Varastokirjanpito-ohjelman valinta pienyritykselle: seitsemän kysymystä, joilla on väliä

Aloita varastosta, älä ominaisuuslistasta

Varastosovelluksia markkinoidaan ominaisuuslistoilla, ja listat näyttävät kaikki samanlaisilta. Merkitsevät erot näkyvät hyllyn ääressä: saako toimitusta purkava kirjattua sen yhdellä kädellä, löytyykö väärä kirjaus ja saako sen kumottua, ovatko luvut samat puhelimessa ja tietokoneella. Nämä seitsemän kysymystä perustuvat siihen, miten pienyritykset ovat ottaneet varastonseurannan käyttöön ja mihin ne ovat jääneet jumiin.

1. Toimiiko se siellä, missä tavara on?

Tavara on takahuoneessa, jossa kenttä ei kuulu, torikojulla tai pakettiautossa. Jos sovellus vaatii yhteyden jokaiseen muutokseen, muutokset jäävät myöhemmäksi ja kirjanpito jää jälkeen. Etsi sovellus, joka toimii ilman verkkoa ja synkronoi myöhemmin, ja joka pyörii puhelimessa yhtä hyvin kuin tietokoneella, sillä laskija ja tilaaja ovat usein eri ihmisiä.

2. Säilyttääkö se jokaisen muutoksen historian?

Määrään, jonka voi kirjoittaa yli jälkiä jättämättä, ei voi luottaa. Jokaisen varastomuutoksen pitäisi olla kirjaus, jossa on kuka, milloin, kuinka monta ja miksi, ja väärä kirjaus perutaan uudella kirjauksella eikä sitä koskaan korjata hiljaa. Sen ansiosta voit kuukauden päästä vastata kysymykseen ”miksi meiltä puuttuu kolme?”

3. Voiko tiimi käyttää sitä, rajojen kanssa?

Omistaja tilaa, työntekijät siirtävät tavaraa, kirjanpitäjä katsoo. Sovelluksen pitäisi antaa kullekin juuri se: roolit, kutsukoodi tai linkki, eikä mitään keinoa, jolla uusi työntekijä poistaa tuotteen vahingossa. Varo käyttäjäkohtaista hinnoittelua; viiden hengen tiimin ei pitäisi maksaa viittä tilausta.

4. Saatko tietosi ulos?

Etsi ensimmäiseksi vientipainike. Excel kirjanpitäjälle, PDF toimittajalle ja koko varastolista, jos joskus vaihdat. Sovellus, joka tuo helposti mutta vie huonosti, on ansa. Tieto, jota et voi ottaa mukaasi, ei ole sinun.

5. Laskeeko ja tilaako se, vai vain listaa?

Tuotelista on helppo osa. Työ on varastolaskennoissa, jotka jättävät kirjauksen, varasto vähissä -hälytyksissä, jotka tulevat ennen kuin hylly on tyhjä, toimittajatilauksissa, jotka voit antaa työkaverille tarkistuslistana, ja raporteissa, jotka kertovat, mikä varaston arvo on ja mikä on liikkunut. Pyydä nähtäväksi laskenta ja tilaus, älä tuotenäkymää.

6. Mitä se maksaa, kun kasvat?

Lue hintasivu toisen vuoden, älä ensimmäisen kuukauden kannalta. Käyttäjäkohtainen hinta, toimipistekohtainen hinta ja maksulliset lisäosat vientiin tai viivakooditarroihin ovat kohtia, joissa halpa paketti muuttuu kalliiksi. Koko tiimin kiinteä hinta on helpompi budjetoida, ja ilmainen paketti, jossa on todelliset rajat, antaa testata omalla tavaralla ennen maksamista.

7. Käyttääkö henkilökunta sitä oikeasti?

Paras järjestelmä on se, jota käytetään kiireisenä lauantaina. Jos toimituksen kirjaaminen vaatii kuusi napautusta, se tehdään maanantaina muistista. Anna sovellus sille, joka käyttää sitä eniten, ja katso, kun hän lisää kymmenen oikeaa tuotetta. Jos hän tarvitsee ohjeita, jatka etsimistä.

Mitä et tarvitse ensimmäisenä päivänä

Siirrot useiden varastojen välillä, kassajärjestelmän integraatio, kirjanpidon synkronointi, ostotilausten hyväksyntäketjut. Joillekin yrityksille todellisia tarpeita, useimmille pienille pelkkää hälyä. Valitse sovellus, johon ne voi lisätä myöhemmin, älä sellaista, joka pakottaa asettamaan ne nyt.

Näin testaat sovelluksen yhdessä iltapäivässä

• Avaa demo tai ilmainen tili ja lisää kaksikymmentä oikeaa tuotettasi, viivakoodeineen, jos niitä on.
• Kirjaa puhelimella yksi toimitus sisään ja muutama myynti ulos, ja tarkista sitten luvut tietokoneelta.
• Tee varastolaskenta niille kahdellekymmenelle tuotteelle ja katso, millaisen kirjauksen se jättää.
• Vie Exceliin ja avaa tiedosto. Onko kaikki mukana?
• Kumoa yksi kirjauksista ja katso, onko historia yhä järkevä.

Miten Invenva vastaa näihin

Invenva toimii iPhonella, Androidilla ja missä tahansa selaimessa, toimii ilman verkkoa ja tallentaa jokaisen muutoksen tapahtumana, jossa on tekijä ja aika. Tiimin jäsenet liittyvät koodilla ja saavat roolit; jokaisella paketilla on yksi hinta kaikille siihen kuuluville, ilman jäsenkohtaista maksua. Laskennat, tilaukset, hälytykset ja raportit kuuluvat kaikkiin paketteihin; koko Excel-tiedoston tuonti sekä vienti Exceliin ja PDF-muotoon kuuluvat maksullisiin paketteihin. Ilman maksullista pakettia käyttö pysähtyy 20 tuotteen ja 20 varastotoimen rajaan, mikä riittää kokeiluun. Live-demo avaa esimerkkivaraston ilman tiliä, ja se on nopein tapa tehdä yllä kuvattu iltapäivätesti.