Varastonhallinta Excelissä: missä taulukko pettää ja mitä tehdä

Taulukko on hyvä alku

Useimmat kaupat aloittavat taulukolla: yksi rivi tuotetta kohden, määräsarake, ehkä hinta. Se on ilmainen, kaikki osaavat sitä jo ja se taipuu mihin tahansa liiketoimintaan. Jos hoidat yksin varastoa, joka muuttuu muutaman kerran viikossa, taulukko voi olla kaikki, mitä koskaan tarvitset, eikä mikään tällä sivulla yritä puhua sinua siitä pois.

Missä se pettää

Yksi tiedosto, monta kättä. Sillä hetkellä, kun toinen henkilö muokkaa taulukkoa, teillä on useita versioita. Kaupan läppärin kopio sanoo 14, puhelimen kopio sanoo 12 ja tiistain sähköpostissa oleva sanoo 15. Jaetut verkkotaulukot ratkaisevat versio-ongelman, mutta eivät seuraavaa ongelmaa.

Ei historiaa. Ylikirjoitettu solu on poissa. Kukaan ei osaa sanoa, muuttuiko 12 yhdeksäksi siksi, että kolme myytiin, siksi, että yksi meni rikki ja kaksi myytiin, vai siksi, että joku näppäili vahingossa. Kun luku näyttää väärältä, taulukko ei osaa kertoa, kuka sen muutti tai milloin.

Ei pääsyä hyllyn luona. Taulukon muokkaaminen puhelimella varastossa on tuskaa: väärä solu, näppäimistö rivin päällä, ei viivakoodia. Niinpä muutokset kirjoitetaan paperille ja näppäillään myöhemmin, tai ei ollenkaan. Taulukko on ajan tasalla vain siihen iltaan asti, jolloin joku viimeksi istui sen ääreen.

Kaavat hajoavat huomaamatta. Tilaussarake, joka toimi tammikuussa, lakkaa laskemasta oikein, kun joku lisää rivin maaliskuussa. Kukaan ei huomaa sitä, ennen kuin tilaus jää tekemättä.

Merkit siitä, että on aika vaihtaa

• Varastoa käsittelee useampi kuin yksi henkilö.
• Olet kysynyt ”kuka muutti tämän?” etkä ole saanut vastausta.
• Tuotteita on yli sata, tai tuotteilla on viivakoodit.
• Laskenta vie illan, ja taulukko on viikon päästä taas väärin.
• Haluat hälytyksen ennen kuin jokin loppuu, ei sen jälkeen.

Näin vaihdat menettämättä mitään

Älä näppäile kaikkea uudestaan. Hyvä sovellus tuo taulukon, joka sinulla jo on: valitset tiedoston, vahvistat, mikä sarake on nimi, määrä, hinta ja viivakoodi, ja jokainen rivi saapuu alkusaldonsa kanssa. Pidä taulukko varmuuskopiona kuukauden, käytä molempia viikon rinnakkain varmistaaksesi, että määrät täsmäävät, ja lopeta sitten taulukon päivittäminen.

Ainoa asia, jota kannattaa vaatia ennen vaihtoa, on paluutie. Sovelluksen pitää viedä koko varastosi Excel-tiedostoon milloin tahansa, jotta et koskaan jää loukkuun ja kirjanpitäjäsi saa sen, mitä pyytää.

Mitä sovellukselta kannattaa vaatia

• Tuonti Excelistä tai CSV:stä ja vienti takaisin Exceliin milloin tahansa.
• Historiamerkintä jokaisesta muutoksesta: kuka, milloin, kuinka monta ja miksi.
• Toimii puhelimessa varastossa, tarvittaessa ilman verkkoa, ja tietokoneella työpöydän ääressä.
• Viivakoodin skannaus kameralla, jolloin varastomuutos on kaksi napautusta.
• Varastolaskenta, joka jättää pöytäkirjan, eikä vain muokkaa määräsaraketta.

Näin se tehdään Invenvassa

Invenva tuo .xlsx- ja CSV-tiedostot, yhdistää sarakkeet kenttiisi, ohittaa kaksoiskappaleet ja kirjaa jokaisen rivin alkuvarastoksi omana tapahtumanaan, jolloin historia alkaa ensimmäisestä päivästä. Kun Päivitä olemassa olevat tuotteet on päällä, sama tiedosto päivittää sen sijaan tuotteet, jotka sinulla jo on: verkkosovelluksessa nyt, iPhone- ja Android-sovelluksissa niiden seuraavasta päivityksestä alkaen. Jokainen myöhempi muutos on tapahtuma, jolla on tekijä ja aika. Kokonaisen tiedoston tuonti sekä vienti Exceliin ja PDF:ään kuuluvat kaikkiin maksullisiin paketteihin, ja viedyissä tiedostoissa on sinun yrityksesi nimi, ei meidän. Jos haluat nähdä, miltä taulukko tuntuu, kun siitä on tullut varastoluettelo, live-demo avaa esimerkkivaraston ilman tiliä.