Attestation de remise de matériel : qui a quoi, depuis quand, et la restitution

Ce que doit contenir une attestation de remise de matériel

Attestation de remise, fiche de prêt ou bon de sortie : le nom change d’une entreprise à l’autre, le contenu non. Une remise « en main propre contre décharge » ne vaut que si la décharge répond aux questions qui se posent des mois plus tard, quand la visseuse revient sans son chargeur.

Notez l’état même quand l’outil est neuf. Le jour où l’on discute d’une rayure au retour, il faut un point de comparaison. Chaque ligne doit porter :

• La date de remise.
• Le nom complet de la personne. « Le nouveau du dépôt » ne dit plus rien à personne en mars.
• Le matériel, avec sa référence ou son numéro de série, et les accessoires remis avec lui : deux batteries, le chargeur, la mallette. Au retour, ce qui manque, c’est souvent la deuxième batterie, pas la machine.
• La quantité.
• L’état à la remise, en quelques mots : neuf, câble réparé, carter fissuré.
• La date de retour prévue, s’il y en a une. Un ordinateur portable confié pour le travail de tous les jours n’en a souvent pas.
• La signature de la personne qui reçoit et, au retour, celle de la personne qui vérifie et reprend le matériel.

Fiche de prêt de matériel à imprimer, signée à la remise et à la restitution

Le fichier de cette page est une fiche de prêt au format Excel, une ligne par remise. Les colonnes : N°, Date de remise, Remis à, Matériel, Référence, Qté, État à la remise, Retour prévu le, Date de restitution, Qté rendue, État à la restitution, Signature à la remise, Signature à la restitution et Observations. Sur les 500 premières lignes, la colonne N° se remplit automatiquement dès qu’une ligne porte une date, un nom ou un matériel, et un lien vers invenva.com figure à droite des noms de colonnes.

Vierge, la fiche s’imprime sur une seule page A4 à l’italienne, avec vingt lignes tracées ; le titre et les noms de colonnes se répètent sur chaque page, et chaque page porte en bas son numéro et invenva.com. Imprimez-la et accrochez-la au comptoir du magasin, ou gardez-en un exemplaire dans le fourgon de l’équipe. Celui qui emporte l’outil signe tout de suite. Celui qui le reprend recompte les accessoires et signe à la restitution. Pour un appareil coûteux confié à une seule personne, un ordinateur ou un téléphone, beaucoup d’entreprises préfèrent une attestation d’une page par salarié ; les champs sont les mêmes.

C’est un document papier fait pour être signé. Dans Invenva, chaque prêt s’enregistre dans l’application au moment de la remise.

Départ d’un salarié : la restitution du matériel

C’est le dernier jour d’un salarié que la gestion de l’outillage compte le plus. Avant son départ, il vous faut une liste courte et fiable : ce qu’il a reçu et n’a pas rendu. La reconstituer à partir de fiches papier, c’est relire des mois de lignes à la recherche d’un nom.

Ce qui revient est consigné dans une attestation de restitution de matériel signée par les deux parties. Ce qui ne revient pas reste documenté avec le nom, la date et l’état à la remise, et la discussion s’appuie sur une trace écrite plutôt que sur des souvenirs. Dans Invenva :

• Ouvrez la page de la personne dans Clients et fournisseurs : elle liste tout ce qui lui est prêté, les retards en rouge.
• Quand la liste s’allonge, la recherche de l’écran « En prêt » trouve aussi les noms et affiche tout ce que la personne détient encore. Dans l’application web, l’écran peut aussi regrouper les prêts par personne (bouton « Clients »).
• Ce qui revient le dernier jour, marquez-le comme rendu, même en partie. Un outil qui ne reviendra pas : marquez-le comme rendu, puis passez-le en Perte avec le motif Perdu, pour que le stock reste juste.
• Dans « Activité », le filtre « Client/fournisseur » affiche chaque prêt et chaque retour de cette personne, avec la date et le nom de celui qui l’a saisi. Avec une formule payante, choisissez la période et exportez cette liste en Excel pour la joindre à l’attestation de restitution.

Dans Invenva, pas à pas

Dans Invenva, un prêt est une Sortie de stock au nom d’une personne, pour un outil qui doit revenir. La personne n’a besoin ni de compte ni de l’application : son nom suffit, et il apparaît aussi dans votre liste de clients, parce que l’application range dans une seule liste toutes les personnes à qui vous remettez de la marchandise.

Prêter et enregistrer les retours sont deux autorisations distinctes (Sortie de stock et Entrée de stock), à donner personne par personne. Sur le téléphone, remise et retour fonctionnent sans réseau et se synchronisent quand la connexion revient.

• Créez chaque outil comme un article, avec une photo. Le numéro de série trouve sa place dans un champ personnalisé. Pour distinguer des outils identiques, créez chacun comme un article avec une quantité de 1. Avec une formule payante, imprimez une étiquette code-barres ou QR et collez-la sur la machine ou sa mallette.
• À la remise, scannez l’étiquette ou cherchez l’article, choisissez Sortie de stock et touchez Prêter. Saisissez le nom de la personne et la quantité et, si la date de retour est connue, remplissez « Retour avant le ». Une note comme « une seule batterie » reste attachée au prêt.
• Plusieurs outils pour la même personne ? Sélectionnez-les dans la liste du stock et prêtez-les en une fois.
• L’outil quitte le stock sans être vendu et attend dans « En prêt » jusqu’à son retour. Sans date de retour, la ligne affiche le jour de la remise. Une fois la date passée, la ligne affiche « En retard » en rouge et remonte en tête, et le haut de l’écran Stock montre « En retard · nom · outil ».
• Au retour, touchez la ligne : dans « Marquer comme rendu », indiquez combien sont revenus. Deux sur trois ? Le troisième reste en prêt.
• Chaque prêt et chaque retour figure dans « Activité » : qui a remis, à qui, quand et combien.

Voir l’exemple de stock

L’écran « En prêt » de l’exemple de stock s’ouvre sans compte. L’exemple vend des fournitures de bureau : à la place des perforateurs, vous voyez deux lampes de bureau prêtées à un client, en retard de deux jours et en rouge, une webcam encore en prêt et trois supports pour PC portable déjà rendus. Basculez en haut entre « Articles » et « Clients » (la deuxième vue est celle du dernier jour d’un salarié), puis touchez une ligne pour essayer « Marquer comme rendu ».

Les prêts et les retours fonctionnent avec toutes les formules, et les formules payantes réunissent toute l’équipe, avec un seul prix pour tous et sans frais par personne : Pro couvre jusqu’à 5 personnes, Business jusqu’à 25. Avec une formule annuelle, les 7 premiers jours sont gratuits.