onko laatikko yksi vai kaksitoista?
• Pidä kynä tai muistiinpanokenttä valmiina syytä varten, kun rivi ei täsmää.

Laskeminen eksymättä

Laske se, mikä on kädessäsi, ei sitä, mitä siellä pitäisi olla. Yleisin laskentavirhe on vilkaista kirjanpidon määrää, nähdä uskottava luku ja ruksata se. Peitä kirjanpidon määrä, jos on tarpeen. Laske ensin, vertaa sitten.

Ruksaa jokainen rivi heti, kun se on valmis, ja jätä se täsmälleen paikoilleen. Listat, jotka järjestävät itsensä uudelleen ruksatessa tai piilottavat lasketut rivit automaattisesti, saavat ihmiset eksymään oikealla hyllyllä. Paikallaan pysyvä lista on nopeampi.

Kun rivi ei täsmää, kirjoita syy heti, hyllyn luona, kun vielä näet vaurioituneen laatikon tai tyhjän kohdan: vaurioitunut, vanhentunut, kadonnut, laskentavirhe, varkaus. Tuntia myöhemmin kerätyt syyt ovat arvauksia.

Laskennan jälkeen

Käy erot läpi ennen kuin viet mitään kirjoihin. Iso ero ansaitsee sen yhden rivin uudelleenlaskennan; siihen menee minuutti, ja juuri sieltä useimmat laskentavirheet löytyvät. Vie sitten kaikki korjaukset kirjoihin yhdellä kertaa, jotta historiassa näkyy yksi laskenta, yhtenä päivänä, yhden ihmisen tekemänä, jokaisen rivin ennen ja jälkeen.

Säilytä se tietue. Hiljaa kirjattua laskentaa, jossa määriä muokataan yksi kerrallaan, ei voi tarkastaa jälkeenpäin, eikä se kerro, kasvaako hävikki vai pieneneekö. Puoli vuotta laskentatietueita muuttaa epämääräisen tunteen siitä, että ”tavaraa katoaa”, luvuksi, jolle voi tehdä jotain.

Kuinka usein

Pienelle kaupalle riittää täysi inventointi kerran kuussa ja joka viikko lyhyt laskenta niistä kahdestakymmenestä tuotteesta, jotka liikkuvat eniten. Niissä erot syntyvät, ja kaksikymmentä riviä vie vartin. Satojen nimikkeiden varasto siirtyy yleensä jatkuvaan inventointiin: joka viikko eri osasto, jolloin jokainen hylly lasketaan muutaman kerran vuodessa ilman että ovia suljetaan.

Ajoita täysi inventointi tilikauden loppuun. Kirjanpitäjän pyytämä arvostus on juuri tämä laskenta kerrottuna hankintahinnalla, eikä laskenta, jonka jo teet, maksa mitään ylimääräistä.

Inventaario tilikauden lopussa

Kirjanpitovelvollinen laatii tilinpäätöksen tueksi tase-erittelyt (kirjanpitolaki 3 luku 13 §), ja varasto merkitään taseeseen sellaisena kuin se on tilikauden päättyessä. Verotuksessa vaihto-omaisuuden hankintameno vähennetään vasta sinä vuonna, kun tavara on myyty, kulutettu tai menetetty (EVL 28 §), joten tilikauden lopussa jäljellä olevan varaston määrä ja arvo on tiedettävä. Laki ei anna inventaariolle valmista lomaketta, mutta kirjanpitäjä tarvitsee jokaisesta nimikkeestä määrän, yksikön ja hankintahinnan.

Kirjaa jokainen toimitus ja myynti laskennan alkuun asti; jos kauppa pysyy auki, uudet toimitukset odottavat avaamattomina merkityssä paikassa ja jokainen laskennan aikainen myynti kirjataan kellonaikoineen. Jokainen puhelin saa omat hyllynsä, ja valmis hylly merkitään, jotta kukaan ei laske sitä uudelleen. Kirjaa listaan inventointipäivä, tilinpäätöspäivä ja laskijat. Asiakkaalle lainatut tavarat ovat yhä sinun, mutta ne eivät ole hyllyssä: lisää ne inventaarioon Invenvan Lainassa-listalta, älä laskentaan.

Kirjanpitolaki sallii hankintamenon laskemisen painotettuna keskihintana (4 luku 5 §), ja Invenva käyttää juuri sitä. Verotuksessa oletetaan ensin hankittujen tavaroiden lähteneen ensin, ellei muuta näytetä (EVL 14 §), ja varaston arvoksi jää alin hankintamenosta, jälleenhankintahinnasta ja todennäköisestä luovutushinnasta (EVL 28 §). Jos lasket paperilla, käytä ilmaista Excel-inventaariopohjaamme. Toinen välilehti, Inventaariolista, sisältää rivinumeron, hankintahinnan yksikköä kohden, hankintamenon yhteensä, alemman arvon ja taseeseen merkittävän arvon.

Virheet, joita näemme useimmin

• Laskeminen muistista tai kirjanpidon määrästä hyllyn sijaan.
• Määrien korjaaminen yksitellen viikon mittaan ja sen kutsuminen inventoinniksi.
• Kaksi ihmistä samalla hyllyllä, tai kukaan ei tiedä varmasti, kuka laski takahuoneen.
• Vain isojen erojen rivien laskeminen uudelleen ja muihin luottaminen.
• Syyn jättäminen aina kirjaamatta, jolloin vuoden hävikille ei ole selitystä.

Näin se tehdään Invenvassa

Invenvan Varastolaskenta on rakennettu täsmälleen tämän listan ympärille: jokainen rivi alkaa kirjanpidon määrästä, ruksaat rivit paikallaan ja ne pysyvät siinä, täsmäämätön rivi saa syyn heti, ja Käytä-painike kirjoittaa yhden laskentatietueen, jossa on kuka, milloin, ennen ja jälkeen jokaiselle muuttuneelle riville. Voit laskea skannaamalla viivakoodeja näppäilyn sijaan, ja laskennan voi rajata yhteen kategoriaan tai yhteen hyllyyn.

Kaksi henkilöä voi jakaa hyllyt keskenään ja laskea kahdella puhelimella. Vuosittaisessa Pro-tilauksessa ensimmäiset 7 päivää ovat ilmaisia: aikaa riittää koko kaupan laskemiseen, tuloksen käyttöönottoon ja varastolistan viemiseen kirjanpitäjälle.